高校二級學院辦公室管理對策研究

張夕

前言

高校二級學院辦公室是我國高等院校普遍采用的基層管理模式，這套管理模式多年來為學校的基層事務管理貢獻了不小的力量，是學院建設發展不可或缺的管理手段。為了順應時代的發展變化，學校在各方面跟進改革，力圖給學生創造一個更好地學習生活環境，作為基層事物管理中樞的二級學院辦公室要處理事務的范圍擴大，工作越來越繁雜，在急需效率的日常工作中所出現的問題也越來越多。為了學校日常工作的平穩運行，必須針對高校二級學院辦公室在運轉中暴露出來的一些問題進行針對性分析，提出切實的解決對策，提升學校的管理水平。

目前高校二級學院辦公室管理工作中存在的問題

近年來隨著我國高校教育改革的深入，高校二級學院辦公室的職能不斷擴大，管理工作包括人事、教研、黨政、會議等方方面面。處理的事物增多，問題也隨之而來。第一，辦公室工作人員數量較少，且辦事水平參差不齊。高校對辦公室工作人員的編制控制十分嚴格，幾乎不對外招聘。大部分工作人員為教職工轉崗、校友親屬舉薦、政策安排崗位、勤工助學學生，他們大部分都沒有經歷過專業的辦公室事務培訓，上崗后需要很長的時間適應工作內容，個人能力水平也有限制。第二，工作考核制度和獎勵機制仍不完善，工作人員缺乏上進心。高校二級學院辦公室日常處理的工作瑣碎繁雜，且類別各不相同，這就很難給工作人員的工作水平做出一個有效的評定，隨之就會影響到工作人員的薪資獎勵。如果沒有一套合理的績效考核規則，就會導致工作人員的工作熱情消退，產生職業倦怠。第三，辦公室內工作人員的職能定位不夠清晰。因為要處理的事務很多，而辦公室工作人員數量又不足，所以就會出現員工是塊磚，哪里需要往哪搬的情況，這種工作模式很容易出現工作遺漏、重復工作的問題，導致高校二級學院辦公室運轉效率降低。第四，管理手段沒有與時俱進。現在是科技發展的時代，許多企事業單位都用上了計算機技術輔助事務管理，學校雖然也引入了計算機管理的方案，但大部分工作人員在此前沒有接觸過計算機數據管理技術，使用計算機進行數據管理反而使辦公室的工作效率降低。

提升高校二級學院辦公室管理工作水平的對策

完善工作培訓機制。目前，很多高校都存在著二級學院辦公室工作人員水平不均的問題，究其原因是上崗培訓制度沒有得到重視。上崗培訓有助于職工快速進入崗位，提升辦公室工作人員的整體辦事效率。高校可以開展二級學院辦公室工作交流，從其他體系完備的企事業單位或其他高校處汲取管理經驗，結合自身情況進行管理升級。調用勤工儉學的學生，可以采用一帶一或一帶二的方式，讓固定的工作人員帶學生熟悉辦公室業務，處理一些較為簡單的瑣碎工作。同時，辦公室的日常工作要求應該詳細清晰地展示出來，最好可以讓剛進入崗位的工作人員根據流程示意圖獨立完成部分日常工作。

改革工作績效評價機制。因為高校二級學院辦公室的工作繁多，很難簡單對在職人員的工作能力做出評價。部分高校采取了寫論文的方式給工作人員評定職稱，作為檢查工作的紙質證明。這樣的方式十分不可取，首先，二級學院辦公室工作任務重，很難擠出時間去完成一篇高質量的論文。其次，部分工作人員的統籌能力和動手能力優越，但寫作能力略微欠缺，用寫論文的方式評定工作實在有失偏頗[1]。高校二級學院辦公室的績效評定應從工作速度、工作質量、工作態度、團隊協作能力等方面入手，至少一個月進行一次短期評定。可以以工作人員互評，領導總評的方式對工作人員的整體工作進行評價。同時要根據全面性的工作績效評價機制制定新的績效獎勵，鼓勵在職員工為學校的發展繼續貢獻力量。

精準定位工作人員職能。高校二級學院辦公室處理的工作類別很多，各項事務應該安排專門的工作人員去處理，專項專攻，提升辦公桌的總體運轉效率。工作人員應每天對自己的當日工作進行兩三句話的總結，統計自己當日的工作情況，完成了什么樣的工作，此舉意在避免重復工作，也可以作為職工績效考核的參考。工作人員的職能確定后，其工作范圍也可以清晰地展現，教師學生要辦事也可以快速找到相關工作的負責人，避免到處奔忙。精準定位工作人員職能還可以完善高校二級學院辦公室的責任管理，建立健全責任追查制度。

革新高校二級學院辦公室的管理手段。計算機數據統計的技術如果可以應用在高校二級學院辦公室的管理工作中，可以給基層工作帶來很大的便利。教師和學生的信息統一登記在教務系統中，在需要時可以隨時調用，就不需要教師和學生每年都重復填寫一樣的表格來應對學校的工作核查，參與評選等[2]。這要求高校二級學院辦公室的工作人員與時俱進，學習計算機技術，用網絡信息技術進行信息管理，不斷學習，提升自己的業務水平。

在當前環境下，高校二級學院辦公室管理制度的改革需要重視工作培訓，建立健全績效評價和獎勵機制，讓工作人員擁有崗位責任意識，將工作落實到個人，全面提升職工的個人能力，尤其是計算機技術。高校二級學院辦公室的管理與學校的發展息息相關，隨著學校教育改革的深入，管理工作必然還會出現更多的問題。高校二級學院辦公室在職人員需要定期進行階段性工作總結，根據學校實際情況和教育改革的需求提出問題，共同商討解決對策。所有的制度都是有時效性的，會隨著時代的變革發生改變。所以高校二級學院辦公室的管理也必須是動態的，為促進學校發展而不斷革新。

參考文獻

[1]左麥枝.當前形勢下提高高校二級學院辦公室管理效能的對策探討[J].中外交流，2018，000（045）：98-99.

[2]韓曼瑜，靖永坤.高校二級學院辦公室管理的困境與對策分析[J].黑龍江教育：高教研究與評估，2018，1263（11）：71-72.