探析提高辦公室檔案管理工作的優化

褚海燕

摘 要：辦公室檔案管理事關單位各種工作進行的速度與效果，因此優化檔案管理工作效率，就是明確辦公室檔案管理體系，合理應用現代管理理念以及管理方式、管理方法等，打造高效率檔案管理的模式，以提升單位整體工作質量。就當前辦公室檔案管理工作，由于缺乏明確的管理制度與考核指標，管理流程較為混亂，亟待進一步優化辦公室管理規章，突出辦公室檔案管理的重要性。本文針對辦公室檔案管理工作現狀，探究優化檔案管理工作效率的方式方法，提出有效的優化策略與建議，以提高辦公室檔案管理工作的水平。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作優化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 20-0-02

一、引言

辦公室的檔案管理工作，在學校辦公體系中扮演著重要角色，高效地開展檔案管理工作，能有利于優化學校工作效率。改革辦公室檔案管理體系，要做好檔案信息服務工作，針對檔案管理工作中所存在的問題，借助現代管理理念以及管理措施，尋找解決問題的有效措施，健全完善辦公室檔案管理的機制。

二、對辦公室檔案管理工作進行優化的必要性

首先，辦公室檔案是對單位發展軌跡的重要記錄，是單位確定今后發展方向、提升發展水平的關鍵依據，影響著管理者和單位內部員工對檔案管理工作了解的深度。

其次，行之有效的檔案管理工作對于文件起到關鍵保護作用，除對于實體資料的分類與儲存外，電子資料的加密與設限也有效保障了文件資料的安全。

最后，良好的檔案管理工作為其他各項工作的展開提供了便利。因為辦公室的各類記錄文件客觀反映單位的具體情況及相關政策的發展實施，對于當下各部門的重要工作及思路具有不可替代的指導作用。尤其在檔案信息化后，可通過檢索更方便快捷地獲取資料，不再被繁瑣地翻閱所困擾。

三、辦公室影響檔案管理工作效率的原因

（一）檔案管理體制漏洞較多

單位辦公室檔案管理工作的開展，需要辦公室人員有較強的檔案管理意識，按照管理制度以及管理流程，收集各項信息并實現各項資源的整理。但多數檔案管理工作缺乏系統培訓，對檔案管理缺乏充足的認識，無法依據實際工作要求收集與完善檔案信息，更難以合理利用檔案信息開展信息服務。當然，這也不完全是工作人員的失誤，因為學校沒有完善的檔案管理機制，未隨著時代的發展規劃檔案管理工作，以致檔案管理工作依舊停留在傳統紙質模式中，還沒有轉變成電子或是數據管理。所以，不少檔案管理人員只是簡單地進行資料收集，忽略了后期的編研及存檔和信息服務等工作，以至于辦公室檔案資源開發利用效率較低，影響了正常的業務開展。

（二）措施陳舊

檔案管理措施陳舊，現如今不少學校辦公室沒有合理的引進現代化技術進行檔案管理，還是沿用傳統的管理辦法以致無法挖掘檔案的價值，導致檔案管理繁重。知識經濟時代背景下，各項信息技術以及數字技術的出現，促進了線上信息服務的實現以及數據庫的完善。然而，現如今很多學校的辦公室檔案管理工作不僅方式落后且工作效率較低，無法全面地收集各項信息，出現了整理不規范、信息收集不齊全以及資源更新慢的情況，不利于整體辦公效率的優化。

（三）檔案管理人員素質有待提升

學校辦公人員在培訓或者是人才引進中并沒有注重檔案教育背景及管理意識，以至于多數辦公室檔案管理人員，都沒有較強的檔案管理意識，在擔任崗位工作時，造成了檔案資源的流失的情況。有些學校忽略了檔案管理人員的引進，基本上沒有設置專門的崗位，都是以兼任的形式開展，沒有專職檔案管理人員或是檔案管理崗位，以至于辦公室檔案管理工作處于邊緣化地位，難以在整個辦公體系中發揮自身的作用，資源流失、信息服務不到位甚至還影響著整體工作的進展。

四、優化辦公室檔案管理工作效率的有效策略

（一）堅持在法律框架下進行有效的檔案管理工作

隨著檔案管理手段與技術的先進化，檔案的獲取與調用變得更加方便快捷，此時對于相關法律的了解掌握，權責的明晰就變得愈發重要。倘若重要文件外傳或流失，會對單位造成巨大損失。因此，檔案管理人員應明確檔案管理相關制度法條，做到管理工作依法進行;對于單位重要保密文件，提高保密自覺性，保障保密文件安全性。依法治檔，順應全新發展形勢，在靈活管理方式的同時堅守底線，才能更好促進辦公室檔案管理工作。

（二）打造優質的檔案管理工作隊伍

學校在辦公室人才引進中，要加強對人才檔案管理能力或者檔案管理意識的關注，既要引進具有檔案管理專業背景出身的人才，也要加強對現有人員的檔案管理工作培訓，從人才引進和崗培訓等多個方向入手，切實提升辦公室人員的檔案管理能力以優化檔案管理效率。

一方面，學校應充實現有檔案管理工作隊伍，改變兼職或者是退休人員管理檔案的現狀，突出辦公室檔案管理工作的重要性，強化對現有辦公人員的檔案管理培訓，以信息化技術學習和檔案管理知識教育為切入點，運用網絡視頻、專題講座等多種等手段，提升檔案管理工作人員的專業能力及素質。

另一方面，則是要加強對辦公室人員的檔案管理工作考核，建立健全的激勵機制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標準，對于檔案管理工作突出的人員進行物質及精神獎勵，而檔案管理工作滯后的人員則要進行相應的懲處，從而全面提升檔案管理工作的效率，調動檔案管理人員工作的積極性。

（三）建立健全檔案管理的工作制度

辦公室檔案管理工作開展的依據是檔案的管理的制度規章，在實際辦公室檔案管理工作效率優化中要發揮著舉足輕重的作用。在制度制定和修訂過程中，要堅持民主及公正的原則，也要隨著時代發展意識到，學校辦公室檔案管理工作制度所存在的滯后性及各種漏洞，基于學校發展動態調整辦公室檔案管理制度，從而提高制度的針對性、合理性及時效性，糾正以往工作中存在的各項問題。

此外，還要構建檔案利用反饋機制，對校內教職工和學生的檔案利用情況進行民主調查，對單位員工在辦公室檔案利用過程中遇到的問題以及需求，定期進行收集、匯總及整理，針對問題提出相應的解決對策。組織檔案管理人員面向問題集思廣益，從而在實際工作中，不斷地調整檔案管理工作細節與優化檔案管理效率。

（四）實現信息化管理

檔案的信息化管理，能減輕管理人員的負擔，也是更好、更快地利用檔案信息，以提升辦公室檔案管理的效率。現如今大數據技術以及互聯網技術、云平臺等都能作為檔案管理的新技術，便于學校辦公室打造新的信息化辦公室檔案管理系統。首先，學校應該提升電算化程度，積極構建新的信息系統，打造辦公室共享的檔案數據庫，便于教職工查看相應的信息。同時，學校還要積極爭取電子政務建設和地方信息化規劃建設的撥款，跟進城市電子政務建設進程，借助已經成熟的電子政務體系，來完善辦公室檔案管理系統。

五、結語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室工作的重點，與其他各項工作有著深刻的聯系，會影響其他工作的開展，提升檔案管理工作的效率，可以更好地利用工作數據與信息，促進整個辦公室工作的高效開展。現如今，辦公室應通過多種有效措施，利用現代信息技術和管理理念等，打造高效的辦公檔案管理體質體系，提升辦公檔案管理工作的質量、效率及先進化程度;同時，檔案管理人員應提升自身素質，堅守底線，優化工作，更好地服務于檔案。

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