試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

阿茹娜

【摘要】文書檔案管理工作是通過圖表或文字等方式，為公共管理活動(dòng)提供完整檔案，為需求者提供準(zhǔn)確的檔案信息，在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)重要地位。本文分析了基層檔案管理員文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，并且提出有效的優(yōu)化措施，為檔案管理人員提供借鑒參考，使其不斷地創(chuàng)新與改革檔案管理模式，合理分類檔案資料，提高檔案管理水平，從而為企業(yè)提供規(guī)范性指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】管理制度? 一體化文檔管理? 技能水平

引言：改革開放以來，市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，提高了信息技術(shù)的水平，使文書檔案管理模式向智能化發(fā)展。雖然文書檔案管理工作無法增加經(jīng)濟(jì)效益，但是確是企業(yè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，為其長久發(fā)展提供重要保障。然而，在實(shí)際發(fā)展中，部分企業(yè)缺乏對文書檔案管理的重視，面臨日益嚴(yán)重的難題與挑戰(zhàn)，因此，規(guī)范文書檔案管理的方法，已經(jīng)成為檔案管理員研究的課題。

一、基層檔案管理員文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

根據(jù)基層文書檔案管理工作的調(diào)查結(jié)果顯示，主要有兩點(diǎn)原因影響了檔案管理的工作效率。

第一，缺少完善的管理制度，檔案管理人員的溝通交流存在一定偏差。在工作過程中，文書與檔案工作之間配合協(xié)調(diào)、互相干預(yù)，二者之間存在著緊密聯(lián)系，形成了特有的內(nèi)部管理體系。然而，各個(gè)部門之間缺乏協(xié)調(diào)配合，對檔案管理工作的分配缺乏默契，以至于難以達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)，在企業(yè)進(jìn)行歸檔工作時(shí)，需要整理各個(gè)部門的信息資料，但是部分人員為了自己的利益，并不愿意將檔案資料統(tǒng)一交給管理人員保管，為檔案管理工作增加了難度。由于缺少各個(gè)部門之間的配合，導(dǎo)致檔案管理陷入混亂的狀態(tài)。雖然存在認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員，但是經(jīng)過多次催促無果后，也只能放棄，久而久之，出現(xiàn)了重要文件丟失的情況，甚至丟失的概率逐年增加，而對相關(guān)負(fù)責(zé)人的懲治措施也較為模糊，極大程度影響了檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。

第二，檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能水平，以及良好的道德素養(yǎng)。其中，部分檔案管理人員無法正確解讀文書工作，在工作認(rèn)知層面尚未達(dá)到理想效果，容易出現(xiàn)一定偏差，使公文格式不規(guī)范，甚至是處理程序工作出現(xiàn)失誤，其中包括裝訂不規(guī)范，紙張不合理、附件不完善、版面不完整等。此外，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，無法熟練掌握檔案的立卷與分類。雖然取得了職業(yè)資格證書，但是缺乏專業(yè)的素質(zhì)教育，降低了檔案管理的水平，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展時(shí)期，對先進(jìn)管理技術(shù)的適應(yīng)能力與接受能力較差，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步，基于此，檔案管理人員的素質(zhì)教育與技能培訓(xùn)工作具有重要作用。

二、基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的措施

（一）建立完善的管理制度

1.做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)

檔案管理記錄企業(yè)發(fā)展歷程的建設(shè)與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，體現(xiàn)出行政管理的具體內(nèi)容，因此，需要建立完善的檔案管理制度體系，提高各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。從大體上而言，需要吸取先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善管理制度，滿足企業(yè)的發(fā)展需求，定期審核企業(yè)制度的執(zhí)行效果，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作的具體內(nèi)容。基層文書檔案管理工作主要分為兩個(gè)方面，一方面是本級組織，另一方面是上級組織，為開展文書檔案管理工作提供重要保障。鑒于此，需要規(guī)范文書檔案管理工作，將其落實(shí)到每個(gè)檔案管理人員身上。同時(shí)，需要滿足文書檔案管理的基本條件，其中包括公文的種類、文書檔案的格式、相關(guān)的處理程序等。在部分檔案管理的過程中，需要將文書與檔案管理進(jìn)行合理分配，確保二者之間的協(xié)調(diào)，從而提高檔案管理的工作效率。

2.建立一體化文檔管理模式

文件資料是檔案管理的基礎(chǔ)，確保其具有一定的準(zhǔn)確性與完整性，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量等級。在規(guī)范化處理文件檔案的基礎(chǔ)上，需要建立高水平的檔案管理，故而，檔案管理人員需要強(qiáng)化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念，采用有效地輔助措施，加強(qiáng)文書資料的立卷整理工作。在處理信息資料時(shí)，需要具備專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)行文書與檔案相同的工作方式，從而建立一體化文檔管理模式。首先，需要規(guī)范化文體的格式，以及統(tǒng)一紙張的規(guī)格，在進(jìn)行起草、修改、審閱文件、譽(yù)印等工作時(shí)，禁止使用紅墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等進(jìn)行修改。其次，需要及時(shí)準(zhǔn)確地處理文件資料，以最快時(shí)間登記收發(fā)文件，若是出現(xiàn)文件丟失的情況，需要立即查缺補(bǔ)漏，尤其是外帶會議、領(lǐng)導(dǎo)會議報(bào)告等賬外資料信息，更是需要確保文件資料的準(zhǔn)確性與完整性。最后，需要加強(qiáng)文書部門的立卷工作，作為檔案管理的第一道工序，以及文秘工作的最后程序，具有一定的過渡作用，因此，需要強(qiáng)化檔案人員的管理意識，確保資料的準(zhǔn)確性與完整性。

3.加強(qiáng)各個(gè)部門之間的配合

各個(gè)部門之間的檔案信息，具有一定的利用價(jià)值，檔案管理人員需要維護(hù)各個(gè)部門之間的關(guān)系，形成完整的內(nèi)部構(gòu)架體系，從而提高檔案管理水平。首先，需要與各個(gè)部門之間的員工積極配合，掌握近期的執(zhí)行情況與工作動(dòng)態(tài)。其次，企業(yè)的管理人員需要定期檢查，深入基層部門，咨詢工作情況。最后，根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的資料采集流程，為企業(yè)長久發(fā)展提供有用的信息，充分發(fā)揮出檔案管理人員的價(jià)值。

（二）提高檔案管理人員的技能水平與綜合素質(zhì)

對于檔案管理的工作模式，需要不斷地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，增加對檔案管理的重視，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情與積極性，使其完美完成檔案管理工作。

在管理過程中，需要及時(shí)整理檔案資料，將其錄入管理系統(tǒng)，防止出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。在信息化社會，檔案管理工作逐漸向智能化發(fā)展，因此，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，建立專業(yè)的培訓(xùn)模式，提高檔案管理人員的技能水平，使其掌握先進(jìn)的管理方法。還需要加大人才的培養(yǎng)力度，引進(jìn)管理方面的人才，為企業(yè)增加新鮮血液。此外，檔案管理人員需要主動(dòng)參與到團(tuán)隊(duì)建設(shè)，積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)專業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識與技能，采用科學(xué)的管理方法，為企業(yè)做出自身的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)期背景下，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的模式，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，為其提供優(yōu)越的工作環(huán)境。同時(shí)，檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，提高技能水平與綜合素質(zhì)，解決檔案管理中的問題，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，推動(dòng)社會文明的進(jìn)步，從而構(gòu)建和諧主義社會。

參考文獻(xiàn)：

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