供應(yīng)商庫數(shù)據(jù)分析研究

文| 謝姍姍

關(guān)鍵字：供應(yīng)商管理 供應(yīng)商庫 數(shù)據(jù)分析

某國有企業(yè)，自建有供應(yīng)商管理系統(tǒng)，庫內(nèi)供應(yīng)商四千余家，為控制供應(yīng)商數(shù)量，保證質(zhì)量，該企業(yè)對庫內(nèi)供應(yīng)商實施動態(tài)管理，每年新增入庫供應(yīng)商四百多家，同時清理出庫10%的供應(yīng)商，對供應(yīng)商實施優(yōu)勝劣汰，流動管理。

該企業(yè)供應(yīng)商庫數(shù)據(jù)龐大，但缺乏系統(tǒng)分析，負(fù)責(zé)人員多數(shù)精力投入入庫審批及日常維護，沒有對供應(yīng)商的數(shù)據(jù)整理和分析，難以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有優(yōu)勢和供應(yīng)商管理的潛在問題。現(xiàn)將該企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)整理和歸納，分析內(nèi)容如下：

庫內(nèi)供應(yīng)商狀態(tài)

庫內(nèi)長期供應(yīng)商所占比例為88%，臨時供應(yīng)商5%，不可使用的凍結(jié)供應(yīng)商7%。

供應(yīng)商狀態(tài) 供應(yīng)商數(shù)量 所占百分比長期供應(yīng)商 4018 88%臨時入庫供應(yīng)商 233 5%凍結(jié)供應(yīng)商 334 7%

由此可知，供應(yīng)商庫有12%的供應(yīng)商具有不穩(wěn)定性，凍結(jié)供應(yīng)商不能使用卻因種種原因仍存在庫內(nèi)。臨時供應(yīng)商在庫內(nèi)時間較短，不能同時滿足各個項目的時間安排，因此使用率較低，而在每年清理出庫的供應(yīng)商中臨時到期供應(yīng)商占了50%，比例較高，供應(yīng)商的優(yōu)勝略汰流于形式。

庫內(nèi)供應(yīng)商分類

供應(yīng)商可分為四類：

1.工程類（實體供應(yīng)商），占比11%；

2.服務(wù)商（如勞務(wù)、酒店、咨詢等），占比30%；

3.制造類（實體供應(yīng)商），占比40%；

4.代理商（對應(yīng)代理產(chǎn)品類別，如服務(wù)軟件等），占比19%；

由上表數(shù)據(jù)可見，該企業(yè)以使用制造類供應(yīng)商為主，與貨物類采辦占絕大部分的情況相符，而代理商通常也是貨物類生產(chǎn)廠家的一種銷售方式，是非常合理的分布。

但經(jīng)過梳理后，發(fā)現(xiàn)部分供應(yīng)商存在資質(zhì)缺乏的情況，如部分代理商沒有代理資格證書，部分服務(wù)商沒有相關(guān)資質(zhì)，此情況是由于供應(yīng)商入庫的標(biāo)準(zhǔn)逐年規(guī)范，年代悠久的供應(yīng)商入庫后沒有及時更新資質(zhì)，仍在庫內(nèi)被長期使用。

下屬單位供應(yīng)商使用情況

該企業(yè)下屬12家分公司，它們對庫內(nèi)供應(yīng)商的使用率達到93%，有7%的供應(yīng)商一次都未使用過，85%的供應(yīng)商簽訂了合同，詳見下表：

單位 分公司A分公司B分公司C分公司D分公司E分公司F分公司G分公司H分公司I分公司G分公司K供應(yīng)商數(shù)量 991 501 1085 1285 440 375 808 844 77 211 238合同數(shù)量 2127 720 3741 1127 708 1188 455 417 92 427 1123

由上表可見，有三家分公司供應(yīng)商認(rèn)領(lǐng)數(shù)量大于合同數(shù)量，分公司H甚至超過了50%的比例，這說明該分公司存在大量入庫供應(yīng)商未使用的情況，供應(yīng)商入庫管控留有漏洞。同時也說明了該企業(yè)下屬單位供應(yīng)商管理參差不齊，先進的管理經(jīng)驗沒有及時共享，落后的單位思維陳舊不思進取，也可能存在一些長期渾水摸魚的情況。

各分公司對使用供應(yīng)商評分分為A、B、C三級，其中80%的供應(yīng)商表現(xiàn)良好；18%表現(xiàn)尚可，但沒有不良記錄；2%表現(xiàn)不好，受到過批評或警告。

評分級別 評分標(biāo)準(zhǔn) 庫內(nèi)供應(yīng)商比率 供應(yīng)商數(shù)量A級 表現(xiàn)良好 80% 3669 B級 表現(xiàn)尚可，但沒有不良記錄 18% 825 C級 表現(xiàn)不好，受到過批評或警告 2% 91

雖然對供應(yīng)商有定期考核和打分的管理措施，但庫內(nèi)表現(xiàn)不好，受到過批評或警告的供應(yīng)商在庫內(nèi)并無標(biāo)記，除嚴(yán)重情況會被凍結(jié)外，其余在庫內(nèi)仍為合格狀態(tài)，其他不知情的分公司可能會重復(fù)使用，因此評分沒有降低不良供應(yīng)商的使用風(fēng)險，為后續(xù)的采辦業(yè)務(wù)埋下了隱患。

供應(yīng)商通用情況

庫內(nèi)各分公司通用供應(yīng)商非常少，但有6家供應(yīng)商同時有八家以上分公司在使用，多為通運物資，采購金額較少，有些甚至是零星采購。

供應(yīng)商管理仍存在于表面，沒有深入分析解決業(yè)務(wù)單位的實際問題，造成合同分散，合同總量較大，沒有形成集約模式，造成庫內(nèi)供應(yīng)商冗多，降低了管理效率，增加了采辦成本。

結(jié)論

該企業(yè)在供應(yīng)商管理上具有一定優(yōu)勢，有嚴(yán)格的管理體系為供應(yīng)商庫做支撐，有詳細的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和清理規(guī)則，也有考核評分等分級制度。但經(jīng)過供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析后，仍發(fā)現(xiàn)不少問題。該企業(yè)沒有建立供應(yīng)商的優(yōu)勝略汰管理機制，不能真正激發(fā)供應(yīng)商潛能，難以選拔出優(yōu)秀的供應(yīng)商；庫內(nèi)供應(yīng)商資質(zhì)需梳理補充，歷史遺留問題有待落實跟進；各分公司管理良莠不齊，存在管理漏洞；對供應(yīng)商的考核評分流于形式，為后續(xù)采辦埋下隱患；供應(yīng)商使用分散，沒有形成集約模式，造成庫內(nèi)供應(yīng)商冗多。

未來，應(yīng)更加深入研究供應(yīng)商管理，挖掘深層次的管理潛能，激發(fā)供應(yīng)商管理的活力和創(chuàng)新力，更好地為采辦業(yè)務(wù)的開展保駕護航。