淺論縣域科技創新檔案的管理

張艷娟

一、加強縣域科技創新檔案管理的重要意義

1、縣域科技檔案為上級部門和當地政府科技決策提供重要依據。縣域科技創新是國家科技創新體系的基礎組成，縣域科技檔案管理是國家科技檔案事業不可或缺的一部分。通過熟悉掌握縣域科技創新檔案，上級科技部門、當地政府對縣區資源稟賦、科技創新發展現狀、亟待解決的技術難題、未來產業發展趨勢有了充分的了解，從而在制定科技長遠發展規劃、科技項目支持領域和重點、科技扶持政策等方面有了重要依據。

2、縣域科技檔案為科研工作者提供有益借鑒和參考。科技的發展具有連續性、繼承性的特點，科技工作者不僅要靠自己的智力勞動來積累數據、總結規律，還要利用前人的勞動成果，啟迪新的工作思路，減少失誤和走彎路。在縣域層面，科研工作者能更方便地從本地區科技檔案中獲悉之前的相關研究材料，通過學習借鑒已有的理論、方法、工藝、產品等，一方面避免不必要的重復研究、重復勞動，另一方面，通過類比分析、思考，從而產生新的理念和靈感。

3、縣域科技檔案有利于科技成果在當地的轉化應用。科技檔案是科技人員辛勤勞動和智慧的結晶，是重要的科技信息資源。縣域科技檔案來自生產第一線，直接聯系著廣大群眾、科研企業和實踐基地，是對本地區科技創新最直接、廣泛、高效的反映。縣域科技成果具有較強的針對性、實用性。通過有效利用縣域科技檔案資源，將有利于新技術、新品種、新方法、新工藝的普及和應用，發揮科技促進經濟社會發展的引領和支撐作用。

二、當前縣域科技創新檔案管理存在的問題

國家《科學技術檔案工作條例》要求，各企事業單位要建立健全科技檔案工作，確保科技檔案達到系統全面、安全有效利用的要求。但在實際管理中，縣域檔案、科技創新主管部門，作為科技創新檔案的牽頭單位，普遍存在機制不健全、管理不規范的問題。

1、縣域科技檔案管理意識不強。部分領導和業務人員對科技檔案管理工作重視不夠，缺乏溝通協調，存在著說起來重要、做起來次要、忙起來不要的現象。縣域科技檔案管理普遍存在著的相關制度、體系不健全的現象。在一年一度的歸檔工作中，絕大多數科技部門主要把本單位的檔案進行歸檔，對其他相關單位科技類檔案很少歸檔。同時，對有財政資金支持的基本進行了歸檔，對企業及科研工作者自主科研項目、有較大示范效果的檔案基本未搜集歸檔。

2、縣域科技檔案管理人員的素質有待提高。檔案管理人員的素質直接影響到檔案的管理水平及提供利用效果，由于科技檔案具有專業性、成套性、多樣性、現實性等特點，對管理者的知識層次和能力結構就有了更高的要求。但在實際工作中，由于人手少、業務繁雜、工作量大，縣域科技檔案工作主要由科技部門的辦公室人員兼職，大部分人員缺少相關領域科技知識且沒有接受過專業科技檔案培訓，導致在科技檔案的收集、鑒定、歸檔等工作中出現搜集不全、不精準、不規范等問題，嚴重影響了科技檔案的質量。

3、縣域科技檔案開發利用程度較低。縣域很多科技檔案歸檔后基本上束之高閣，服務于科研工作、生產的功能與作用沒有充分發揮出來。一是服務方式被動。管理部門在檔案歸檔后，按部就班，坐等上門，被動等待有需求的科研工作者、企業前來查閱，服務內容方式單一，且與外界缺乏溝通交流。二是檔案管理方式落后。目前，縣域科技檔案大多處在收集、整理、保管階段，沒有對科技檔案進行網絡化、信息化、數字化管理，無法滿足資源共享、深化利用的現代化管理需要。

三、縣域科技創新檔案管理的主要舉措

1、加強組織協調，建立健全工作機制。科技檔案的管理工作關系到國家科研力量是否完備，縣級相關單位、主要領導要深入學習貫徹《科學技術研究檔案管理規定》等文件精神，切實增強科技檔案思想意識、法制觀念，把科技創新檔案管理作為一項重要工作來抓。加強統籌協調，建立由縣檔案、科技主管部門牽頭，農林、環保、交通等單位為成員的組織領導機構，明確管理職責、獎懲機制。每年至少召開一次調度會，協調解決科技檔案工作中的問題，安排部署各部門具體負責的工作，確保科技檔案工作有序開展。加強宣傳指導，提高企業科技檔案管理認識，有條件的情況下對企業自籌的重大科技項目積極爭取歸檔。要不定期地就科技檔案管理開展督導，發現問題及時整改，確保各項工作得到有效落實。

2、完善規章制度，實現規范化管理。各相關單位要明確股室和人員，落實一崗雙責和責任追究制度，強化全體人員的檔案意識。制定落實科技檔案收集、整理、統計、保管等各項制度，規范具體工作流程，形成工作有人管、事情有人辦、質量有保障的科技創新檔案管理新局面。嚴格執行檔案工作法律法規，對有重要價值、有重大成果的各項科研項目，要及時進行歸檔。對科研項目從科研準備、研究試驗、總結驗收（鑒定）進行全流程跟蹤，力求歸檔工作與科技項目計劃進度、項目驗收、成果鑒定等工作同步，確保科技檔案收集齊全、精準。根據科技檔案內容構成及形成特點，設置科學的類目體系，做好目錄索引，實現管理科學規范。對科技檔案，每年進行一次清點登記，特別是對重要且珍貴的科技檔案逐件進行清點、核實并做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位。

3、加強學習培訓，提高科技檔案管理人員素質。隨著科技檔案管理工作的現代化進程不斷深入，建設一支政治合格、紀律嚴明、業務精通、服務優質的檔案管理人才隊伍勢在必行。加強對在職檔案人員的教育培訓，提升檔案人員管理技能和信息化操作技能，熟悉檔案法律法規，不斷提升職業道德和素養。要積極組織科技檔案管理業務人員、重點企業科研工作者及檔案負責人不定期開展培訓，對科技創新檔案的形成和歸檔、管理和利用等內容開展全方位培訓，確保與科技創新相關的每一項科研、生產、基建等活動，都有完整、準確的文件材料歸檔保存。同時，科技檔案管理工作者要主動學習、接收科研領域新技術、新進展、新動態，積極參加科技創新專題報告和講座，不斷拓展豐富自己的科技知識、檔案知識。

4、加強檔案利用，提升縣域科技檔案服務水平。在科技檔案管理工作中，相關人員要轉變“重藏輕用”的思想觀念，樹立以需求為導向，以服務為核心的工作理念，積極開展科技檔案的開發利用工作，滿足廣大企業、科研工作者對科技檔案的利用需求。要完善服務制度，強化服務體系，在開發利用檔案工作中真正達到有求必應、以備應求。要改變傳統館藏模式，加快建設多功能自動化（OA）管理系統，實現科技檔案資料的數字化管理，在減輕檔案管理人員勞動強度、提高科技檔案歸檔效率的同時，更方便地滿足檢索和查閱需求。不斷拓寬科技檔案信息化服務渠道，在相關規定允許的前提下，探索推進科技檔案上政府網、科技信息網等外網工作，充分發揮科技檔案信息庫、資源庫作用，實現資源共享，達到縣域科技檔案利用效益最大化的效果。

作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣醫療保障局