不動產檔案外包業務的探索與思考

姬從敏

不動產登記檔案是一種非常獨立的檔案門類，它在《不動產登記暫行條例》中一直被定義為不動產登記資料，包括：（一）不動產登記簿等不動產登記結果;（二）不動產登記原始資料，包括不動產申請書、申請人身份材料、不動產權屬來源、登記原因、不動產權籍調查成果等材料以及不動產登記機構審核材料。

長期以來不動產登記檔案因其唯一、法定、規范、動態、憑證、相對公開和私密的特性，使得不動產檔案的管理工作尤為重要。近年來，伴隨房地產市場蓬勃發展，不動產登記業務增多，不動產登記檔案大量增加。就目前來看，不動產登記檔案實行電子檔案與紙質檔案雙軌并存，然而不動產登記紙質檔案的整理工作程序繁瑣、規范性要求高、占用人力資源多，需要專業人員指導，因此，我市不動產登記中心在調研其他城市不動產登記檔案管理機制的基礎上，結合自身實際情況，探索出了自己的不動產檔案整理外包之路。

創新工作模式，順應社會發展

實施不動產檔案整理外包，其實質是對不動產檔案工作的創新性實踐。不同地區的不動產檔案外包工作因管理機制的不同，有掃描外包、保管外包、檔案整理和數字化外包等差異。我市的不動產檔案整理外包工作主要是依托石家莊市不動產登記中心內設職能科室檔案科，在利用自有不動產檔案管理系統基礎上，將部分不動產檔案整理工作，如私產登記檔案整理、私產抵押登記檔案整理以及入庫上架工作，外包給具有相關資質和成功經驗的檔案整理公司，檔案科再以少量的人力進行質量風險控制。這種模式，因地制宜地解決了我市不動產檔案管理工作中遇到的人力資源不足與待整理的私產登記、私產抵押登記檔案不斷積壓的矛盾。所謂術業有專攻，將不動產檔案整理工作外包交由市場主體實施，實行政府采購，是順應社會主義市場經濟發展的重要舉措。

節約財政支出，實現政企雙贏

不動產紙質檔案整理需要大量熟練的技術人員，要求各種軟硬件設備支持，同時涉及材料損耗。如果單純由本單位人員從事這項工作，一方面難以集中人力進行核心業務的開拓，另一方面如果再進行專門的整理人員招聘則會加重單位負擔，增加財政支出，而將檔案整理外包可以使這些難題迎刃而解。以我單位為例，一名檔案整理人員每年需要支付工資保險等費用約48000元。以2019年檔案外包為例（數量26.5萬卷，總金額998300元），按年有效工作日約為250天計算，為確保不動產登記檔案得到及時整理，專門從事檔案整理人員需至少保持在19人左右。這樣一來，僅人員工資保險費的支出這一項每年達到912000元。同時檔案盒、打號機、粘貼紙等相關耗材，為開展檔案整理工作而配置的專用裝訂機、電腦、打印機等設備購買維護費用等更是一筆不小的開支。由此可見，由本單位職工自行完成檔案整理工作，一年的支出將大大超出將檔案整理外包所需的費用。檔案整理外包的經濟性不言而喻。不得不說，檔案整理外包是減輕財政負擔，增加企業收入，實現政企雙贏的明智之舉。

提高服務質量，提升群眾滿意度

近幾年，由于陡增的不動產檔案沒有得到及時整理，阻礙了不動產檔案的有效利用，給進行不動產檔案查詢的群眾造成了不便，引發了不少矛盾。將不動產檔案整理外包，大大提高了檔案整理效率，縮短了從接收不動產登記資料到整理形成不動產檔案的時間。而檔案科的質量風險控制以及聘請專家進行項目成果驗收，使檔案整理規范化有保證，為檔案整理的質量上了雙保險。這些工作扎實穩步推進，為不動產檔案查詢服務順利進行奠定了基礎。此外，將不動產檔案整理外包，我單位可以安排更充足的人員進行不動產登記、查詢等窗口服務工作，集中精力抓核心業務，增進業務能力，提高服務質量，促使整體服務水平不斷提升，群眾滿意度和幸福感不斷增強。

在與專業檔案外包公司的接觸中我們也學習到了值得借鑒的檔案管理經驗，比如把檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享。在經濟效益、辦公效率、原件保護方面，這與傳統檔案管理有不可替代的先進性。與此同時，不動產檔案外包過程中的一些風險還需要我們注意防范。比如重視檔案外包公司的選擇，加強與外包公司的有效溝通，注重質量監控，嚴格細節管理與過程管理，防止檔案資料信息泄露等。

總之，不動產檔案外包不應該是我們為完成工作任務的無奈選擇，而是我們順應市場需求升級檔案管理工作的一次有益嘗試。我們要主動利用外部檔案整理的優勢資源為我們服務，這樣才能將不動產檔案管理工作真正做實、做好，為不動產檔案的有效利用提供保障，為全面提升不動產檔案服務水平增輝添彩。

作者單位：石家莊市不動產登記中心