分類管理模式在辦公室檔案工作中的運用

路娜

摘? 要：辦公室檔案管理是事業單位日常管理工作的重要內容，采用分類管理模式進行檔案管理，有利于單位管理能力的提升，可以強化檔案管理的開展效果。基于此，本文分析了辦公室檔案資料的特點，明確了具體的建檔要求，并對檔案管理中存在的問題進行了簡要分析，進而將分類管理模式在辦公室工作中的具體運用方式展開了探討，以期為辦公室檔案管理工作的有效開展提供參考與借鑒。

關鍵詞：分類管理模式? 辦公室檔案工作? 檔案管理? 運用

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2020）07（a）-0180-03

Abstract： Office archives management is an important part of the daily management of public institutions. Using classified management mode to manage archives is conducive to the improvement of the management ability of the unit and can strengthen the effect of archives management. Based on this， this paper analyzes the characteristics of office archives， makes clear the specific filing requirements， and briefly analyzes the problems existing in the archives management， and then discusses the specific application of classification management mode in the office work， in order to provide reference and reference for the effective development of office archives management.

Key Words： Classified management mode; Office archives work; Archives management; Application

在事業單位管理過程中，檔案管理工作貫穿始終，日常工作中所產生的各種資料、報告等都屬于辦公室檔案資料管理的內容。建立科學完善的檔案管理系統，有利于提升檔案辦公室檔案管理部門對檔案信息資料的敏感程度，可以及時收集到與事業單位管理相關的各種信息資料，在檔案管理實踐中可對檔案管理系統進行逐步優化與完善，進而為事業單位重大決策及運營管理目標的制定提供可靠的信息依據。

1? 辦公室檔案的特點

1.1 私密性

辦公室檔案資料的建立過程可體現出事業單位機構的設置情況，也是其業務操作方式的重要體現，這都屬于機密信息，因此，辦公室檔案具有機密性的特點。同時，辦公室檔案管理部門應正確看待檔案管理工作，通過合理的檔案管理與分析，為事業單位人力資源的分配以及資金、資源的有效利用提供完備的信息支持。同時檔案資料是事業單位所有信息的綜合，通過檔案資料的調取與使用，可以推進信息資源的開發進程。在管理過程中，應切實發揮出檔案資料在管理決策方面的作用，為事業單位的安全運營與穩定發展提供保障，通過采取必要的安全保護措施，保障重要信息的安全。

1.2 系統性

在事業單位日常管理中，任何一項管理工作及項目從開始至結束的全程中都會產生一定數量的文件及資料，必須對相關檔案資料進行合理的存儲與管理，使文件內容更加系統與完備，因此檔案管理工作具有系統性較強的特征。以管理內容及項目為依據進行檔案管理的分類整理，并進行系統化的管理，可為日后的檔案資料的查閱與使用提供便利。

2? 辦公室檔案資料的建檔要求分析

由于事業單位日常管理工作涉及范圍較廣，各個部門所采用的工作方式也存在一定差異，并且工作中出現的文件及資料重要程度也各不相同，應分類管理檔案資料并提升保管的安全性，因此，建立科學、完善的檔案管理體系十分必要，既可確保檔案的有效收集，也可實現檔案的分類整理與存放，進而使檔案保存與利用效率得以顯著提升。檔案管理人員應恪守崗位，了解辦公室檔案管理工作的特點，以辦公室檔案管理目標為依據進行檔案管理規劃的制定與分解，進而使辦公室檔案管理工作向著更加科學化與規范化的方向發展。

分類管理模式下辦公室檔案資料的建檔要求較多，一是各部門應以自身的工作職責以及工作開展情況為依據合理進行重要檔案資料的存儲與管理。二是工作人員出現晉升或崗位調動后，辦公室檔案管理部門應及時進行相關檔案信息的更新與完善，并合理進行檔案的存歸檔與處理。三是辦公室檔案管理時應將紙質或音視頻資料的原件進行歸檔保存，并且歸檔后不得私自進行內容的修改與刪減。四是確保檔案資料的完整性，如發現資料不完整，必須及時進行補全，如資料字跡潦草或較為模糊，必須先進行原始資料的復制再將原件與復印件同步進行存儲。五是應按照檔案資料管理規范合理進行檔案資料紙張的使用，嚴格規范填寫標準，確保裝訂符合檔案管理規范。六是對同屬于同一檔案資料卷宗中的多個文件，先對各個文件的獨有價值進行分析，并將之進行關聯與整合，將各部門的職能更加準確、客觀的反映出來，以此作為日后工作需要的查閱憑證。七是如本案資料存在局部破損，應對其破損部位進行粘貼或修補，如檔案資料紙張較大，應將其進行折疊保存。

3? 檔案管理過程中面臨的問題分析

3.1 未認識到檔案管理工作的重要性

部分事業單位檔案管理工作開展的積極性不高，究其原因是工作人員未能正確認識到檔案管理工作的意義，對辦公室檔案管理工作的了解不足，將其等同于文書抄寫及保存等簡單的工作類別，認為檔案管理工作無關事業單位的發展，因此導致檔案管理工作的嚴謹性不足，工作效率低下，致使檔案管理工作的開展與事業單位的發展需求并不完全一致。

3.2 管理能力不足，管理方式缺乏創新

部分事業單位會從其他崗位抽調人員擔任崗位檔案管理工作，并且未對其進行嚴格的崗前培訓，致使其對檔案管理工作的了解并不深入，也缺乏專業性的檔案管理知識與能力。同時由于缺乏對檔案管理工作的正確認識，致使其未能進行嚴謹、全面的檔案收集與管理，操作過程也并不規范。此外，部分事業單位的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，難以將所有精力集中用于檔案管理工作，因此存在檔案材料的歸檔并不詳細、檔案信息資料的完整性與準確性不高的問題。

3.3 檔案管理設施有待完善

由于受到檔案管理工作重視程度的影響，部分事業單位的檔案管理設施并不完備，甚至根本未設立專門的檔案室。即使設立了檔案室，也存在檔案室空間不足，環境潮濕等問題。檔案資料的存儲存在受潮與損毀的安全隱患，因此，加強檔案室管理設施建設是事業單位開展辦公室檔案管理工作的必要前提。

4? 分類管理模式在辦公室檔案管理中的有效運用策略

4.1 檔案資料分類管理體系的建立與優化

對于事業單位來說，各個管理環節都會產生一定數量的檔案文件與資料，因此事業單位應建立與完善檔案資料分類管理體系，根據管理項目的不同進行檔案資料的分類整理，同時根據檔案內容的不同而進行檔案資料的分類存儲與統計分析，進而使檔案資料管理體系更加系統與規范。

4.2 收集與更新檔案資料

在檔案資料收集與管理過程當中，檔案管理人員應對管理項目的全過程進行詳細的了解，以確保檔案資料的真實性與可靠性。在管理內容或項目開始之前就應進行相關資料的收集，并在項目實施過程中不斷進行檔案資料的更新與完善，將所有信息資料整理成文件分類進行存儲。檔案資料收集人員應高效、準確地獲取真實的檔案資料，并根據事業單位的實際工作需求而進行相應檔案信息的收集與存儲，為同類工作開展過程中進行相關資料的查閱與調取提供便利。

4.3 以管理內容為依據劃分檔案類別與設定保管期限

應以管理內容的不同合理進行檔案資料類目的劃分，并根據其類別的不同而進行檔案資料的收集與整理，進而為各個部門重大管理及項目投資決策的制定提供準確的信息依據，并以檔案資料的類別為依據進行檔案存儲期限的設定，可將之劃分為短期與長期存儲類別。通常檔案管理規章制度、工作總結與計劃等檔案文件的保存期限都為10年，其他方面的檔案資料還可設定為短期或長期保存期限，應根據事業單位的實際情況及檔案資料的具體內容而進行保管期限的設定與調整。

5? 結語

檔案資料是事業單位經營管理的重要內容，采用分類管理的方式可以有效提升事業單位的檔案資料管理效果，事業單位應從建立檔案資料分類管理體系入手，在事業單位管理過程中實施全面與及時的檔案資料收集與更新，明確具體的辦公室檔案工作管理內容，并結合事業單位的需求與檔案資料的內容合理進行檔案類別的劃分與保管期限的設定，進而為檔案管理工作的規范化發展創造條件。

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