圖書資料檔案實施信息化管理的優勢分析討論

陳艷艷

摘 要：隨著生活水平的不斷提高，圖書資料已由原先的奢侈品升級為不可缺少的必需品。當前社會是知識的時代、是人才的時代，人們為了累積足夠的知識就需要廣泛閱讀圖書資料。因此，廣大檔案管理者必須時刻保持與時俱進的工作理念，借助信息化技術及時完善更新圖書資料數據庫，用全方位的信息化管理實現圖書資料的資源共享。以當前圖書資料檔案管理的現狀為切入點，詳細分析信息化管理的優勢并提出若干有助于信息化管理實現的路徑方法，力求為圖書資料檔案管理工作的提升增添助益。

關鍵詞：圖書資料檔案;信息化管理;優勢分析;路徑方法

在大數據背景下，信息技術在潛移默化中滲透至各行各業并取得了可喜的成果。信息化管理顛覆了原有的管理理念和工作方式。圖書資料檔案管理在信息化的推動下大大提升了工作效率，使得資料查找變得更加方便、快捷、準確。圖書資料檔案信息化管理能大大節約原有的管理時間，減少對管理工作人員的使用，使圖書資料存儲更加科學、有序。信息化圖書資料檔案還能節省紙質資料的存儲空間，避免因保存不當而造成的珍貴資料損毀，是圖書資料檔案管理工作發展的大趨勢。

一、圖書資料檔案管理的現狀

1.圖書資料檔案使用不足

很多企業、高校圖書館都將圖書資料檔案管理的重心放在收集、整理、保管上，不重視圖書資料的使用，更不會對文獻的內在價值進行深層發掘，使得很多珍貴文獻的作用無法實現最大化，很多瑕疵點被掩埋。部分圖書資料檔案管理部門受各種因素影響還未能實現完全信息化。現代化設備的缺失使得很多管理工作還在由手工作業向智能化過度。受檔案性質影響，很多部門嚴格自信封閉化管理，使得眾多檔案成為了管理員一人的財富，在一定程度上造成了檔案資源的閑置和浪費。

2.檔案價值不清晰、數字化進程緩慢

很多檔案管理部門沒有專職的檔案價值鑒定人員，收取圖書資料時不對內容的真偽和價值進行鑒定，只按性質進行分類存放。隨著資料的不斷增多，管理使用的難度越來越大。部分規模較大、資金充裕的檔案管理機構引進了現代化設備，加快了檔案管理和利用的數字化進程，但很難與檔案資源現代化開發保持步調一致，不利于檔案的程度開發。部分小型的檔案管理結構還停留在紙質化管理階段，用戶在查找信息時極度不便。

3.管理制度不完善

很多檔案負責人對檔案管理工作不夠重視，使得實際檔案管理工作缺少規范化和制度化，嚴重阻礙了資料收集工作的開展。圖書資料檔案管理是一項系統化的工作，需要多個部門相互配合完成。在實際工作中，很多部門對圖書資料的歸檔范圍模糊不清，常常造成資料收集不全和歸檔不及時的現象。圖書資料管理制度的不完善，使得對相關部門和個人的約束力嚴重不足，直接影響了檔案資料的完整性，降低了檔案的質量。

4.管理觀念落后、檔案意識淡薄

圖書檔案管理觀念是圖書館未來發展方向的指引。受單位體制影響，部分管理人員的思想意識嚴重滯后，仍秉承傳統的管理理念。隨著社會經濟和科學技術的快速發展，檔案資料數量大幅增加，管理工作的內容和壓力不斷增大，老舊的管理觀念會給圖書館運營增添額外的負擔。只有摒棄傳統的管理理念，保持與時俱進，才能保證資料檔案管理工作與時代發展同步。

隨著信息技術的進步，很多圖書資料檔案管理機構都引進了各種現代化設備。但總體來講，圖書資料的歸檔方式還不夠先進，過于閉塞，創新意識和創新方式嚴重不足。檔案資料包括紙質和數據信息等形式，其中以紙質為主，紙質檔案保存往往要占用大量的空間，還要保證良好的環境條件，無形中提升了檔案管理的成本，降低了檔案的使用效率。圖書檔案資料的重要性不言而喻，直接反映圖書管理工作的成果。檔案意識的淡薄使得很多相關工作人員工作意識存在偏差，對檔案管理的重要性體會不足，在資料收集的過程中缺少積極性和主動性。

5.工作人員信息化能力不足

由于長期從事高重復性的工作，圖書館工作人員在實施管理工作時崗位意識嚴重匱乏，僅按照國家的相關政策法規，不愿學習新理念和新技術。當前，國內圖書館多為事業單位，工作人員具有終身性，這使得工作意識懈怠嚴重，不求上進，在學習信息化管理的有關內容時敷衍塞責，專業技術掌握不牢，僅能滿足簡單的操作需求，限制了信息化技術功用的發揮。

二、圖書資料檔案實施信息化管理的必要性

檔案是第一手的信息資源，是龐大的信息庫存。圖書資料檔案將各種零散的信息碎片按相關需要整合到一起，能更好地發揮檔案信息的價值和作用。檔案信息化管理是檔案管理工作的重要構成，是信息化背景下檔案管理工作未來發展的趨勢，有助于降低圖書資料檔案保存和歸檔的難度，提升檔案資源的使用效率。當前，數值化和共享是時代所提倡的發展理念，圖書資料檔案的信息化管理是實現館藏資源數字化和共享的基礎，能滿足更為廣泛的服務需求。相關部門應積極制定完善圖書資料檔案信息化管理的標準，積極開發相關軟件，將紙質文檔轉化為電子文件和電子檔案，保證電子檔案的完整、規范，提高保管的安全性，在全國范圍內建立共享平臺，實現檔案資源互通。相關負責人要將檔案信息化管理看成一項長期性工作。為夯實管理基礎，要制定出臺科學合理的管理模式，提升檔案管理工作的有效性。此外，還要注意提升檔案的活性，充分發揮檔案信息的價值。

三、圖書資料檔案信息化管理的優勢

隨著信息技術的快速發展，傳統的檔案管理模式已嚴重制約檔案資源價值的發揮，正逐漸被時代拋棄。在信息化的背景下，圖書資料檔案管理必須實現現代化和信息化。當前，實施圖書資料檔案管理信息化的各項條件已相當完備，主要優勢體現在以下幾點：

1.有效提升圖書資料的利用效率

受傳統檔案管理體制和形式影響，一直以來，圖書檔案管理工作效率低下，全人工管理的工作模式已與時代發展脫節，無法滿足現代化工作需要。從一般意義的角度看待檔案管理，不利于檔案信息功能的發揮。當前，多個領域都實現了網絡信息共享，信息化建設和信息化管理都取得一定成績。用集成化管理的模式管理圖書資料檔案信息能有效提升文獻資源的使用效率，增加圖書檔案信息的活性，為檔案管理工作奠定夯實的基礎，實現檔案使用價值的最大化。截止目前，我國頗具規模的圖書館超過2000所，藏書量近10億，這些圖書館均配備了現代化設備。其中，高校圖書館往往藏書更多、數字化設備更先進。在信息化管理出現之前，很多高價值的圖書資料因各種原因被冷落于倉庫，使用價值大大受限。信息化管理破除了圖書館封閉管理的狀態，擴大了文獻資料的服務范圍，提高了圖書館資源的使用效率。

2.信息化管理能提升圖書館的自身建設

信息化管理提升了圖書館的服務功能和自身建設，使其能夠發展壯大。信息化是當代圖書館不可或缺的管理手段。當前，網絡發展進入了5G時代，信號已覆蓋國內的各個角落，計算機和各種移動設備與網絡的融合能使圖書資料資源實現全面共享，進而提升管理工作效率。檔案管理服務的是社會各個階層，資料共享能加強各界聯系，提升人們的素質素養，推動整個社會的文明進程。

3.更好地保存紙質文獻

傳統的圖書資料管理工作主要是負責紙質資料檔案的租借，其中很多紙質檔案珍貴、稀有，在租借過程中難免出現損毀，不僅影響檔案資料的價值，還需要耗費大量的人力、物力進行修復、保養。為保障檔案資料的完整性，圖書館不得不將珍貴稀有的文獻資料封存，影響其價值發揮。借助信息技術管理圖書檔案資料能有效彌補傳統管理模式的漏洞，滿足社會公眾對珍貴文獻資源的需求，使原始圖書檔案得到妥善保管。信息化管理的實施讓人們只需通過網絡便可獲得所需資料，大大節省了資料查找的時間成本和空間成本。此外，人們還可以借助網絡分享交流自己對文獻的疑惑見解，增強圖書資料的影響力。網絡的使用大大節省了紙張的使用，既能做到節能減排，又能提高已有文獻的保管效率，與國家的綠色環保發展理念不謀而合。

4.實現資源共享、促進公眾精神文明發展

當人們離開學校后，圖書館便成為了獲取知識和信息的重要渠道。隨著網絡和信息技術的普及，人們獲取知識的渠道更加豐富，圖書館的使用頻率逐漸降低。網絡信息具有種類多、渠道廣的特點，給傳統圖書館造成了巨大沖擊。圖書館要想在激烈的市場競爭中占據不敗之地，就必須與時代發展保持同步，用現代化的科學技術武裝管理工作，利用信息技術為圖書資料和讀者提創建有效的溝通平臺，全面實現信息互通，促進公眾精神文明穩定發展。信息化系統的建立，加大了圖書資料檔案信息的有效性和共享性，拓展了信息資源的服務范圍，圖書資料在網絡平臺上更易于需求者查找和使用，使需要者可快速在網上完成檢索、瀏覽。除服務使用者外，還方便工作人員按需瀏覽，可隨時調取存儲，大幅提升原件的使用效率，方便資源整合，實現圖書資料檔案信息的資源共享。

5.節約人工成本、提高服務質量

圖書館具有館藏資源巨大、能滿足各階層社會公眾需求的特點，管理工作重復性高，單調乏味，工作效率難以提升，需要用到大量的管理人員。計算機信息技術的應用，不僅能提升管理工作的工作效率，還能有效改善管理人員的工作環境，減少對工作人員的需求，降低運營成本。使用信息化手段處理圖書資料檔案后，圖書資料以電子目錄和文檔的形式歸檔，使用者只需輸入關鍵詞便可通過查詢系統找到所需資料，極大地縮短了信息獲取的時間，提升了信息查詢的準確性。信息化管理完成后，能將檔案管理人員從繁瑣的高重復性勞動中解放出來，優化了工作條件。工作人員在組建完善電子檔案信息時，只需輸入規定指令就能自動完成錄入，減少了人為操作的錯，大大提升了工作效率、節約了人力資源成本。信息化系統的建設方便工作人員自行查詢各種信息，并保持與使用者間的良好溝通，有助于為使用者提供更加方便快捷、個性化的服務。信息化還能加深工作人員對檔案信息的掌握，使用者會對服務更加滿意。

6.激發潛在的社會效益

要想實現圖書資料集成管理，就必建立圖書資料檔案的信息化。讓各種圖書資料通過網絡平臺集成電子信息。信息通道的形成，能讓具有不同功能的部門、環節突破時間、空間和環境的限制，使信息資源實現自由流通。圖書資料檔案管理的信息化，能有效提升檔案管理工作的整體水平，激發出潛在的社會效益。

四、提升圖書資料檔案信息化管理的策略

1.加強信息化意識培養、提高信息技術水平

只有提升檔案管理人員的綜合素質，才能為檔案管理工作提供更為優質的服務。信息化管理離不開人的因素，各相關管理人員要摒棄原有的管理理念，建立正確的信息化認知，推廣普及信息化操作技能，爭取打造一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。檔案管理人員只有掌握了最為先進的管理技術，了解與檔案管理相關設備的性能和使用方法，才能提升圖書資料管理工作的水平。用不斷提升的信息化意識和信息技術水平擴大圖書資料檔案管理的深度和廣度。提升工作人員信息化管理水平的方法主要有以下幾點：一是定期開展工作檢查，加大考核力度，迫使工作人員提升責任感。二是通過摸底考核發現當前工作中存在的問題，積極制定應對策略，幫助工作人員查找自身不足，方便日后改進。三是定期組織培訓學習，幫助工作人員樹立正確的工作認知，自覺地提升業務能力，掌握各項規章制度，更好地提升服務質量。

2.提升圖書檔案管理的信息化

當前，國內各級圖書館都在積極開展信息化建設，實現網絡化與檔案管理工作的滲透融合。但受技術局限，多數圖書館的信息化管理僅停留在資料掃描、登記、上傳，維持信息化管理的初始局面，降低了館藏資源的功效性。圖書館的領導層要對信息化建立正確的認知，將信息化工作內容由資料上傳、管理延伸至利用動畫技術對檔案資料進行加工修復，使其成為符合信息化管理需求的格式，實現圖文結合的新狀態，使圖書資料檔案管理工作保持與時俱進。

3.加速圖書館的信息化建設

前面提到國內的圖書館多為事業單位，其生存、發展主要依賴地方財政支持。要想加快圖書館的信息化進程，地方財政就要加大投入，通過資金扶持全力支援信息化建設。中央財政的統一劃撥制度為地方圖書館的建設提供了良好的契機，各圖書館應對自身條件進行科學評估，按實際需求申報建設資金，積極開展信息化建設。

4.提高文獻資料的共享性

資源共享是我國重要的戰略發展理念，也應是檔案管理未來的發展方向。我國圖書管理形成的時間悠久，在漫長的歲月中逐漸細化為兒童圖書館、科技圖書管等模式，不同的圖書館間交流溝通較少，很多重要資源長期處于閑置狀態，不便于使用者選擇。信息化管理后，各類圖書館可通過網絡平臺進行資源共享，讓各種圖書資料相互傳遞。此外，還應建立使用者數據庫，實現個性化定制，提供按需服務。

5.資源信息社區化

我國公民享有平等的接受教育的權利，隨著經濟的快速發展，人們對知識的極為需求，圖書館應發揮其公益性的功能，滿足各階層的需求。館藏資源的信息化能讓各項文獻資源進入社區，為社區百姓直接提供知識服務。圖書資料資源的社區化有助于地方精神文明的建設。在政府加大公共投入的同時，也可鼓勵社區群眾捐贈，在豐富社區群眾的業余生活的同時滿足社區群眾的知識需求。

五、結束語

終上所述，圖書資料檔案是城市發展、知識傳承的載體，是增加人們知識儲備的重要工具。信息化管理的實施能增強圖書資料的活性，全面實現資源共享，更好地發揮其功用，為國家精神文明建設貢獻力量。

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（作者單位：福建平潭綜合實驗區圖書館）