“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務能力提升研究

蔡苗苗

摘 要：隨著經濟的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術也得以迅速的發(fā)展，進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代。目前，計算機網(wǎng)絡技術已經和多個行業(yè)進行了結合，教育行業(yè)、會計行業(yè)等等都在工作中運用了計算機網(wǎng)絡技術，使工作效率顯著提高。整理檔案是一項很繁瑣復雜的工作，涉及到對象很廣泛，內容也是各個方面的，可以結合計算及網(wǎng)絡技術進行檔案的管理，這樣就會大大提高工作效率。因此，本文主要進行“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務能力提升研究。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案館;公共服務

引言

計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理中的運用可以使檔案的管理更加規(guī)范化和有效化，能夠為檔案整個管理和工作體系帶來很大的便利。電子技術與檔案的結合不僅有助于管理人員和工作人員的檔案管理，而且有助于提高公眾服務的質量。質量不僅表現(xiàn)在量上，更表現(xiàn)在質上。電子技術與檔案管理的結合提高公共服務質量的同時也提高了公共服務的效率。但是，如今“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案館公共服務的提升還存在著很大的問題。

一、檔案的管理中電子化管理檔案方法在運用中存在的問題

1.管理人員對于電子化管理檔案的方法不夠重視

如今，計算機技術以及信息電子化已經滲透到了我們生活中的方方面面，但是在檔案的管理這個方面，工作人員已經養(yǎng)成了利用傳統(tǒng)方法進行歸檔的習慣，很多部門雖然已經掌握了電子化管理檔案方法，但是對這種方法進行歸檔的運用還是不夠充分。工作人員對于電子化管理檔案方法不夠重視，仍比較習慣傳統(tǒng)化的歸檔方法，沒有做出相應的轉變。一種工作方式的轉變需要一定的時間和精力，并不是一蹴而就的，需要工作人員提高電子化管理檔案的重視程度，投入時間和精力去適應和改變。就目前的情況而言，圖書館相當大一部分工作人員和檔案管理人員對于電子化管理檔案方法的運用重視程度和接受程度都不高，這是一個檔案管理運用電子化管理檔案方法所要必須解決的問題。管理人員對于電子化管理檔案的重視程度會導致兩個問題，一是管理人員代表著一定的管理決策，影響著工作氛圍，管理人員在整個工作體系中起到的是榜樣和表率的作用。管理人員對電子化管理檔案的方法不夠重視就會在整個單位中營造一種不重視電子化管理檔案的方法，會使工作人員相應的也對于電子化管理檔案的重視程度不夠。二是，管理人員對電子化管理檔案的重視程度不夠，也就導致管理人員在進行策略的制定以及資源和資金的配置時，對于電子化管理檔案的資源和資金配置可能都相對來說弱一些，沒有資源和資金，電子化管理檔案的方式很難在整個圖書館的工作體系和服務體系中推行起來。

2.電子化管理檔案方法的相關制度不夠完善

目前，電子化管理檔案這個方法和技術都沒有達到完全成熟的階段。對于檔案的管理來說，最重要的是要保證檔案的真實性和完整度，就目前的電子化管理檔案技術而言，檔案的真實性和完整度很難得到一定程度上的保障。對于電子化管理檔案的方法，沒有一個完善的制度和標準對電子化管理檔案方法的運用進行規(guī)范和約束，使在圖書館檔案的管理的工作中，電子化管理檔案方法的安全性和有效性無法得到保障。比如，電子化管理檔案方法相對于傳統(tǒng)的歸檔方法來說，雖然具有存儲容量大以及可以進行共享等優(yōu)點，但是也存在安全系數(shù)低、真實性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問題。因此，在圖書館檔案的管理進行先進檔案方法的運用時，需要完善的制度進行規(guī)范和約束。但是，沒有相對比較完善的制度對電子化管理檔案方法進行約束和規(guī)范，導致在利用計算機技術進行圖書館檔案的管理的中出現(xiàn)的問題無法得到及時的解決，這是一個主要的問題。圖書館檔案保存的有效性和精準性不夠，這也在一定程度上降低了公共服務的質量，因此，在提升公共服務的道路上，這是一個不可避免的問題。對于各行各業(yè)，單靠市場的自我調節(jié)以及企業(yè)的自我管理是完全不夠的 ，都需要一定的政策和制度加以引導。而電子化管理檔案方法作為一種新興的方法和工具，僅靠自我調節(jié)和管理，是很難達到統(tǒng)一和規(guī)范的程度的。因此，需要相關部門出臺統(tǒng)一的制度和規(guī)范來對各個單位實行電子化管理檔案進行一定的引導，避免各個單位在實行電子化管理檔案方法時所出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象。

3.無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求

電子檔案雖然相對于傳統(tǒng)檔案來說，存在移動性強、存儲起來比較便利以及可以共享等優(yōu)勢，但是相對于傳統(tǒng)的紙質化檔案來說，電子化檔案無法保證達到應有的標準和要求。主要有三個方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過程中或者是電子化檔案的存儲階段，計算機網(wǎng)絡或者電子化檔案會有病毒的侵入，導致電子檔案的安全得不到保證;第二個方面是電子化檔案的真實性得不到保證。但是電子化檔案相對于傳統(tǒng)化檔案來說比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實度無法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證，電子化方法無法保證較高的完整度。無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求，這是存在的另一問題。因此，需要建立一定的標準和要求來確保電子化檔案的安全性、有效性和精準性。

4.沒有將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作相結合

大數(shù)據(jù)是最近幾年新興的一個概念，自從大數(shù)據(jù)出現(xiàn)以來得到了社會各領域的廣泛關注。大數(shù)據(jù)聽起來是一個很復雜、很高深的概念。它實際上就是指數(shù)據(jù)的多且雜，數(shù)據(jù)的多體現(xiàn)在它的廣泛性，數(shù)據(jù)來源于很大的一個人群;數(shù)據(jù)的雜指的是數(shù)據(jù)來源于各個領域、各個年齡段、各個層次的群體。這種數(shù)據(jù)的復雜程度和規(guī)模的龐大，已經無法通過人為的計算和分析來解決。大數(shù)據(jù)中對于數(shù)據(jù)的分析和管理是無法通過人腦來運作的，它要通過多種技術手段的綜合應用從而獲得真正需要的信息。大數(shù)據(jù)的真正問題不在于對這些龐大的數(shù)據(jù)進行儲存，而在于如何對這些數(shù)據(jù)之間的規(guī)律和這數(shù)據(jù)背后蘊藏的信息價值進行開發(fā)。這種信息和規(guī)律也是各行各業(yè)應用大數(shù)據(jù)的原因所在。同樣，在圖書館檔案工作的管理中也可以運用大數(shù)據(jù)這個工具，利用大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)可以精準的分析公眾所需要的信息，因此能夠給公眾提供更加針對性、有效性的服務。但是在大多數(shù)的圖書館檔案工作中并沒有運用到大數(shù)據(jù)這個工具，這是一個急需改善的方面。大數(shù)據(jù)和檔案管理工作的結合，在一定程度上也可以提高檔案管理人員的工作效率，減少檔案管理人員的工作量和工作任務。

二、針對于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略

1.提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度

針對于工作人員對于電子化管理檔案方法接受度和重視程度不高的問題，可以采取提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對于先進檔案方法的重視程度，這是電子化管理檔案方法運用的前提。一套工作方法的轉變是需要時間和經歷的，因此，從傳統(tǒng)的紙質化歸檔方法轉變?yōu)殡娮踊芾頇n案方法需要提高工作人員和部門管理人員對電子化管理檔案方法的重視程度。在整個檔案管理的工作中，進行一套工作方法的轉變是需要耗費大量的人力還有時間的，在轉變的這個中間環(huán)節(jié)，還可能會大大降低工作效率。電子化管理檔案方法的實施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應的管理人員對于電子化管理檔案方法的接受程度變高，才能使電子化管理檔案方法運用在整個工作體系中，使工作人員以及公眾都能夠適應這樣一套電子化檔案管理的工作體系，提高公眾服務的質量和效率。只有提高了管理人員對于電子化管理檔案方法的重視程度，管理人員才能在工作時將重心放在電子化管理檔案方法上，在單位內營造出應用電子化管理檔案方法的一個工作環(huán)境，以身作則的去踐行，相關部門的工作人員才能在管理人員的影響下加大對于電子化檔案管理工作方法改革的重視程度。此外，只有管理人員提高了對先進檔案方法的重視程度，管理人員會加大對于電子化管理檔案方法的資金和精力投入，從而有利于讓電子化管理檔案方法在整個工作體系中能夠更好的推行和實現(xiàn)。

2.建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度

針對于沒有針對于電子化檔案的完善制度以及電子化檔案達不到應有的標準和要求的問題，可以采取建立統(tǒng)一的電子化檔案的管理制度。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在圖書館檔案的管理的電子化管理檔案方法運用中出現(xiàn)了問題，可以參照相關的制度去解決問題，相關制度也可以對電子化檔案方法的運用進行規(guī)范和約束，避免一些問題的發(fā)生;另一方面，電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實性、完整度和安全性。對于人事檔案的管理來說，一定要保持檔案的真實性。相對完善的管理制度以及對于電子化管理檔案方法運用中監(jiān)督力度的加大，可以避免出現(xiàn)一些造假的不良行為，增加工作人員對于電子化檔案的責任感，同時也可以避免一些相關工作人員和管理人員在工作上的疏忽導致的電子檔案完整性不高的問題。建立完整的檔案管理制度，這是前提，在建立完整的檔案管理制度基礎上要加大對于電子化管理檔案方法在整個檔案管理工作體系運用的監(jiān)督。只有制度加上監(jiān)督，這才是一個完整的改革體系。這就類似于我國的全國人民代表大會以及常委會制定和通過了各種各樣的法律，單有法律是不夠的，還有國家機關代表國家來監(jiān)督公民遵守法律，用國家強制力來保證法律的實施，對于違反法律的人則要受到法律的制裁。同理，在電子化管理檔案的方法正在各個單位和企業(yè)中推行和實現(xiàn)的過程中，各個單位和企業(yè)由于沒有相應的經驗，因此在電子化管理檔案方法推行的過程中，很可能會出現(xiàn)工作體系的混亂，制度這個時候起到的是規(guī)范和引導的作用，對于違反制度的加以規(guī)范，對于電子化管理檔案方法不熟悉和不清楚的，可以起到一定的引導作用。在制度實施的基礎之上，要有專門的監(jiān)督機關或者是安排已有的部門對電子化管理檔案方法的運用進行一定的監(jiān)督，對于違反制度的單位要有相應的懲戒措施，從而能夠加快電子化管理檔案方法應用進程。

3.建立一定的責任體系來保證檔案的質量

針對于檔案無法達到應有的標準和要求時，可以建立一定的標準和要求，同時建立一定的責任體系來保證檔案的質量。建立一定的責任體系，可以保證當檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一些問題和差錯時，能夠及時找到和發(fā)現(xiàn)責任主體，對其進行糾正，進行一定的獎勵和懲罰，來加強工作人員的責任感，從而能夠認真、保質保量的完成檔案的管理和整理工作，也能夠在出現(xiàn)問題和失誤的時候第一時間進行糾正和解決，從而更好的提升公共服務。同時建立一定的責任體系還可以增加工作人員對于自己工作的重視程度和認知度，沒有責任體系的話，工作人員可能抱著對于工作無所謂的態(tài)度進行工作，這樣會使整個工作效率降低，同時當工作進程緩慢時，也無法找到問題所在，這樣電子化管理檔案的運行工作就進入了一個死循環(huán)。因此，建立一定的責任體系是從微觀的角度上，以每個個體為切入點，使每個個體在責任體系中能夠認真的完成自己的工作任務，避免受到一些懲罰。同時電子化管理檔案方法的工作人員也在一定的激勵和獎勵措施下，能夠加大自己對于電子化管理檔案方法的工作重視程度，能夠投入更多的精力和時間，從而使電子化管理檔案方法在應用時的錯誤和問題更少，保證儲存檔案的完整性、安全性和有效性。

4.將大數(shù)據(jù)與公共服務相結合

針對在檔案管理工作中，沒有很好的利用大數(shù)據(jù)這個工具的問題，可以采取將大數(shù)據(jù)與公共服務相結合的突破策略。大數(shù)據(jù)是一個新興的手段和方法，通過大數(shù)據(jù)分析可以獲取用戶真正需要的信息，從而進行精準服務。大數(shù)據(jù)的一大優(yōu)點是用戶數(shù)量多，能夠在一個較大規(guī)模的用戶基礎上進行數(shù)據(jù)分析，從而使得出來的結果更加的精準和有效，工作人員可以利用大數(shù)據(jù)分析得出的信息，運用各種調整手段，來提高公共服務，使公共服務更加的有針對性。大數(shù)據(jù)是一個專業(yè)性很強的方法和工具，因此相關單位在應用大數(shù)據(jù)這種方法和工具時，要引入相關的人才，在招聘工作人員時優(yōu)先錄用掌握大數(shù)據(jù)分析方法的人員。此外，檔案館還可以在現(xiàn)有的工作人員里選擇一定的人員進行對外交流，吸取其他檔案館的成功經驗或者是教訓。檔案館也可以面對整體工作人員開辦一些關于大數(shù)據(jù)的講座，向全體工作人員普及一下關于大數(shù)據(jù)方面的知識。檔案館利用大數(shù)據(jù)分析得來的信息對公共服務的調整，也能夠讓公共服務對于公眾更加的有效，能夠真正的為公眾服務，使公眾得到有用的信息 使服務工作更加的針對性和有效性。

三、結束語

本文主要對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案館公共服務能力提升研究進行探討，分為兩個方面，分別是檔案的管理中電子化管理檔案方法運用中存在的問題和針對于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略。其中問題分別是工作人員對于電子化管理檔案的方法不夠重視，電子化管理檔案方法的相關制度不夠完善，無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求和沒有將大數(shù)據(jù)與檔案管理進行有效結合。其中突破策略包括提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度，建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度，建立一定的檔案管理工作責任體系以及利用大數(shù)據(jù)，進行更加精準和有效的公眾服務。通過幾種突破策略的應用，從而能夠全面提升公共服務。

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（作者單位：陜西安康市漢濱區(qū)檔案史志館）