淺談新時代如何做好檔案管理工作

史小娟

摘 要：隨著信息化時代的到來，很多行業(yè)都通過改革創(chuàng)新來適應新時代的發(fā)展要求，順應時代的發(fā)展趨勢，以使自己能夠快速的加入到激烈的市場競爭中。企業(yè)的檔案管理工作也是如此。面對新時代環(huán)境的多變，檔案管理工作也要積極進行思考和探索，不斷優(yōu)化管理策略。本文先對檔案管理進行了闡釋，進一步分析了新時代檔案管理中出現的問題，新時代開展檔案管理工作的具體方法。謹以此文，希望能給廣大企業(yè)管理者帶來參考和幫助。

關鍵詞：新時代;檔案;管理工作

在新時代下，傳統的檔案管理方式，資料收集手段、管理方式都比較陳舊，服務的形式也相對單一。

一、檔案管理概述

1.檔案管理的涵義

檔案是一種歷史文件，它完成了文書的處理程序，對信息進行了傳達和記述，而保存下來留以備用。檔案形成于企業(yè)的各項工作環(huán)節(jié)中，并具有一定的保存價值，通過各種形式進行記載，能夠幫助領導層進行科學、有效的決策，對企業(yè)后續(xù)工作的查考也有一定的意義。做好檔案的管理，應當建立健全相關的管理制度，同時將檔案管理的相關配套設施落實到位，不斷吸收先進檔案管理的經驗，適應新時代的要求，從而逐步培養(yǎng)檔案管理人員，使企業(yè)的檔案管理更好地為企業(yè)服務。

2.檔案管理的必要性

檔案是企業(yè)內部或者行業(yè)內的一種科學依據、也是資源、更是一種財富。檔案屬于一場活動中的真實記錄，更是檔案事業(yè)中的重要構成部分，通過了解檔案能夠真切的再現當時所發(fā)生的事件。所以，重視檔案管理這份工作，對于一些機關、單位、企業(yè)等都具有提升工作效率的積極意義。

檔案管理工作的高效與否，關系到一個企業(yè)的管理水平及經營狀況。檔案會對企業(yè)的一些歷史資料進行記載，能夠幫助企業(yè)去分析內部的業(yè)績情況，從而指導企業(yè)進行科學發(fā)展，檔案是企業(yè)規(guī)劃發(fā)展方向，進行科學決策的重要依據。

在新時代背景下，企業(yè)要做好檔案管理工作，不斷更新企業(yè)對于檔案管理的理念，用于探索新的管理方式。檔案管理能夠與企業(yè)的經營管理有機結合，共同決定企業(yè)最終的決策，影響到企業(yè)對未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定。因此做好檔案管理工作，能夠使企業(yè)在市場競爭中的地位得到提升，也能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、新時代檔案管理中出現的問題

1.檔案管理工作不受重視

企業(yè)檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現出來的，記錄企業(yè)生產經營活動中具有保存價值的信息材料，其對企業(yè)、個人的發(fā)展具有重要的借鑒參考作用。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史沿革的記載，更是一些核心技術、重要管理經驗、成功之道的有效載體。在提高企業(yè)之間競爭力時期，這些信息都是企業(yè)成長發(fā)展的關鍵要素，一旦泄露對企業(yè)的打擊將是毀滅性的。

很多企業(yè)對于檔案管理工作未能引起足夠的重視，將工作的重心都放于經濟效益及其他方面。而且，一些檔案管理人員甚至是由其他人員兼任，在日常工作中不能利用有效的時間，檔案工作的各環(huán)節(jié)，不能達到預期的效果，因是兼職故對檔案管理工作的重視程度也不夠，致使企業(yè)很多的檔案資料未能及時收集，存在企業(yè)內部的檔案資料不夠全面，在提供利用時無法查找相關資料，檔案的作用就不能很好地發(fā)揮，從一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展需求。

2.檔案管理與實際服務的銜接度不夠

檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展服務，如核查資料的準確性，為企業(yè)發(fā)展提供可鑒的資料等作用。但當前的檔案管理工作，未能將管理與實際的服務環(huán)節(jié)有效銜接起來。在企業(yè)員工中加大對企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內部員工中的認識度。

一方面，部分檔案管理人員并未對檔案的利用價值引起重視，檔案資料的科學性、規(guī)范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”，對企業(yè)員工、群眾的服務還需加強。檔案管理與服務相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務工作有機結合，才能最大程度地發(fā)揮檔案的價值。

另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，企業(yè)各相關部門的人員，對日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時，會被人為地設置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動，以至于影響檔案工作按計劃整體推進。

上述原因的影響，在歸檔資料的收集、整理、鑒定、分類等過程中，致使檔案的收集使工作人員缺乏工作積極性，對其工作的認識出現偏差，并不能嚴謹而認真地對待工作，就會使一部分檔案出現流失，進而影響到企業(yè)檔案的完整度，很多文件會出現遺失，甚至出現檔案斷帶的不良現象。檔案資料收集管理工作專業(yè)性較強，收集方式各有不同，因此對一些特殊部門的資料，采用由檔案管理人員協助資料的收集、整理、歸檔等日常工作，形成多渠道的檔案收集工作，確保檔案收集工作低成本、高效率，同時也能保證資料的完整性。

3.檔案管理人員的素質有待提高

一些個別單位或企業(yè)中的檔案管理人員對于自身的工作素養(yǎng)沒有更高的要求，單位或者企業(yè)中的檔案管理工作人員也經常性的發(fā)生變化，新的工作人員還要不斷地去適應這份工作，這對于檔案管理工作的深入發(fā)展具有一定的阻礙作用。

新時代背景下，對檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統的檔案管理形式已不能適應新時代的發(fā)展要求了。因而，檔案管理人員的業(yè)務水平也需及時提升，如今，新的科學技術層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯網信息技術的發(fā)展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業(yè)的內部網絡系統，會使得企業(yè)內部檔案泄露的風險大大增加，從而給企業(yè)帶來很大的安全隱患。

因而檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)對于檔案管理工作而言，都十分重要。在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網格技術的綜合型檔案管理人才。

三、新時代開展檔案管理工作的具體方法

1.重視檔案管理工作

新時代下，要更好地開展檔案管理工作，首先就要得到企業(yè)相關領導的支持與重視，這是檔案管理工作高效運轉的一個前提條件。領導者要充分認識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，積極著手檔案管理工作。

一方面，企業(yè)相關部門的領導，對檔案管理工作要高度重視，促進公文成功向檔案進行轉化。公文處理是文秘工作的重點，同時又是檔案資料的主要來源和基礎。因此，文秘工作與檔案管理工作的關系，可以說是相輔相成、密不可分的關系。嚴格規(guī)范公文的管理工作，使文秘工作與檔案管理工作有機地進行融合。對于檔案管理部門的文件資料管理工作，要加強控制，保證公司檔案的質量。同時盡可能避免出現重復建檔的現象，提高檔案管理工作的效率，也能保證文書工作的科學性與合理性。

另一方面，要完善檔案管理工作所需的基礎設備。上述講過，相關機構以及人員都得到了保障，還需要落實相關的硬件設施，也就是基礎的檔案設備。檔案部門首先要有獨立的辦公區(qū)域或場所，以此保障檔案管理人員能夠專心工作，檔案工作的質量也能得到保障。此外，還要購入一些配套的檔案設備，比如像計算機、復印及打印設備、粉碎機等，使得檔案管理工作能夠高效地開展。另外，檔案管理人員在工作中要注重細節(jié)，在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為保持這些文件之間的有機聯系，確保同一活動中形成的電子檔案管理的信息完整性，應盡可能將這些紙質文件作數字化處理，作為電子文件一并保存。

最后一個方面應該強化宣傳帶動。加大檔案工作的宣傳力度方面，提升工作效率，讓收集工作成為一種日常工作必須要做的事情，為檔案工作人員提供必須的條件，不再被動收集歸檔資料，使公司各部門樹立實時收集具有保存價值的電子、紙質文件材料的意識，如發(fā)現該存而未存的電子材料和紙質資料應主動向有關人員跟蹤索取。

2.加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業(yè)性和技術性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹的態(tài)度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環(huán)節(jié)的具體工作。進而確保各個環(huán)節(jié)都能做到精準，工作的質量有保證，便于后期企業(yè)對檔案資料的查閱和利用。

檔案管理人員要對工作具有責任心與敬業(yè)精神，對檔案要有一定的職業(yè)敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學習，可以身邊常備檔案業(yè)務相關書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業(yè)務水平和競爭力，更好地服務與檔案管理事業(yè)。

企業(yè)層面也要積極組織檔案工作者進行培訓和進修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學習，拓展知識層面，以提升其管理、服務的效率和業(yè)務水平，這對企業(yè)的長遠發(fā)展十分重要。建立相關的獎懲機制，讓員工能夠自覺接受學習，不斷學習相關的專業(yè)技術， 提升自己的業(yè)務能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內容、性質，明晰自己的職責。同時企業(yè)還可以制定出自己企業(yè)的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關部門明確工作職責，更好地進行檔案管理工作。

3.運用信息技術的同時，重視檔案信息資料的安全問題

當今時代是信息化的時代，互聯網技術、大數據技術廣泛應用于各行各業(yè)。企業(yè)的檔案管理工作也可以充分借助這些先進的技術，來實現自身的高效運轉。嘗試建立一個檔案管理系統，將無線網作為前提，智能化電子設備作為基礎，打造出一個安全、高效的平臺。同時，將檔案資料進行電子的備份，防止出現紙質檔案資料的丟失、損毀而造成不必要的損失。

新時代下，互聯網高速發(fā)達，檔案管理工作的安全問題不得不引起很多企業(yè)的重視。首先要建立起相關的檔案安全保障體系。著手完善防護系統，采用當下的先進技術，對計算機進行加密處理，防止感染病毒、木馬，遭受黑客攻擊。其次，還可以借助照片修復技術、電子信息恢復技術、音頻及視頻的處理技術等，將其運用與檔案管理工作中，使檔案管理的安全系數逐步提升。另外，通過將紙質檔案電子化，并建立企業(yè)檔案數據庫，不僅有利于企業(yè)檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找，還可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

4.重視公文材料的完整性，注重細節(jié)，從平時做起

在全新歷史時期，檔案管理工作已經發(fā)生了深刻的變化，并且取得了突出的成效。但是在檔案管理工作系統和管理結構當中依然存在著不少弊端，需要相關工作人員結合當前檔案管理的發(fā)展實際和科學技術的發(fā)展水平，對檔案管理制度做出適當的創(chuàng)新，進一步加快檔案管理水平的標準化和現代化進程。在實際的檔案管理工作開展過程中，應該加快構建檔案管理工作化標準體系，建立相應的管理機制。為了更好的迎合時代發(fā)展，還需要對檔案管理的內容做出進一步的豐富和完善，將檔案涉及到的音頻材料，視頻材料以及檔案所需要記錄的重大事件，重要人物等各種文獻信息全面收錄進去，通過利用完善的影像資料，能夠進一步完善檔案管理工作，同時還能夠實現檔案管理的創(chuàng)新，為社會大眾提供更加精確性，科學性完善性的檔案材料，彌補傳統檔案管理工作中的不足，保證檔案信息的全面性。另外，公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。公文本身的質量，決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打好基礎。檔案管理人員在歸檔初期，就要對公文中的材料進行仔細的檢查。如果發(fā)現存在未歸檔的附件，應及時進行催要。對于沒有按時交回的外來文件，也要不斷跟進并收回，防止文件在散落在個人手中出現遺失，從而保證公文材料的完整性。

5.強化檔案資源的開發(fā)利用

改革開放40多年以來，國家經濟體制發(fā)生了深刻的變化，并且不斷加強深化改革，中國特色社會主義市場經濟已經成為我國經濟的主要表現形式，在新時期要想提高檔案管理工作效率，實現檔案管理和市場之間的有效對接，就需要進一步增加檔案管理工作的服務性，要堅持以服務為出發(fā)點和落腳點，對檔案資源當中的有價值的信息進行深度的開發(fā)和挖掘，提高檔案資源的利用效率。新世紀以來，我國經濟發(fā)展取得了突出成就，社會大眾的思想認知和文化素養(yǎng)得到了進一步提升，社會大眾對檔案認知程度和理解程度比以往更加深刻，因此就需要我們充分利用檔案所蘊含的各種有價值的信息，做出進一步的研究和開發(fā)，提高檔案資源對社會的貢獻，以此來發(fā)揮檔案的文化創(chuàng)造能力。深化檔案資源的開發(fā)和利用，能為社會大眾提供更加專業(yè)化全面化的檔案信息，并且能夠滿足不同層次大眾的需求，從而更好的凸顯檔案的服務職能。

綜上所述，檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻。企業(yè)管理者要重視檔案管理工作，加強對檔案管理人員的培訓。與此同時，在運用信息技術的同時，也要注意檔案信息資料的安全問題。同時，應積極的思考在服務方式創(chuàng)新上的新方法新思維只有這樣，檔案管理工作才能最大程度地發(fā)揮其應有的價值，更好地服務與企業(yè)的發(fā)展。

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（作者單位：蘭州中川國際機場有限公司）