論醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設

文/山西省陽泉市緊急醫療救援中心 史明星

人事檔案是社會生活的縮影，有著重要的影響和作用。然而，隨著社會的發展和科技的進步，伴隨我國醫療改革的不斷推進，包含個人學歷、崗位調動、任職情況及用工形式等信息的人事管理難度日趨增加，操作愈加繁瑣，傳統的紙質人事檔案管理模式已逐漸不能滿足現代各類醫療衛生機構的長久發展。但是，值得關注的是，當今社會是“信息時代+科技時代”，構建信息數據網成為各行業改革的必備要件。為此，順應時代發展，建立信息化人事檔案管理系統，促進醫療機構改革創新及提高人事檔案管理效率。實踐證明，現如今提升服務質量尤為重要。

一、人事檔案管理及其信息化

（一）人事檔案管理。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是記載人生軌跡的重要依據。通過人事檔案，可以快速幫助組織全面了解一個人的個人信息，可將社會對個人被動控制轉變為個人的主動自我約束，使人們自覺遵守社會公德，維護社會秩序，以促進國家健康穩定的發展，即實現社會控制功能。人事檔案管理就是收集、保管、提供利用人事檔案的活動。作為預防、診斷、急救和治療疾病的重要場所，在特定的社會和經濟背景下，我國醫療衛生機構就人事檔案管理方面，形成了具有歷史烙印的發展管理模式。如，紙質管理模式對醫療衛生機構的發展發揮了重要作用。然而，由于社會治理及高校、企事業管理內容和要求的變化，隨著國家經濟不斷快速發展，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化。相應的，人事檔案傳統的存在形態、儲存介質以及管理方式等方面，都因保存完整度低、程序繁瑣、工作效率低下、材料內容的可靠性難以保證等原因，面臨著很大的沖擊和挑戰。

圖1 人事檔案信息化的主要內容

（二）人事檔案信息化。信息化是指發展以計算機為代表的智能化工具的新生產力，一般具備信息的獲取、傳遞、處理、再生、利用功能。與過去生產力中的生產工具不同，智能化生產工具是一個自上而下、有組織的信息網絡體系，其正在使人類社會發生極其深刻的變化。人事檔案信息化主要是指利用先進的計算機、網絡等技術，通過對紙質文件和電子文件的整理、保存、分析和利用，將職工個人身份、學歷、資歷及主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況轉化為數字化、網絡化的人事檔案信息。

綜合研究證明，人事檔案信息化有助于人事檔案的保存，也有助于數據庫的完整性，更有助于實現對人事檔案資源的高效利用，提升其價值。具體而言，人事檔案信息化主要內容有三個方面，如“圖1”所示。

二、醫療衛生機構人事檔案管理信息化的重要性

（一）醫療衛生機構人事檔案管理信息化是順應時代發展潮流的需要。2016年4月，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，要進一步加速檔案管理的信息化進程，更要創新目前實行的檔案信息化管理的固有模式，充分利用檔案資源的網絡化途徑，最終明顯提高以信息化管理為核心的檔案現代化管理水平。作為檔案的其中一個類別，人事檔案管理信息化是順應時代發展潮流的需要。

（二）醫療衛生機構人事檔案管理信息化是落實“以人為本”科學發展觀的需要。以人為本，是科學發展觀的核心。醫療衛生機構是預防、診斷、急救和治療疾病的重要場所，是落實“以人為本”社會發展核心理念的重要組成部分。從我國當前的醫療衛生服務體系來看，人事檔案管理盡管沒有直接參與到群眾健康服務中，但是作為救死扶傷及保障人民群眾生命健康的重要機構，對于醫療衛生服務質量有著十分明顯的影響。因此，在現階段的醫療衛生服務發展當中，理應將人事檔案材料通過信息化手段轉化為數字化的信息，建立人事檔案信息的共享平臺，以全面提高人事檔案管理信息化服務人民群眾生命健康的水平。

（三）醫療衛生機構人事檔案管理信息化是體現“人才戰略”發展目標的需要。人才是一種戰略資源，現代社會競爭的實質是人才和知識的競爭。“人才戰略”的核心是培養人、吸引人、使用人、發掘人。醫療衛生系統是高層次人才最為密集的社會組成之一，合理有效的人才流動速度有助于促進醫療衛生系統的發展。為此，通過現代化計算機及網絡途徑，更新人事檔案收集整理的方式，加快建設人事檔案的信息化工作，加強對數字化人事檔案的監督與檢測，才能促進對人才的合理調配，發揮出個人在醫、護等領域的優勢和長處，使得健康和醫療衛生服務達到最佳的質量水平。

三、醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設的途徑

人事檔案管理信息化具有有利于減少人力管理成本，有利于人事檔案管理的規范化、科學化，有利于增加信息的安全性，有利于人力資源的優化配置等眾多優勢。目前，隨著我國醫療改革的不斷推進，積極引入信息化管理方法和手段，提高醫療衛生機構人事檔案管理的整體水平，已迫在眉睫。具體途徑如下：

（一）更新人事檔案管理理念。醫療衛生事業的發展需要醫學人才隊伍建設，醫療事業單位的發展又與人事檔案管理水平息息相關。為此，在信息化及科技化迅速發展的今天，應樹立人事檔案管理凝聚資源的正確意識，更新人事檔案管理理念，將人事檔案信息化建設工作作為機構建設的重要工作內容，以形成人才信息智庫的新型管理觀念，為人事檔案管理信息化建設奠定堅實基礎。

（二）開發人事檔案管理系統和平臺。隨著社會經濟及科技的快速發展，不僅要更新人事檔案管理理念，還要有一整套信息化建設的硬件、軟件及相關的配套設施。首先，為了保障建設，要合理使用資金，將資金完全用于建設人事檔案管理系統和平臺開發。其次，信息化建設的實現必須要借助于各種硬件設備，因此，醫療機構必須要購進先進的設備。最后，為了發揮管理平臺的實際作用，要招聘一些專業的技術維護人員，開發管理平臺，以支持信息化進程。

（三）建立獨具特色的信息數據庫。現階段各個醫療衛生機構不是獨立工作的，為保障“以人為本”的發展理念，有些信息必須要和其他機構共享。為此，為了實現信息化管理，為了更好地通過人事檔案管理信息化建設促進發展，還需要結合醫療衛生機構各自的人事檔案管理部門，開發有自己特色的數據庫系統，收集員工的信息。同時，為了保證檔案信息的正確性，要有依據地修改。另外，由于醫療衛生機構涉及多個角色之間的關系和關聯，可以利用計算機、相機和掃描儀等現代化設備，將紙質的原始資料轉化為PDF和JPG格式的圖片文件進行存儲，以保證信息的完整性、正確性，從而提升檔案資料價值。

（四）完善相關檔案管理的規章制度。為了提升規范化水平，為各項工作的開展提供可靠的保障，必須要結合各醫療衛生機構的具體情況，加快實現對人事檔案管理制度的健全與完善。如，制定身份驗證制度，并安排專門的工作人員，加強對數據庫的管理及信息保護力度；制定統一標準，規范操作流程，同時定期培訓，提升人事檔案管理人員的素質能力；制定局域網使用權和管理權相關規定，避免信息丟失等問題發生。

四、結語

人事檔案制度是人才信息最重要和最具法律效力的載體，是我國人事管理制度中的一項最為重要而有效的手段。目前，隨著信息安全意識的提高和信息化進程的加快，信息化是醫療衛生機構人事檔案管理的重要方向。因此，今后在我國醫療衛生服務機構的人事檔案工作當中，需要利用信息化處理業務并進行人員管理，實現信息共享，提高人事檔案管理效率的同時，促進我國醫療衛生服務質量的提升，促進醫療衛生機構的健康、高效發展。