司法行政工作中數(shù)字化檔案管理的運用分析

李洪波

摘 要：檔案管理在司法行政管理體系中占據(jù)了重要的地位，做好檔案管理工作具有獨特的價值。隨著互聯(lián)網的不斷普及和深入，人類社會已經進入了數(shù)字化時代。對于司法行政工作中的檔案管理工作而言，數(shù)字化時代背景下不僅具有較大的挑戰(zhàn)，同時也是機遇。需要充分利用現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的重要功能，建立完善的檔案管理機制。隨著社會經濟的發(fā)展，我國的司法檔案管理中出現(xiàn)了很多與現(xiàn)代化發(fā)展不相適應的問題，阻礙了司法檔案價值和作用的發(fā)揮，本文針對司法行政工作中數(shù)字化檔案管理的運用進行了深入地探討。

關鍵詞：司法行政;數(shù)字化;檔案管理

我國社會經濟的發(fā)展推動了科學技術的進步，尤其是現(xiàn)代信息技術的發(fā)展使得該技術的使用門檻有效降低，在很多行業(yè)中實現(xiàn)了深入地應用。信息技術在各行業(yè)以及人們生活中的應用改變了很多傳統(tǒng)的管理方式。司法行政中的檔案管理工作也面臨著信息技術的沖擊，原有的管理模式在數(shù)字化時代已經不能夠有效地發(fā)揮其作用了，急需構建適應現(xiàn)代社會發(fā)展需要的管理機制，這一點直接關系到司法檔案管理工作的健康與可持續(xù)發(fā)展。司法檔案管理工作具有重要的價值，各個相關主體都應該強化自身的責任意識，加強對檔案管理創(chuàng)新的認識，積極探索檔案管理的創(chuàng)新途徑。數(shù)字化時代信息產生速度在不斷地提升，信息的數(shù)量也在不斷擴大，創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理水平，加快檔案管理機制的現(xiàn)代化建設也是數(shù)字化時代發(fā)展的要求。司法行政中的數(shù)字化檔案管理已經成為了一個不可阻擋的重要趨勢，運用數(shù)字化管理有利于促進司法行政工作質量的提升。

一、司法檔案的特征

司法檔案的內容復雜多樣，其中包含了文字、圖片、音頻以及視頻等多種形式，這些資料的綜合構成了我們的司法檔案，其內容的多樣性和復雜性也增加了司法檔案管理的難度，為司法檔案管理提出了更高的要求。司法檔案管理工作的效率和質量直接關系到司法行政工作的效率和質量，因此需要加強重視，避免由于檔案管理工作的問題制約司法行政工作開展。隨著社會不斷發(fā)展，司法檔案與很多領域都有著密切的聯(lián)系，需要進一步加強對司法檔案管理工作的重視。我國的司法檔案管理在多年的改革中，內部的變革更加深入，當前的司法檔案管理工作需要著重考慮如何在當前的形勢下提升檔案管理的質量。在司法檔案中，訴訟文書和影像資料等都是其重要的組成內容，這些資料都是司法機關在司法活動中直接形成的，按照相關的規(guī)定進行整理歸納后形成的檔案。司法檔案具有嚴肅性、原始性和專業(yè)性三個重要的特點，與一般檔案不同，司法檔案與當事人以及事件有著最為直接和密切的聯(lián)系，所以司法檔案具有嚴肅性，象征著法律公平正義。大部分的司法檔案都是通過手抄形成的，是對案件最原始的記錄，直接呈現(xiàn)出來的，對案件細節(jié)等各方面的記錄都是非常真實的，因此具有原始性和專業(yè)性的特點。同時，檔案如果涉及到一些人的隱私，則司法機關會對隱私進行保護，與案件無關的人員是無法進行查看的，這也體現(xiàn)出了司法檔案的保密性。司法檔案的這些特點體現(xiàn)出了檔案管理的重要性，一旦司法檔案被破壞或者丟失就會造成較大的損失，對司法行政工作的開展造成不良影響。

二、將司法檔案進行數(shù)字化的意義

司法檔案長期以來都是紙質檔案，直到今天還是有很多地方的司法檔案是紙質檔案，無論是進行檢索還是整理檔案，都需要耗費大量的時間和精力，具有較大的難度，維護和保管都十分不方便。在進行檔案的備份以及存儲上成本也比較高，并且紙質檔案容易受到破壞或者丟失，造成許多必要的問題出現(xiàn)，對社會經濟的發(fā)展極為不利。隨著計算機網絡和信息技術的不斷發(fā)展，紙質檔案逐漸朝著電子檔案發(fā)展，電子檔案具有更加方便快捷的特點，更加適合當今時代的發(fā)展需求。通過對紙質檔案進行掃描，將紙質檔案轉換為電子檔案，直接存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，方便快捷，省時省力，具有更加高效地管理優(yōu)勢。

通過數(shù)字化的檔案管理，有利于將資料及時地進行歸檔，方便利用，提高資料的利用率。數(shù)字化檔案更加真實可靠，對案件的反映也更加真實。用戶查詢資料更加便捷，只需要讓辦公人員動動手指就能夠完成資料的查詢工作，實現(xiàn)對當前事情的全面連接，數(shù)字化檔案突破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，實現(xiàn)了司法檔案的時空流動，將文件實體變成了信息化管理，提升了司法檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案都是文件實體，這些紙質資料在使用的時候難以查找，保存到檔案室以后難以儲存和維護，當事人想要使用比較麻煩。通過數(shù)字化的管理可以有效地幫助使用者快速搜集到想要的信息，打破了時間和空間的限制，提高了檔案資料的使用效率，能夠更大程度的發(fā)揮檔案資料的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式能夠滿足社會經濟發(fā)展的需要，但是隨著社會經濟發(fā)展變化，檔案資料的類型和數(shù)量越來越多，逐漸增加了檔案資料管理人員的負擔，導致檔案資料的管理效率低下，不能夠按時按質的完成管理工作。數(shù)字化檔案管理模式改變了傳統(tǒng)管理方式，將實體文件轉變?yōu)閿?shù)字化信息，大大節(jié)約了管理成本，節(jié)省了占地空間等，提升了檔案管理的經濟效益。

三、在行政工作中如何合理地運用數(shù)字化檔案管理

（一）數(shù)字化管理制度要完善。

數(shù)字換管理制度是對司法檔案數(shù)字化管理的重要保障，只有不斷完善管理制度，才能夠促進檔案管理工作安全有序的開展。當前形勢下，我們需要對網絡安全管理制度、歸檔制度以及數(shù)字檔案鑒定制度進行完善，保障數(shù)字化管理的安全。司法檔案不僅具有很高的史料價值，還有一定的司法參考價值，這些特殊的意義都使得司法檔案管理工作要加強保密，提升檔案管理的安全性。在采用數(shù)字化進行檔案管理的時候，需要對檔案管理的保密工作加以重視，不能夠掉以輕心，以免泄露相關機密。尤其是在司法行政工作中，保密性更強，更加需要注重保密工作，一旦出現(xiàn)秘密泄露，相關的責任人也會被問責。司法行政檔案的特殊性和重要性不言而喻，在進行電子歸檔的時候要確保電子檔案的安全可靠，指派專人對電子歸檔進行監(jiān)督核查，加強電子文檔的保管和維護工作，不能夠出現(xiàn)任何的差錯。加強安全防護措施建設，防止電子檔案遭受到不法分子的攻擊和破壞。

（二）建立案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)。

為了提高司法行政人員的管理效率，工作人員應當建立完善的案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)，為工作人員的工作提供更加便利的條件，節(jié)約司法行政人員的案件信息查詢的時間，降低司法檔案管理中的工作成本，不斷發(fā)揮自身的優(yōu)勢，提升司法行政工作質量。構建標準的司法機關信息數(shù)據(jù)庫對于司法行政工作人員來說具有重要意義，也是每個工作人員應當著重思考的問題，只有對案件中的信息數(shù)據(jù)進行科學而又安全的管理，才能夠為案件信息的查詢提供條件。構建標準的案件管理系統(tǒng)還有利于提升案件信息的公開性和透明性，保證司法行政工作人員的行為受到人民的監(jiān)督。隨著數(shù)字化管理的不斷推進，信息查詢和辦理變得更加方便快捷了，當事人只需要提供相關的個人信息就能夠進行準確而快速的查找，在計算機中進行快速的查閱。并且查閱的時候只需要通過一兩個信息就能夠快速查找出自己想要的各種信息，調閱案件的速度非常快，也十分準確，提高了辦事的效率，保障工作的人員的工作質量。傳統(tǒng)的司法檔案查詢需要當事人人工進行翻閱，不僅效率低而且容易出現(xiàn)差錯，不能夠適應當今現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求。因此，數(shù)字化管理在司法檔案管理中具有十分重要的作用，具有不可忽視的作用。

另外，提升管理人員的數(shù)字化水平也很重要。司法檔案管理工作最重要的就是管理人員的素質和專業(yè)化水平，應當著重打造一支具有高素質的專業(yè)化人才管理隊伍，提高管理人員的數(shù)字化水平。

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的司法檔案管理模式已經無法適應當前司法行政工作的需要，應當積極采用數(shù)字化技術進行司法檔案管理，促進行政工作人員工作質量的提升。在進行數(shù)字化檔案管理模式的時候，要注重加強網絡安全維護工作，保障檔案管理的安全性，不斷完善數(shù)字化檔案管理制度，建立案件管理系統(tǒng)，以及信息查詢子系統(tǒng)，為工作人員查詢案件信息提供便利，不斷加強在職管理人員的數(shù)字化管理技術培訓，提高管理人員的數(shù)字化水平，促進司法檔案價值的實現(xiàn)。

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