技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理初探

吳啟瑞

摘 要：近年來(lái)技工學(xué)校學(xué)生相關(guān)資料與信息越來(lái)越多，對(duì)學(xué)籍檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求，而傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理理念與方式已經(jīng)落后，難以滿(mǎn)足實(shí)際工作需要，因此，提升學(xué)籍檔案信息化管理水平具有重要意義。本文首先簡(jiǎn)述學(xué)籍檔案信息化管理的必要性，然后分析了學(xué)籍檔案信息化管理中的實(shí)際問(wèn)題，最后提出了提升學(xué)籍檔案信息化管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)校 學(xué)籍檔案管理 信息化

技工學(xué)校學(xué)籍檔案如實(shí)記載了招生錄取、教學(xué)科研、學(xué)籍管理和畢業(yè)就業(yè)等信息，并通過(guò)文字、圖像和聲像等保存下來(lái)，能夠?yàn)閷W(xué)生就業(yè)和用人單位選拔、任用、考核提供可靠依據(jù)。學(xué)籍檔案是技工學(xué)校學(xué)生畢業(yè)后的重要憑證之一，其作用是無(wú)法取代的。這就要求技工學(xué)校充分掌握學(xué)籍檔案特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)合理管理，加快信息化建設(shè)步伐，真正發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用。

一、學(xué)籍檔案信息化管理的必要性

（一）減少浪費(fèi)，提升學(xué)籍檔案信息存儲(chǔ)量和管理效率

一是在技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理中采取信息化手段，如電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)，能夠提升管理效率，為學(xué)校相關(guān)工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好條件。在學(xué)籍檔案管理中合理運(yùn)用各種現(xiàn)代技術(shù)手段，不僅可以讓管理工作效率得到提升，也能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的快速查詢(xún)與利用，保證了學(xué)籍檔案的完整性與真實(shí)性。同時(shí)也能節(jié)約大量管理費(fèi)用，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案減小了占地空間，有利于最大限度地發(fā)揮出學(xué)籍檔案的作用。

二是可以在技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理中采取信息化手段。一方面，這樣利于將大量紙質(zhì)、實(shí)物、圖片等檔案電子化，增加了信息存儲(chǔ)密度，技工學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)量顯著提升。另一方面，還可以增強(qiáng)學(xué)籍檔案歸檔的準(zhǔn)確性。隨著技工學(xué)校教學(xué)改革的深入，以及學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)籍檔案的類(lèi)型、內(nèi)容都發(fā)生了深刻變化。構(gòu)建技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)歸檔、保存、查詢(xún)、利用的信息化和自動(dòng)化，增強(qiáng)技工學(xué)校檔案收集、分類(lèi)、立卷、編目工作的準(zhǔn)確性，有利于技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息的挖掘利用。技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理對(duì)教學(xué)、管理和就業(yè)具有重要的指導(dǎo)意義，利用信息技術(shù)管理紙質(zhì)、圖片等傳統(tǒng)檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息資源查詢(xún)利用的自動(dòng)化，對(duì)檔案信息資源共享和利用具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理局限性問(wèn)題

學(xué)籍檔案是技工學(xué)校學(xué)生升學(xué)、就業(yè)和教學(xué)成果展示的關(guān)鍵載體之一，通過(guò)提升學(xué)籍檔案信息化管理水平，有利于真正發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，達(dá)到信息資源共享的目的。通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用到技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中，建立專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將各個(gè)階段與部門(mén)管理的學(xué)籍檔案進(jìn)行整合，可以為今后的查詢(xún)與利用提供便利，解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理局限性問(wèn)題。在實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化以后，不管是技工學(xué)校管理人員還是全體教職工，都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的在線查詢(xún)，讓教學(xué)質(zhì)量的評(píng)估有了可靠依據(jù)。

（三）保證了學(xué)籍檔案的完整性

以前，技工學(xué)校在學(xué)籍檔案建檔、移交等方面，會(huì)投入大量人力，開(kāi)展紙質(zhì)材料收集與匯總工作，通過(guò)各部門(mén)審核、簽字與蓋章后，由學(xué)籍管理部門(mén)統(tǒng)一保管與利用。這樣需要很長(zhǎng)的時(shí)間才能完成全部工作，由于是人工進(jìn)行處理，容易在學(xué)籍檔案整理與移交中出現(xiàn)差錯(cuò)，給學(xué)籍檔案真實(shí)性與完整性帶來(lái)了不利影響。但是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化管理以后，能夠利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速收集、整理學(xué)籍檔案，實(shí)現(xiàn)永久保存與利用的目的，讓技工學(xué)校學(xué)生信息變得更加完整。

二、學(xué)籍檔案信息化管理中的實(shí)際問(wèn)題

（一）重視程度不足，管理分散

由于學(xué)籍檔案作用發(fā)揮有著潛在性、滯后性等特征，學(xué)籍檔案管理投入與成效無(wú)法同時(shí)顯現(xiàn)，一些技工學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，忽視了加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的重要性。時(shí)間一久，學(xué)籍檔案辦公設(shè)備老舊，不能及時(shí)更新，在人員配置、場(chǎng)館面積和經(jīng)費(fèi)投入上也難以滿(mǎn)足實(shí)際需求。此外，一些技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，對(duì)學(xué)籍檔案工作缺乏足夠的支持與重視，這些都影響著學(xué)籍檔案信息化管理水平的提升。

（二）檔案信息化管理制度不完善

由于技工學(xué)校未建立起完善的檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息化管理工作難以順利開(kāi)展。很多技工學(xué)校未結(jié)合實(shí)際情況，沒(méi)有將《檔案法》中相關(guān)規(guī)定落到實(shí)處，導(dǎo)致檔案管理制度不健全，也缺乏相應(yīng)的信息化操作標(biāo)準(zhǔn)。技工學(xué)校制定檔案管理制度時(shí)，沒(méi)有深入實(shí)際開(kāi)展調(diào)研工作，在檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等方面也不完善，未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化，不能達(dá)到約束檔案管理人員行為的目的。檔案管理人員也未嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，職責(zé)履行不到位，各項(xiàng)規(guī)章制度不夠權(quán)威，其操作性也受到影響，難以提升學(xué)籍檔案信息化管理水平。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待加強(qiáng)

當(dāng)前一些技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)速度很慢，檔案信息服務(wù)能力不強(qiáng)，共享性也長(zhǎng)時(shí)間得不到提升。第一，技工學(xué)校在學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)橛兄S意性與分散性的特點(diǎn)，所以給實(shí)際工作帶來(lái)了不利影響。同時(shí)，在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)過(guò)程中未進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，各職能部門(mén)間協(xié)調(diào)不到位，存在多頭管理、各自為政的問(wèn)題，不利于學(xué)籍檔案管理信息化水平的提升。第二，學(xué)籍檔案比較復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，技工學(xué)校各部門(mén)獨(dú)立展開(kāi)工作，沒(méi)有將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式統(tǒng)一起來(lái)，通用性不強(qiáng)。第三，應(yīng)用技術(shù)系統(tǒng)更新速度快，標(biāo)準(zhǔn)變化較大，也給學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了阻礙。

（四）投入不足，信息化建設(shè)緩慢

隨著一些技工學(xué)校招生規(guī)模的逐步擴(kuò)大，在學(xué)籍檔案管理上投入的人均資金就顯得不足，檔案管理部門(mén)在協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系、應(yīng)用統(tǒng)一管理平臺(tái)等方面還未做到位，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理非常被動(dòng)，也不能實(shí)現(xiàn)前端控制的目標(biāo)，給學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了不利影響。一些技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)思想上的忽視，導(dǎo)致這方面投入較少，不能及時(shí)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印件、打印機(jī)和除濕柜等設(shè)備。

（五）人員配備不足，素質(zhì)不高

技工學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)椴蛔⒅厝瞬沤ㄔO(shè)，導(dǎo)致很多檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能不扎實(shí)、掌握的檔案管理知識(shí)較少，不能熟練操作與應(yīng)用各種現(xiàn)代化設(shè)備。學(xué)籍檔案信息化管理工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的要求很高。但是當(dāng)前技工學(xué)校檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，未根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求積極進(jìn)行自我提升，導(dǎo)致學(xué)籍檔案在收集、整理、存儲(chǔ)、查詢(xún)和利用等方面信息化水平不高，也經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，使技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)受到了阻礙，不僅學(xué)籍檔案管理效率難以提升，也增加了后續(xù)開(kāi)發(fā)難度，不能為學(xué)校學(xué)生管理工作提供有效的參考。

（六）建立新時(shí)期技工學(xué)校學(xué)籍檔案共享體系

新時(shí)期技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化發(fā)展目標(biāo)應(yīng)緊扣國(guó)家信息化建設(shè)這一重大戰(zhàn)略機(jī)遇，圍繞技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息資源庫(kù)建設(shè)這一中心任務(wù)，突出做好“存量館藏檔案數(shù)字化”和“增量檔案電子化”工作重點(diǎn)，努力構(gòu)建涵蓋檔案信息資源、檔案信息服務(wù)和檔案信息安全保障體系化建設(shè)，全面引入現(xiàn)代信息技術(shù)在技工學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化水平。此外，要注重理論、制度、技術(shù)的創(chuàng)新、升級(jí)，逐步建立起符合新時(shí)期我國(guó)技工教育事業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的學(xué)籍檔案信息資源共享體系，全面推動(dòng)技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息資源師生、企業(yè)、社會(huì)等不同主體之間的共享。

三、提升學(xué)籍檔案信息化管理水平的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視

技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，是學(xué)籍檔案信息化管理開(kāi)展的有效保證。做好學(xué)籍檔案管理信息化，關(guān)系到學(xué)校信息化管理水平，關(guān)系到技工行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展與社會(huì)技能型人才培養(yǎng)的走向，這就需要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，以營(yíng)造良好的管理環(huán)境和氛圍。

（二）完善學(xué)籍檔案信息化管理制度

技工學(xué)校要根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，從學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，采用完善的檔案管理制度，讓學(xué)籍檔案管理能夠更加規(guī)范、科學(xué)地開(kāi)展。在學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)不斷進(jìn)行細(xì)化，除了要明確責(zé)、權(quán)等以外，還要在具體部門(mén)與人員上落實(shí)責(zé)任與權(quán)利，并要有相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息化管理操作規(guī)程與指導(dǎo)。這樣，技工學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理才能有章可循，尤其是進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作時(shí)，應(yīng)該加大用戶(hù)賬號(hào)的管理力度，將保密工作做到位。每位檔案管理人員應(yīng)該有專(zhuān)門(mén)的賬號(hào)與密碼，禁止交換使用，也不應(yīng)隨意使用其他可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。

（三）增加投入，完善配套設(shè)施

近年來(lái)技工學(xué)校建設(shè)與發(fā)展速度很快，特別是在實(shí)施擴(kuò)招政策以后，每年招生數(shù)量日益增長(zhǎng)，這也對(duì)技工學(xué)校辦學(xué)承載能力有了更高的要求，同時(shí)也加大了學(xué)籍檔案管理的難度。 這時(shí)，以往手工操作模式顯得非常落后，與學(xué)籍檔案信息化管理要求不符。這需要技工學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的意義有足夠的認(rèn)識(shí)，從實(shí)際發(fā)展出發(fā)，科學(xué)合理地進(jìn)行規(guī)劃與調(diào)整，在資金上增加投入，將先進(jìn)技術(shù)設(shè)備配置齊全，讓學(xué)籍檔案信息化管理具備良好條件。技工院校也要重視學(xué)籍檔案管理軟件建設(shè)，與企業(yè)加大合作力度，在功能配置上進(jìn)行延展，不斷提升一體化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。同時(shí)要賦予相關(guān)職能部門(mén)一定的權(quán)利，對(duì)數(shù)據(jù)信息資源共享共建，實(shí)現(xiàn)對(duì)全文的存儲(chǔ)與檢索。

（四）注重學(xué)籍信息資源建設(shè)

在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中要以學(xué)籍信息為主，技工學(xué)校根據(jù)學(xué)籍檔案形成的各個(gè)時(shí)期情況，采取“存量數(shù)字化，增量電子化”模式，加快學(xué)籍信息資源建設(shè)步伐。第一，對(duì)于以往的學(xué)籍檔案來(lái)說(shuō)，要形成涵蓋學(xué)號(hào)、姓名、性別、學(xué)校、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)與畢業(yè)時(shí)間等信息的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，還要在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)錄入信息，與成績(jī)、課程等數(shù)據(jù)庫(kù)形成關(guān)聯(lián)。此外，還要對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案開(kāi)展數(shù)字化掃描工作，將學(xué)號(hào)、姓名等和學(xué)籍目錄數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)，這樣除了有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的快速檢索以外，還可以將所有學(xué)籍信息內(nèi)容展示出來(lái)。第二，對(duì)于存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)，要在各系統(tǒng)建成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，達(dá)到共享數(shù)據(jù)的目的，在學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)內(nèi)直接導(dǎo)入各個(gè)學(xué)籍信息，防止出現(xiàn)二次錄入的現(xiàn)象。

（五）加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息安全管理

技工學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理過(guò)程中，受到人為因素與技術(shù)因素等影響，容易出現(xiàn)安全問(wèn)題。為了提升學(xué)籍檔案管理的安全性，應(yīng)該從內(nèi)因與外因上做好防范工作。在內(nèi)因上需要檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范操作，具備較強(qiáng)的檔案保密意識(shí)與安全意識(shí)，避免將學(xué)籍信息隨意發(fā)布在檔案網(wǎng)站上，且對(duì)已發(fā)布的信息需要嚴(yán)格審查與管理，避免發(fā)生泄密的問(wèn)題。對(duì)光盤(pán)、硬盤(pán)和磁盤(pán)等學(xué)籍檔案信息存儲(chǔ)載體，應(yīng)該保證其性能較好、質(zhì)量較高，同時(shí)根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)要求做好維護(hù)工作，加強(qiáng)對(duì)溫度、濕度的控制，避免人為原因讓介質(zhì)出現(xiàn)損壞。在外因上應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與破壞程序等，通過(guò)對(duì)訪問(wèn)控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)和入侵檢測(cè)等手段的運(yùn)用，做好學(xué)籍信息安全防范與保護(hù)工作。

（六）培養(yǎng)更多信息化專(zhuān)業(yè)人才

技工學(xué)校要想提升學(xué)籍檔案信息化管理水平，需要有一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的隊(duì)伍。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等過(guò)程中，學(xué)籍檔案管理也遇到了很多挑戰(zhàn)。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該掌握豐富的檔案管理知識(shí)，懂得先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的操作方法等。第一，技工學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者與決策者應(yīng)關(guān)注人才隊(duì)伍建設(shè)，采取教育、培訓(xùn)和交流等方式，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力。第二，技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該保持高度責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)到自身責(zé)任，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)，不斷在知識(shí)體系上進(jìn)行完善。第三，做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育工作，促使其更快學(xué)習(xí)與掌握新知識(shí)和新技能，注重在知識(shí)面上進(jìn)行拓展，這樣才能更好地做好學(xué)籍檔案信息化管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)籍檔案完整、真實(shí)地記錄了技工學(xué)校學(xué)生在校期間各項(xiàng)活動(dòng)的情況，對(duì)學(xué)生今后的學(xué)習(xí)與工作有著至關(guān)重要的影響，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視，應(yīng)加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)速度。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域也逐步實(shí)現(xiàn)了信息化，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理中，可以提升其管理水平，確保學(xué)籍檔案價(jià)值真正得到體現(xiàn)。對(duì)此，技工學(xué)校應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，解決學(xué)籍檔案信息化管理中的問(wèn)題，為學(xué)籍檔案查詢(xún)與利用創(chuàng)造更加有利條件。

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（作者單位：忻州市高級(jí)技工學(xué)校）