論外包環境下的圖書加工質量控制策略

褚倩倩

摘?要：文章闡述了我國圖書館編目業務外包的意義和現狀，指出了編目外包書目質量和物理加工易出現的問題，提出了制定中文圖書著錄質量規范文件、建立中文圖書編目工作質量監控機制、簽訂書目質量協議等圖書加工質量控制策略，旨在為相關研究提供參考。

中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）09-0118-03

關鍵詞：外包;編目;加工;質量控制

1?圖書館編目業務外包的意義

1.1?編目外包可以滿足讀者的信息需求

近年來，政府不斷增加對圖書館的經費投入。在此背景下，各種類型圖書館的購書經費都有不同程度的增長，新進圖書不斷增多。相比不斷增多的圖書，圖書館編目人員則明顯不足，短時間內很難快速完成大批量圖書的加工工作，影響了圖書的及時流通，讀者的信息需求得不到滿足。因此，圖書館需要將編目業務外包出去，借助外包人員的力量完成每年度采購圖書的加工工作，滿足讀者的文獻信息需求。

1.2?編目外包是資源共享的結果

1901年，美國212所圖書館從國會圖書館購買了卡片目錄，這是編目業務外包的起源。20世紀50年代末期，美國已經出現了商業性編目和圖書加工服務外包商。20世紀70年代以后，編目工作開始從手工編目逐漸向計算機編目方向發展，并越來越標準化、規范化。20世紀80年代，歐美和日本等國的圖書館開始逐步采用編目外包的策略。隨著網絡技術的發展，國外出現了聯機計算機圖書館中心即OCLC，為數以千計的圖書館提供文獻信息服務。在我國，一系列書目數據公共服務體系紛紛建立，其中包括CALIS、JALIS、國圖、上圖等。在此背景下，我國圖書館編目業務外包自20世紀90年代開始應勢而生[1]。

2?我國圖書館編目外包的現狀

現階段，我國圖書館編目外包主要由圖書館中標商免費提供。圖書館每年在政府采購網通過公開招標確定圖書供貨商，由中標商免費完成圖書的物理加工和數據加工。中標商請數據加工服務公司的人員加工圖書，能夠提高加工效率，彌補采編人員少的不足，使圖書能盡快投入流通，供讀者使用。目前，我國很多圖書館都實施了不同程度的圖書編目業務外包。

2.1?編目外包的模式

從實踐來看，目前的編目外包可以分為兩種模式，一種是數據加工人員在館外加工，另一種是到館加工。數據加工人員在館外加工時，采編人員需要將館藏種次號抽取出來，提供給數據外包人員加索取號。數據加工人員加工注冊完圖書后，圖書到館要求開包能直接上架。這種模式的缺點是圖書館采編工作人員看不到實書，有些異型書或外觀有瑕疵的書不能被及時發現并退貨。到館加工指的是中標商派數據加工人員到館內進行數據加工和物理加工。圖書加工要求在每冊圖書中安裝超高頻圖書自助借還機專用芯片、貼條碼（條碼覆膜）、蓋館藏章（一書兩章）、貼書標（書標覆膜）、配編目數據等全加工服務。到館加工模式的優點在于采編人員可以看到實書，對于不符合館藏建設需要的圖書可以抽出，在沒有蓋館藏章的前提下可以協調退貨。數據加工人員在圖書館人員的全程監督下進行編目，既能提升書目數據質量也能提高加工效率。在編目過程中，雙方對審核出的問題可以面對面反饋和溝通交流，錯誤數據可以即時得到修改，這種模式相比異地加工模式更為便捷、高效、及時。由于上述原因，目前大部分圖書館都采用到館全加工模式。但是，有時因特殊需要采買的少量圖書仍然由采編人員進行物理加工和編目。

2.2?編目外包的優缺點

實行編目外包有顯而易見的優點：首先有利于采編人員提升工作質量，更好地做好讀者服務工作。相比普通館員，圖書館采編人員接觸到的核心業務知識更廣泛，具備較高的業務能力。由于圖書館的事業編制屬性，引進人才較困難，圖書館工作人員不足。采編人員不僅要完成圖書的采購、編目、加工等工作，還要負責圖書館的其他工作，如舉辦各種活動、圖書剔舊以及地方文獻、古籍等。隨著圖書館購書經費增多，圖書館每年都要購買大量紙質圖書，采編人員的勞動強度和工作壓力進一步加大，而圖書編目外包將圖書館采編人員從繁重的手工勞動中解放出來，采編人員只需審核書目記錄，對日常的圖書加工工作進行總體把控和監督即可。其次可以減少著錄時間，提高文獻上架效率。目前，數據加工人員加工圖書已經不再原編數據，都是進行數據套錄。因此，相較傳統手工編目、分類，快速發展建立的計算機聯機編目工作效率提升更快，大大縮短了圖書的上架時間，批量數據外包解決了圖書的時滯性問題。編目外包的缺點是由于數據人員有時過于追求速度，數據質量、物理加工存在一定的問題。

3?外包環境下書目質量及物理加工常見問題

3.1?達不到本館分類細則要求

在圖書到館加工之前，采編人員會提前與數據加工人員就圖書加工事宜提出一些具體要求，主要包括多版本圖書如何取索取號、叢書如何取索取號等。雖然在加工前進行了溝通，但由于加工人員有時身兼不止一家單位的圖書加工工作，他們一天內必須完成成百上千條書目記錄，從而忽視了質量;有的忽略了館藏查重，致使相同的圖書取了不同的索取號，或者該加的版本號沒有加;有的加區分號不一致，同一種書有的加區分號，有的不加，導致館藏同一種書放在不同的地方，不利于讀者使用;有的直接給出錯誤分類，忽略了圖書館的分類細則[2]。

3.2?字段著錄不規范

外包人員著錄圖書時，有的記錄字段著錄不全，該有的信息沒有，如：有的記錄沒有著錄作者，導致讀者在系統中按作者檢索不到此書;有的記錄沒有著錄分卷冊次或分卷冊名，致使各卷書的書目記錄都一樣，無法進行區分;有的多卷書整套著錄時，沒有用阿拉伯數字表示卷冊數。還有的外包人員在套錄書目數據時，有些不是圖書館需要的字段沒有按照要求進行批刪除。

3.3?叢書、多卷書的題名、價格著錄錯誤，著錄原則不一致

外包人員在著錄叢書時，有時會把題名的位置錄錯，叢書名根據不同情況可以采用綜合著錄或分散著錄的方式，著錄在200字段的正題名或者是225字段的正叢書名，不能著錄在200字段的其他題名。著錄叢書時，外包人員有時還會遺漏著錄225字段的指示符，導致有的叢書檢索不到。在著錄多卷書時，外包人員經常出現的錯誤是把套價做成冊價，導致財產賬對不上。還有一種常見的情況是數據庫中多卷書、叢書的著錄原則不一致，有的叢書一部分書采取了集中著錄的方式，另一部分書在著錄時沒有用叢書名檢索，而是采取了分散著錄的方式，導致同一套書被放在了不同的書架上，不利于讀者的查找。

3.4?原編數據不規范

書商的數據基本上是從CALIS套錄，當搜索不到可以套錄的數據需要進行原編時，編目員只對基本的題名、責任者、出版社、ISBN號等外部特征進行簡單輸入，又由于缺乏分類、主題知識，因此過于依賴在版編目數據，而現行的圖書在版編目數據主題標引和分類標引存在不少的問題。因此，外包人員如果不仔細核對、查證，在版編目出現的一些問題也經常會出現在外包商提交的數據中。

3.5?套錄數據錯誤

在計算機編目階段，外包人員一般直接套用CALLS書目數據，有的書題名相同，而出版日期及價格不同，加工人員在套錄數據時有時為了追求速度，對要套錄的數據和所要編目的圖書沒有仔細核對相關信息，導致套錄的數據錯誤。

3.6?物理加工常見錯誤

書目加工是一項特別要求細心和耐心的工作，加工人員如果不具備認真、嚴謹的工作態度是很容易出錯的。在物理加工方面常見的錯誤有：有的外包人員條碼號貼錯，這本書的條碼貼到另一本書上;有的外包人員甚至出現書標貼錯位的情況，導致十幾本書索取號連環出錯，給圖書館的采編、流通工作帶來困擾;在注冊自動借還芯片時，有的外包人員人手不夠，臨時招募小時工進行圖書注冊，導致有的圖書沒有注冊成功或有的芯片標明作廢而沒有注意到標記，導致圖書借不出去，返回率高。

4?外包環境下書目質量控制對策

4.1?堅持圖書編目業務外包的基本原則

圖書館要始終堅持將更有利于藏書組織的科學有序，更有利于讀者的文獻檢索需要作為圖書編目業務外包的基本原則。

4.2?制定中文圖書著錄質量規范性文件

要使圖書編目數據日趨規范，我國必須制定中文圖書著錄質量規范性文件對日常工作進行管理。圖書館中文圖書分類要依據《中國圖書館分類法》（第五版），并結合本館對文獻分類的特殊要求進行分類。中文圖書MARC字段的著錄要以《新版機讀目錄格式使用手冊》《中國文獻編目規則》為依據進行詳細著錄;圖書的主題標引要以《中國分類主題詞表》（第二版）為準;西文圖書著錄可采用UNMARC編目手冊、《美國國會圖書館標題表》為著錄和標引標準。

4.3?建立中文圖書編目工作質量監控機制

4.3.1?著錄環節監控舉措。在著錄工作方面，圖書館可采取以下措施進行監控：一是要求外包人員在套錄數據時要認真核對題名、ISBN號、價格、頁數等信息，以確保套錄的數據與圖書相符。二是在圖書加工過程中，如果有的數據套錄不到，外包人員要做詳細的原始編目，不能僅簡單地著錄幾項，以便為讀者提供更詳盡的信息，提供更多的檢索點，確保書目數據的完整、規范。三是對于初編或套錄的數據，采編人員要經過嚴格審校、校對后才能交送中央書目數據庫。

4.3.2?建立內部審核制度和外部監督制度。在內部建立審核制度，在外部建立監督制度，內外結合，可以有效提升數據質量，進而為讀者更精準的服務。在外包人員加工完數據后，采編人員要先對書目記錄進行逐條審核，這是檢查書目數據質量的關鍵一步。經過審核的數據將被交送中央書目數據庫，交送中央書目數據庫的數據一旦出錯，修改起來要增加很多步驟，而且會影響到圖書的正常流通，如：圖書的文獻流通類型漏選后，圖書就不能借出。審校工作非常重要，因此圖書館要嚴格要求審校員，在崗位職責做出明確規定。審校員審核數據時要認真、負責，分工明確，責任到人，發現問題及時退回外包人員修改，并將審校問題進行總結，反饋給部室主任。對審校后的數據，部室主任可隨機進行抽查，以監督數據的審校工作質量，在源頭上確保數據的準確性。外部監督主要是指圖書投入流通后的反饋，如：圖書是否能自助借還，圖書的館藏章是否漏蓋等。數據質量的外部監督可以彌補內部審核的不足，通過對內部審核和外部監督這兩個環節的總結，采編部可以制定下一步工作的優化措施[3]。

4.3.3?進行外部質量與書目數據質量的控制與評價。外部質量控制與評價包含交貨、清單和外部加工三項內容。有人認為相對書目數據加工而言，圖書的外部加工工作沒有多少技術含量，比較簡單。但簡單的工作不一定就容易完成，如各項物理加工都要求做到美觀、準確、整潔。館藏章位置是否正確，有沒有漏蓋館藏章，條形碼貼得端正與否，是不是有利于掃碼，書標貼的位置是否準確、整齊，自助借還芯片夾的位置是否盡可能朝里、是否不易被發現等都可以作為質量控制與評價的指標。書目數據出錯率是衡量書目數據質量的重要指標，是書目數據著錄格式標準與否、內容準確全面與否的反映。圖書館通過計算書目數據出錯率情況，可以科學評價編目外包質量。將出錯數據條數和加工總數據條數進行統計，出錯數據條數除以加工數據總條數，再乘以100%，即為書目數據出錯率。依照上述公式還可以對字段的出錯率進行計算，如索書號出錯率等。通過對各項指標出錯率的計算，中標商出錯率低的為優質合作對象，出錯率高的中標商如果不能降低其出錯率，將被排除在下一次招標對象之外。另外，外包人員的服務態度、工作的熟練程度、對所服務圖書館特殊的分類及編目要求的適應速度、對突發事件的處理能力、出現問題的及時修復能力等都是評價外包質量好壞的重要因素[4]。

4.4?與外包商簽訂書目質量協議

目前，我國很多圖書館都把編目業務進行了外包，但編目外包并不意味著采編人員可以退出編目工作，而是要付出更多的人力對外包人員著錄的所有數據進行逐條校對。圖書館要使外包人員重視書目數據質量，就要與外包商簽訂協議，督促外包商對書目數據質量承擔長期責任。在圖書驗收時發現錯分、誤分的圖書，外包人員要及時上門進行更改，快速解決已經發生的問題。

4.5?配備專業的驗收審核人員，提高編目人員素質

配備的驗收審核人員必須是圖書館專業的采編人員，系統學習過《中國圖書館圖書分類法》以及MARC數據的著錄方法，在審核驗收時能迅速發現問題，并及時給出解決方案。圖書館平時應通過多種舉措對編目人員進行業務培訓，采用參加線上、線下培訓班的方式進修學習，或購買相關學習資料，采用有效的激勵措施鼓勵編目人員進行自學，使其不斷更新、豐富自身知識，提升專業素養，從而更好地做好館藏書目數據建設工作。

4.6?與外包商建立和諧的關系

采編人員要注重與外包商及數據加工人員建立良好的關系，使外包工作順利展開，在事前與外包商進行充分溝通，向他們介紹圖書館的各項加工要求。在圖書加工的過程中如果出現了問題，雙方要友好協商，共同尋找解決辦法。

5?結語

總體來說，編目工作外包是一把雙刃劍，利用得好能夠節約圖書館的人力，提升工作效率，使采編人員從繁重的物理加工和數據加工中解放出來，將更多的精力、時間用于書目數據審校及其他核心業務建設。然而，采編人員也要始終保持清醒認識，一方面要注重防范風險，采取多種辦法控制外包書目數據質量;另一方面要認識到編目外包給自身帶來的挑戰，要不斷提升自身的業務能力和工作技能，以便更好地做好讀者服務工作。

參考文獻：

[1] 張瑞賢.圖書館編目業務外包的現狀與思考[J].中國出版，2012（6）：61.

[2] 潘冬梅.圖書館采編業務外包的利弊分析及對策[J].遼寧師專學報（社會科學版），2020（1）：139.

[3] 李祝啟，陸和建.ISO模式下公共圖書館中文圖書編目質量控制研究[J].圖書館雜志，2015（3）：36-37.

[4] 陳新潔.圖書館編目外包質量控制與績效評價研究[J].圖書館論壇，2011（4）：133.

（編校：崔?萌）