基于實體分類法的教學檔案管理
——以北京林業大學為例

文/北京林業大學教務處 孟麗

教學檔案是學校檔案的主體、核心和重點，教學檔案管理是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。教學檔案的分類具有兩方面的含義：一方面是指對檔案實體的分類整理；另一方面是指對檔案信息的分類編目。本文主要從檔案分類整理方面，對北京林業大學教學檔案信息分類整理體系進行研究。北京林業大學現有17個學院，63個本科專業，截至2018年12月，擁有本科生13449名。面對如此龐大數量的教學檔案管理工作，建立嚴謹、科學的檔案實體分類整理體系不僅是規范教學檔案的必要條件，同時也有助于理清學校專業發展的脈絡。因此，教學檔案實體分類整理體系研究具有重要意義。

一、研究范圍、方法與基本原則

（一）研究范圍。教學檔案實體分類的范圍依據教育部和國家檔案局2008年發布實施的《高等學校檔案管理辦法》和1987年的《高等學校教學檔案文件材料歸檔范圍》兩份文件的規定。

（二）研究方法。教學類管理檔案實體分類整理體系研究方法，是將傳統理論對教學類文件保管對象——實體文件的關注，轉變為對文件、文件形成者及其形成過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注，注重檔案實體的實用性、邏輯性。檔案整理理論是紙質檔案管理中最為重要的核心理論，檔案整理的基本原則——來源原則，即把來源于任何一個特定機構的全部檔案集中在一起，構成一個不可分割的全宗。檔案實體分類整理的方法主要有：年度—組織機構分類法、組織機構—年度分類法、年度—問題分類法、問題年度分類法。本文主要采用年度—組織機構分類法，這種組織機構分類標準根據文件的形成者進行分類，是比較常見的方法，能夠比較完整地反映內部組織機構的活動情況，能夠比較充分地體現文件的價值。

（三）基本原則。具體如下：1.《高等學校檔案實體分類法》是開展學校教務檔案實體分類的基石。1993年11月16日，國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》根據教學工作的環節把教學檔案劃分為8個二級類目：綜合、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位、畢業生、教材。北京林業大學教務處主要從強化專業內涵建設、加強優質教材建設、高水平校內外實踐教學平臺建設、規范學生學籍管理與教學運行等方面開展工作。依托教委頒發的文件，結合北京林業大學教務處的崗位職責，北京林業大學教學類檔案分類體系主要包含了五個方面：教學類綜合文件、學籍學位管理、教材與視頻課程、學科建設、實踐管理（如圖1）。

圖1 教學檔案結構圖

2.尊重文件擬稿人的意圖，完善教學類綜合文件整理標準。綜合類的教務文件包括北京市教委文件、教育部文件、北京市其他部門文件，以及教務處依據上級部門的指示轉發的文件。教務處科室所發文件一般是由負責本科室工作的科長擬稿，領導把關。他們對文件形成原因及其處理過程有著比較透徹的了解，在撰寫文件時需要考慮如何使文件適應現行需要，以及單位如何使用這些文件。教務檔案工作者依據這種整理思路，接受初期文件整理狀況，往往能比較合理地確定文件歸屬。另一方面，還要遵照請示在前、批復在后的整理原則，遵循文件形成時的原有順序，保持文件之間的有機聯系。北京林業大學教學類綜合文件類遵循年度—組織機構分類法，2015-2018年實體分類整理情況如表1。

表1 2015-2018年教學類綜合文件整理分類情況表

3.扎實審批環節，健全學籍檔案材料。學籍檔案是學校教學檔案整理工作的重要組成部分。學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字和電子文檔，包含學生休學、復學、退學及編級等學籍變動的文件，是需要永久保存的文件（如圖2）。它是學生在校期間的學籍、成績和畢（結）業等情況的重要憑證。此類教學類文件的整理原則應遵循學生休學、退學、復學事件形成的過程，注重事件的文件原始材料的支撐，例如：家長知情權（簽字），學生申請書（簽字)，院系各部門的審核（簽字），校有關職能部門審核（簽字）等各類支撐文件形成過程的有機聯系。表2中，2015-2018學生休學、復學人數較均衡。2017年編級人數較多。2018年退學人數為13人，是因為還有2017年想辦理退學的學生手續沒有辦完。

表2 2015-2018年北京林業大學學生學籍變動情況表

此外，學籍管理文件還包含學生免試研究生推薦文件；歷年畢業生成績單；學位管理文件主要涉及畢業生學位授予文件。學生畢業學籍變動原始檔案整理工作的完整性，為學生查檔提供了良好的數據保證。表3體現2013級與2014級畢業生成績單歸檔情況，從該表中可以看出園林畢業生規模有所縮減，經濟管理類的專業畢業生規模有所增加。

圖2 學籍學位管理檔案組成結構圖

表3 北京林業大學2013級、2014級成績單歸檔情況表

二、分類框架

教務檔案工作者在確定教務文件分類標準后，就可以根據該標準制定高校教務檔案實體分類的框架。如下文中的JX11.13，JX表示教學工作這個一級類目；小數點前面的數字表示教學檔案中的二級分類號；小數點后面的數字表示三級類目。以2018年北京林業大學教務類檔案實體分類為例。

（一）關于JX11.13（教學類綜合文件）。在這一類中“整體教學工作”是綜合性最高的一個類型。其歸檔范圍包括上級以及各有關教學工作的文件、學校教學工作的有關規章制度、實踐教學等。

（二）關于JX14.13（學籍學位授予類文件）。其歸檔范圍包含學位授予、休學、復學、退學、編級以及學生成績電子類文件。

（三）關于JX15.13（專業設置人才培養類文件）。其歸檔范圍包含各專業教學大綱、教學計劃、培養方案等。

三、現代信息技術促進了教學檔案內容與形式多樣性的發展

注重現代信息技術與教材、課堂教學與實踐教學電子化檔案的深度融合是未來教學類檔案文件整理的發展趨勢。教學實物檔案信息的數字化有利于教學檔案利用方式的多樣性，同時現代信息技術也極大豐富了教學檔案的內容。慕課作為一種新的電子課程資源，是新時代新背景下發展起來的一種較適合面向普及類課程的大眾課程資源，是大規模開放的在線課程(Massive Open Online Course)的簡稱。2018年，北京林業大學檔案館把“聲像檔案”列為單位檔案收集和歸檔的重點內容。在這種大環境下，優質教材電子資源、優質課堂教學電子化資源、以及實踐教學視頻資源在當前與未來教學檔案歸納整理體系中會占有越來越重要的地位。近年來北京林業大學視頻類課程開課情況見表4。

表4 近年來北京林業大學視頻類課程開課情況

慕課資源長期保存是電子資源管理不可分割的內容，北京林業大學慕課課程存檔權應是歸屬本校所有。慕課永久訪問的內容通過云存儲模式在電子平臺上進行文件的大容量分享。目前慕課類電子資源的分類模式以及保存方式、資源歸屬形式尚在探討中。