信息化技術對高校檔案管理的影響研究

梁艷（遵義醫科大學 貴州遵義 563000）

隨著電子信息技術的快速發展，互聯網設備不斷更新迭代，人們在文檔信息的保存方面有了更加便捷的技術和途徑。在信息化的時代背景下，利用計算機和互聯網等電子技術來處理日常辦公需求已經成為了大勢所趨。信息化技術的應用，一方面在很大程度上提升了人們的工作效率，改變了傳統紙張記載檔案的方式；另一方面也大大提高了文檔信息的安全性和可溯性，文檔存入系統后可以在后期靈活查找和修改。隨著近年來各大高校不斷擴張，高校在校人數激增，給高校的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰。如何利用信息化技術提高高校檔案管理工作效率，更好服務于在校師生群體一時間成為了社會關注的熱點話題。學界針對上述問題也陸續出版了一系列關于高校檔案管理信息化技術運用的研究書籍，以期在校檔案管理工作創新方面貢獻有效建議。

《信息化時代下高校檔案管理創新研究》一書出版于2018年2月，出版社為東北師范大學出版社，作者具有多年檔案管理的研究經驗。相較于其他高校檔案管理研究書籍，該書較為系統地介紹了檔案管理工作的歷史脈絡，在分析當前高校檔案館發展現狀后，結合知名高校調研實例對當代高校檔案信息管理工作創新方面提出相關對策。全書除書序部分外共分為六個章節，第一章為檔案概論，主要對檔案的起源、屬性以及價值進行了簡要概述。目前，學術界對檔案的定義尚未統一，一般是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案在我國具有悠久的發展歷史，在各個朝代有著不同的叫法。檔案的本質屬性為原始記錄性，即檔案不僅保留了文件的原始性，同時也具有文件的記錄屬性，是對歷史事件的真實文獻記錄。因此，檔案有別于圖書館中的情報資料，具有重要的歷史研究價值；第二至第四章，圍繞檔案管理的變遷發展、高校檔案工作范疇以及信息化時代背景下高校檔案館發展現狀等方面進行了多維度的闡釋說明。由于檔案最初是由手工記載且數量繁多，檔案管理工作負擔較重。后來，伴隨著電子信息技術的快速崛起，電子文檔應運而生。電子文檔作為一種全新的檔案類型，在采取有效措施提高文檔管理水平的同時還要合理統籌檔案館的容量，來保證電子文檔的安全性和信息載體的穩定性。

在余下的章節中，作者結合調研資料，在分析了蘭州大學、南京大學等知名高校檔案創新管理實例后，對信息化時代下高校檔案信息管理工作提出針對性建議：首先，各大高校應加大對檔案管理工作的資金投入，合理引進先進電子信息設備，為高校檔案管理工作落實好基礎設施建設；此外，各大高校要不斷提升檔案管理服務信息化平臺的搭建與使用能力，在充分利用互聯網平臺高效便捷渠道的同時提高檔案資源利用率，以期更好服務于在校師生群體；同時，高校需要不斷加強檔案管理工作人員隊伍建設，利用信息技術培訓來有效地提高在職管理人員的信息化技術運用能力等職業素養，從而促進檔案管理人員隊伍建設的長足發展；最后，高校要建立健全檔案管理工作良性反饋機制，針對檔案管理和實際使用過程中的疑難問題及時提出解決方案，有效提升高校檔案管理工作水平。

信息技術的迅速發展給檔案管理工作帶來了新的發展契機。如何在信息化條件下創新高校檔案的管理工作，已經成為檔案工作者必須要研究的課題。作為研究高校檔案管理的經典書籍，作者在構建系統化檔案理論體系的同時結合自身多年調研資料，對高校檔案信息管理工作的發展現狀和未來發展趨勢做了詳細的討論，十分適合廣大檔案管理專業學生和從業者閱讀學習。