事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

王大龍

摘要：在當今社會，科學技術水平不斷進步，帶動著信息技術的發展，進而使得各大事業單位檔案管理工作得到了優化，但是在此之中仍然暴露出了制度不夠完善、管理人員專業水平不足、現代技術普及不高等問題。基于此問題，本文將通過事業單位檔案管理工作現狀展開探討，并提出相應的解決方案和優化路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作路徑

如今事業單位由許多重要部門組成，檔案管理便是其中不可缺少的一部分，檔案記錄了事業單位的發展過程和現狀，但即使是如此重要的一部分，現下也存在著許多問題，諸如檔案管理體系構建不完善，為了解決這一問題，要求事業單位定期要展開員工培訓，提升員工的技術水平，促進檔案管理工作的持續發展。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理制度存在缺陷

管理制度存在不足是現下事業單位檔案管理工作急待解決的問題，由于事業單位員工缺少對檔案管理制度的深刻認知，進而發生誤解、不執行管理制度的情況，導致管理制度無法真正落實在實際工作中[1]。正所謂“沒有規矩，不成方圓”，一旦檔案管理制度存在缺陷，就會使得檔案管理發展停滯不前，繼續發展下去就會使事業單位的長遠發展受到影響。此外，在事業單位制定檔案管理制度的時候，沒有依據事業單位發展現狀和國家相關政策合理制定，通常都是沿用以往的條例，傳統的管理方式往往無法解決新時代下事業單位檔案管理所面臨的問題，導致事業單位檔案管理工作的停滯不前。

（二）檔案管理工作人員的個人素質不佳

除了檔案管理制度存在缺陷外，檔案管理工作人員的個人素質不佳也是一大問題。一些檔案管理工作人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作僅停留在“保管資料”這一淺層層面，認為勝任這份工作不需要太大的技術要領，因此就對自己放松要求，這也使得許多檔案管理工作人員的工作積極性不高。在人員管理方面，事業單位目前對于檔案管理工作人員的招聘要求也不夠嚴格，忽視了專業技能的考核，這也是造成長期以來檔案管理工作人員的個人綜合素質都不高的重要原因之一。正因為檔案管理工作人員的工作壓力不大，才使得他們缺少自主學習的動力，所以自身能力和專業技能也就無法得到提升。

（三）現代技術應用不足

隨著現代科學技術水平的不斷進步，檔案管理的形式也隨之發生了變化，傳統檔案管理需要依賴笨重的檔案袋進行人工分類，工作量不僅龐大，并且由于人為參與程度高，所以容易導致錯誤發生。在新時代背景下，檔案管理工作人員可以通過大數據系統和互聯網技術進行檔案管理，但是信息化管理需要大量資金投入以維持基本運營，所以也要求了相關事業單位應該加大在檔案管理部門的資金投入。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）提高對檔案管理工作的重視程度

想讓事業單位檔案管理工作得到長期發展，就應當加強單位上下對檔案管理部門的重視程度，正是因為重視程度不夠，才會使得檔案管理單位處于可有可無的境地中[2]。故而事業單位可以通過開展講座進行宣傳教育，普及檔案管理知識和重要性，讓更多人認識檔案管理工作，提升檔案管理工作人員的積極性，并加強單位對檔案管理部門的政策扶持和管理，促進檔案管理工作質量的提升。

（二）提高檔案管理人員的綜合水平

人才缺失是檔案管理面臨的另一大難題，相關單位需要在檔案管理招聘過程中引進人才，組成優質人才隊伍，通過引進新人，能夠學習到更加先進的管理理念和措施。同時，還應該注重檔案管理人員的專業技能考核，設立考評制度，定期對檔案管理人員的專業技能進行培訓和考察，對考察不合格者應當實行相關懲罰制度，如扣除部分工資或是取消年終評獎資格等[3]。同樣的，對于考評成績連續取得佳績的員工，也要進行物質上和精神上的鼓勵和肯定。對于一些有條件的單位，還可以通過聘請檔案管理方面的專家蒞臨現場進行指導，通過座談會的形式對單位的檔案管理技術進行培訓，也可以組織員工前往其他事業單位進行交流學習，學習其他事業單位在檔案管理工作方面的心得，通過對比，取其精華，棄其糟粕，將有效的管理方法應用于自身，這樣一來就能緩解當前檔案管理人員綜合素質不高的問題。

（三）配置現代化檔案管理設備

硬件設施同樣是檔案管理工作中的重要內容，想要檔案管理工作得到優化，就需要配備現代化的檔案管理設備與技術。在信息化背景下，應用數字化管理設備對于事業單位檔案管理工作的優化能起到事半功倍的效果。在事業單位發展過程中，應當根據時代需要購置設備。值得注意的是，實行信息化管理就一定會涉及到網絡完全問題，許多網絡入侵會隨著新技術的引進而流入事業單位檔案管理系統中去，所以事業單位在引進新技術的時候一定要檢查軟硬件的安全性，以免軟硬件攜帶入侵腳本。此外，還應當組織技術人員定時定期對設備以及網絡環境的數據進行核查，一旦發現信息泄露，就要及時采取措施，中斷檔案庫與外界的聯系，以免造成不可挽回的損失。

三、結束語

綜上，隨著時代進步，事業單位需要與時俱進，更新改進檔案管理工作的路徑，在改進管理方案的過程中，需要摒棄傳統管理模式對事業單位檔案管理工作的束縛，實現管理模式現代化，可以采取新興技術和先進設備進行檔案管理，這樣一來便能夠有效提升檔案管理工作的效果，發揮出事業單位服務人民的最終職能。

參考文獻：

[1]郭燕萍.事業單位檔案管理工作的優化路徑淺析[J].智庫時代，2019，11：66+92.

[2]馮婭.談事業單位檔案管理工作的優化路徑[J].文化創新比較研究，2019，316：166-167.

[3]魏峰.事業單位檔案管理工作的優化路徑探析[J].城建檔案，2019，07：83-84.