標準化護理分級電子檔案的研發與運用

劉玉華　張鳳勤 丁娟　趙曉松

【摘 要】目的：通過全員標準化護理分級電子檔案的研發與運用，探索信息化、無紙化檔案管理。方法：2016年7月護理部與金算盤軟件開發公司HRP項目小組工程師共同自主開發了“護理分級電子檔案”，為全院1136名護士建立電子檔案系統。結果：護理分級電子檔案的使用實現了護理部人、財、物和時空的優化管理。結論：全員標準化護理分級電子檔案的研發及使用對全院護士信息化管理提供了技術保證，具有較強實用意義和應用價值。

【關鍵詞】護理分級;電子分級檔案;護理管理

【中圖分類號】R543 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-6851（2020）10--01

護士技術電子檔案是醫院管理檔案的重要組成部分，也是護理人員在業務成長過程中的客觀真實記錄，是考核評價護理人員績效考核的重要指標依據[1]。建立全體員工標準化的個人管理檔案是JCI管理標準的核心內容要求。《全國護理事業發展規劃（2016-2020年）》及《全國醫療衛生服務體系規劃綱要（2015-2020年）》均明確提出“借助云計算、大數據、物聯網、移動互聯網等多媒體平臺信息技術的快速發展，快速推動護理信息化網絡化建設，提高整體護理質量和服務效率。”

我院是一所集醫療、教學、科研，疾病預防等為一體的大型綜合性三級甲等醫院，編制床位2200張，醫生673人，護理人員1136人，2011年以來新聘護士502人，護理分級檔案量大而且分散，管理復雜，結合我院的實際情況，護理部通過調研結合臨床科室的需求，與金算盤軟件開發公司HRP項目小組工程師共同自主開發了“護理分級電子檔案”。各層級護理人員用員工賬號及密碼確認本人身份，登陸進入醫院的HR人力資源管理，在人員綜合信息板塊進行護理分級檔案的錄入和查詢。大大提高了護理檔案管理信息的準確性，有效避免以往手寫方式中出現的部分遺漏和疏忽錯誤，使護士的檔案分級管理做到科學、規范，現介紹如下。

1 標準化護理分級電子檔案的研發

隨著現代網絡計算機技術突飛猛進發展，信息化的科學管理得到院領導的重視，在醫院中得到普遍應用[2]，檔案管理體現了信息的網絡現代化、管理的規范科學化、服務產業標準化的全面發展。護理電子分級檔案管理是采用工作文檔電子化、影象資料數字化、辦公用品無紙化及所有信息網絡化等先進技術手段，與紙質管理檔案運用比較，具有快捷、方便，存儲利用空間較小等優點，并且對保存資料場所環境沒有太高要求[3]。我院護理部自2016年7月起，與金算盤軟件開發公司HRP項目小組工程師結合我院護理人員的實際情況，在臨床調研的基礎上，共同開發研制了“全員標準化護理分級電子檔案”。系統由個人基本信息系統、業務考評系統、在職培訓系統和科研教學系統組成本系統由跨學科團隊組成。

1.1 健全護士基本信息 包含①個人信息：姓名、年齡、性別、出生年月、政治面貎、個人婚姻狀況、家庭地址、聯系方式等;②教育背景：畢業院校、學歷、外語水平、繼續教育等;③工作簡歷：參加工作時間、輪轉科室情況、職稱、崗位晉級情況等;④執業信息：執照首次注冊時間/有效期、執業獎懲情況;⑤學術活動：科研、論文、論著、專利、社會團體任職情況等;⑥教學培訓記錄：高校教學任務、教學學時以及個人外出學習情況、院級/片區/科室的各種培訓考核記錄等;⑦其他：包含護士鞋碼等信息。

1.2 完善查詢、統計功能：①個人相關信息查詢：在分級電子管理檔案查詢系統里面，輸入護理人員姓名或工號即可查詢出這位護理人員所有相關資料。②多種信息組合后進行查詢：通過選擇部分字段進行查詢，可以將符合條件的護理人員全部篩查出來，包括護士層級查詢、護士執照延期注冊查詢、專科護士/進修情況查詢、發表論文/課題科研成果查詢、護士鞋碼查詢等，可以將所查詢到的信息通過表格導出、匯總打印。③護理人力資源查詢：通過護理人力資源查詢，將全院各層級護士信息進行匯總，導出相關表格，可以分析匯總全員護理人員的相關信息，有利于護理人力資源管理。 1.3 靈活增加調整功能：可根據實際情況隨時增加項目，如外出進修/專科護士培訓/短期培訓、技術職稱、繼續教育考核、考核成績、護理不良事件登記、好人好事、表彰獲獎、科研論文、高校教學情況、學會任職情況、年度考核情況等。

1.4 高級存儲功能：各層級護理人員按照護理部統一標準，上傳個人學歷/學位證書照片、護士執業證、各類資格證、職稱證、技能證及獲獎證書等的掃描件。護理部可瀏覽全院護士各種證書信息，護士個人可隨時進入電子檔案系統，下載上傳的掃描件，該系統具有強大永久的存儲功能。

1.5 分級設定權限功能：實施護理分級電子檔案三級管理體系，個人具有信息的錄入權限，個人對基本信息進行錄入后，資料上報至護士長，護士長具有信息審核的權限，護士長對護士信息的準確進行把關，提交至護理部，護理部審核后，實施信息歸檔工作。

2 標準化護理分級電子檔案的運用

我院自2016年7月研發、使用了護理分級電子檔案管理系統，個人信息系統完整詳細的記錄了全院護士基本信息，同時具備信息查詢、增加或刪除信息等一些基礎的功能，方便護理管理者全面把控全院各層級護理人力資源的相關情況，并且可以根據需求生成相關表格進行對比，以 word 、excel文檔形式輸出。護士臨床工作情況也可以通過護理業務考核系統進行考核、評價和記錄，臨床護理工作中的不良事件也能體現。護理部每年可以根據需求通過業務考評系統查詢全院各層級護理人員專業知識、理論考核、技能考核的成績，作為年度考核和評先評優的依據。同時科研論文和教學系統可以統計全院護理人員論文發表情況、科研成果及參加院內外培訓、學習情況、臨床授課課時統計，為臨床教學和護理人員教學水平進行評價，也可作為護理人員職稱晉升提供參考。

3 效果評價

3.1 自行設計護理人員檔案管理評價調查問卷，邀請我院不同管理領域的6名專家進行2輪咨詢，并對10名護理管理人員進行預先調查，該問卷內容效度為0.82，總Cronbach a系數為0.89。包括檢索方便快捷（4個條目）、資源共享（4個條目）、信息完善（4個條目）、信息更新及時（4個條目）、管理有序（4個條目），共5個維度20個條目。均采用Likert 5級評分，從“很不滿意”至“非常滿意”分別計1～5 分，計算每個維度的均分，得分越高表明護士檔案管理評價越高。

3.2 調查方法 本研究問卷調查由經過培訓的護理部教學干事進行發放。發放問卷前，使用統一指導語言向護理管理者解釋填寫問卷的相關事項，并強調該問卷一律采用匿名形式，每名護理管理者獨立完成問卷。共發放調查問卷122份，回收有效調查問卷122份，有效回收率為100%。

3.2 統計學方法 運用SPSS 19.0分析數據。計量資料采用均數±標準差進行描述，計量資料比較采用兩獨立樣本 t 檢驗，檢驗水準 α=0.05。

4 結果

2種護士檔案評價各維度均分情況比較 觀察組標準化護理分級檔案5個維度均分均高于對照組（紙質檔案），差異有統計學意義（P<0.01 ），見表1。

5 討論

5.1 使臨床護理管理更加科學、規范 在我國，以往的護士管理檔案資料都是獨立分散的紙質資料，需要花費大量的人、財、物來進行管理[5]。標準化護理分級檔案以“簡便、實用”為特色、以“統一、全面”為架構、以“快捷、準確”為抓手、以“科學、規范”為標準進行建立，實現了護理部人、財、物和時間、空間的統一優質管理，對全院護士信息化管理提供了強有力的技術保證，有效地增強了臨床護理管理工作的優質和高效。

5.2 為醫院“護理崗位管理、培養選拔人才”提供了參考依據 我院護士分N0-N3一共4個層級，各層均有明確的培養目標。護理分級檔案建立后，可以對護士分層分級情況進行統計分析，護理管理者可以了解各層級護理人員的綜合能力，根據實際情況，設計合理培養途徑。N0-N1級護士規范培訓，崗位培養;N2級護士分步實施，精英培育;N3級外院培養，專家發展，同時能夠了解護理人員特長，為醫院提供了人才儲備的考察依據。

5.3 提高了成本控制意識，節約能源 護理分級檔案將我院673名醫生，1136名護士的全部檔案信息記錄于護理分級檔案管理系統中，節約了大量的紙張，符合我院提出的“三降一合理”中減低耗材成本，提高控制意識的要求，為醫院的可持續發展貢獻了微薄之力。

5.4 利于信息的更新和維護，實現資源共享 護理部全面把關，所有入院新護士，均需完善個人護理分級檔案的填寫，包括所有的職稱、學歷、各類證書均需掃描上傳，后期有調整再及時對內容進行完善和補充，可以詳細、動態的記錄每一名護理人員的成長歷程。該系統不僅適用于護理部，同時也適用于醫務科、人力資源部，達到了醫院各管理部門資源共享的目的。

5.5 有利于護理專科建設，護士職業發展 護理分級檔案的建立后，醫院、護理部可以隨時查閱全院護理人員學科發展的情況，針對存在的問題，進行分析改進。比如提取全院在職培訓的合格率，了解全院護理人員繼續教育學習的情況，針對學習不理想的狀態，可以制定每周護理學習日，并定期下科室進行督查。查看全院護理論文發表情況，針對論文發表率低，文章水平不高等情況，聘請護理專家進行科研論文的專題講座，開展護理論文點評等活動，提高護理科研能力及水平。通過對護理分級檔案信息的篩查，可以及時發現護理工作中的短板，及時糾正偏差，有利于護理人員建立正確的職業規劃路線進行職業發展。

護理分級檔案實現了護理部人、財、物和時空的優化管理，使臨床護理管理工作與信息化更好的融合，同時大大提高了提高了護理管理者的工作效率，具有著較強實用意義和應用價值。

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