機關事業單位人事檔案管理研究

林建強

摘 要：人事檔案關系著一個單位工作人員的考核、調動、升職、職稱評定等諸多事項，是人才使用、人事任免工作的重要依據。本文以機關事業單位人事檔案管理為例，就人事檔案的重要意義、其管理中存在的現實問題進行研究，并對此提出合理化建議。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案;管理;研究

一、機關事業單位人事檔案管理的重要意義

機關事業單位人事檔案是對干部的工作經歷、思想政治、學識水平、業務能力、工作實績的真實記錄，是人才信息儲備的重要載體，是人才信息來源的主要渠道。干部人事檔案，不但可以真實深刻地反映出其成長歷程及工作業績，而且還是各級黨組織客觀公正評價和正確使用干部的重要依據。做好干部人事檔案管理工作，是維護干部合法權益、夯實人才基礎的重要前提，對于國家人才戰略的發展起到積極的推進作用。

二、當前人事檔案管理工作的狀況

（一）檔案收集不及時，檔案材料缺失嚴重

在檔案材料收集過程中，相關工作人員缺乏歸檔意識，對需要存檔的材料缺乏判斷標準，不能按要求及時分類歸檔，對日常工作中形成的檔案資料不注意收集，致使檔案出現材料不全、信息不完整等問題，部分單位檔案缺失嚴重。

（二）檔案管理方法落后，信息更新不及時

目前，大多機關事業單位在檔案的收集、整理、保管、檢索以及提供利用等方面，仍然采用傳統的管理方法，特別是檔案材料的檢索，許多還需要依靠手工來完成，檔案管理方法落后，這在很大程度上影響了人事檔案管理工作的發展，加之相關工作人員缺乏動態管理意識，對于人事檔案的管理，往往只局限于個人以往信息資料的收集、整理和保管，而忽視檔案信息的及時補充和更新，造成部分人事檔案材料跟不上個人經歷的變化， 內容單一，更新滯后，缺乏系統性、完整性。

（三）檔案保管措施不到位，不利于檔案的安全保管

一些單位未按標準設立單獨的檔案室，只是在辦公室放置簡單的檔案柜存放檔案，達不到“防潮、防蟲、防塵、防火、防盜”的五防要求;在檔案使用過程中不能按照規定嚴格辦理借閱登記、不能及時歸，存在著檔案丟失和損壞的問題;保存的檔案僅限于紙質材料，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，不利于檔案的安全保管，跟不上時代發展的步伐。

三、干部人事檔案管理的建議

（一）強化意識，不斷加強人事檔案管理人才建設

一要開展相關法律、法規知識培訓，強化工作人員的法律意識、保密意識，提高其思想政治素質;增強工作人員的檔案管理意識，養成及時歸檔、標準建檔、嚴格管檔工作習慣。二要通過檔案工作業務培訓、繼續教育學習等形式，使檔案管理人員掌握和完善人事檔案管理工作基礎知識，實現人事檔案管理的專業化發展，通過交流互動，學習檔案管理方面的先進經驗。三要實行嚴格的考核獎懲制度，定期對工作人員進行專業知識測試，引導人事檔案管理人員不斷提高自己的業務水平。

在現代科技高速發展的新時期，對人事檔案管理人員的基本素質和業務能力提出了更高的要求，只有不斷提高和強化管理人員的技能，才能實現檔案管理的現代化發展目標。

（二）規范操作，真正實現檔案管理科學有序管理

人事檔案要實現科學、有序、高效的發展，必須遵循時效性、有序性和完整性的原則。一要把內容繁多、數量巨大、條目繁雜的人事檔案及時、完整地收集整理，對于需要存檔的信息進行認真梳理，分清主次，分類堆放，嚴格審查，及時補充，做好登記，以此保證人事檔案信息資料的完整齊全;二要進行科學的分類，實現人事檔案整理工作的規范化，根據人事檔案的內容和形式的不同，對檔案進行不同的分類處理、系統排列和基本編目，實現歸檔文件的科學化和系統化;三要遵循方便利用的原則，既要保證人事檔案的完整性，又要保證查閱人事檔案的便捷性，開展標準化的人事檔案管理工作，最大限度地提升人事檔案的利用價值。

（三）加大投入，切實保障檔案管理安全有序發展

一要加大資金投入，建設符合國家規范要求的人事檔案室，配備服務器、交換機、打印機、空調機、除濕機、復印機、掃描儀等一系列硬件設施，同時要加強軟件設施建設，安裝專業的軟件系統，配備專業的管理人員，按照橫向打造硬件設施、縱向開展信息化管理的思路，全面整合人事檔案管理的有效資源，提高檔案管理的水平。二要在保存紙質檔案的同時，將已經形成的紙質檔案資料進行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強檔案的安全性，提高檔案利用率。三要加強制度建設，建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據可依、有章可循，成為人事檔案信息化、科學化、高效化發展的保障。用戶若需要查詢人事檔案的相關信息，在獲得信息獲取權限之后，可在相應范圍內進行查詢。四要保證人事檔案信息的安全，人事檔案涉及個人信息，關乎個人利益，一旦出現泄露，將會造成不可挽回的損失。通過先進的技術手段的運用，在嚴格的管理制度約束下開展工作，才能對人事檔案的信息進行有效的管理、合法的應用。

機關事業單位檔案管理工作要多方參與，開拓思路，進一步完善軟硬件設施，加快檔案管理標準化、制度化和規范化建設進程，才能確保人事檔案管理工作高效、安全、有序發展。

參考文獻：

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