關(guān)于干部人事檔案數(shù)字化工作的思考

章云帆

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化工作是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是高效服務(wù)組織人事工作的現(xiàn)實(shí)需要。本文闡述了干部人事檔案數(shù)字化工作的意義，分析了目前推廣面臨的困難，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化

“干部人事檔案數(shù)字化”是指按照國(guó)家規(guī)定的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017），利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理。

一、干部人事檔案數(shù)字化工作的意義

是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代干部人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。在中共中央辦公廳2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中明確指出：組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

《條例》對(duì)當(dāng)代干部人事檔案管理工作提出了新要求，指明了新方向。

是提升檔案資源利用效率的有效途徑。將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、圖像處理等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行儲(chǔ)存、檢索、查閱，大大提高了檔案管理員的工作效率，同時(shí)也提高了干部人事檔案的利用率。省去了查看紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié)，直接在檔案管理系統(tǒng)中搜索查詢對(duì)象的相關(guān)資料，省時(shí)省力。

是延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存期限的有效方法。干部人事檔案是原始憑證，需要長(zhǎng)期保存。對(duì)干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，客觀上減少了原始紙質(zhì)檔案的使用頻率，降低了磨損概率，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存期限。

二、推廣干部人事檔案數(shù)字化工作面臨的困難

傳統(tǒng)觀念制約數(shù)字化推廣。依據(jù)干部人事檔案“機(jī)密性”的特點(diǎn)，其內(nèi)容由組織掌握，不得隨意公開(kāi)，所以受傳統(tǒng)思維影響，大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有輕易推行人事檔案數(shù)字化工作。有的可能已經(jīng)開(kāi)始將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案存儲(chǔ)或者借助相關(guān)軟件應(yīng)用于日常的人事檔案管理中，但支持?jǐn)?shù)字化工作推廣的軟硬件條件還不夠成熟，未能建立起全面、系統(tǒng)的數(shù)字化管理體系。

崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力有待提高。近年來(lái)，為了加大干部人才培養(yǎng)力度，企業(yè)內(nèi)部通過(guò)輪崗交流加速推進(jìn)年輕干部人才的成長(zhǎng)速度，人員變動(dòng)較大，加之多數(shù)干部人事檔案管理員屬于兼職，提升專業(yè)素質(zhì)能力成了亟待解決的問(wèn)題。數(shù)字化工作對(duì)崗位人員提出更高的要求，對(duì)人事檔案管理工作缺乏專業(yè)理論知識(shí)，成為推廣數(shù)字化道路上的一大障礙。

安全保密性受到一定威脅。檔案中包含了干部員工的履歷表、家庭成員以及獎(jiǎng)懲材料等重要私人信息，是黨的執(zhí)政資源和重要財(cái)富，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代推廣數(shù)字化存在不可避免的安全威脅。一是網(wǎng)絡(luò)安全。檔案數(shù)字化管理不可避免要用到網(wǎng)絡(luò)，如無(wú)法提供安全堅(jiān)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，會(huì)有被攻擊盜取信息資源的可能性。二是設(shè)備安全。如遇服務(wù)器崩潰、硬件損壞或病毒入侵，會(huì)給現(xiàn)有的檔案資源帶來(lái)一定的損失。三是數(shù)字化加工過(guò)程中的安全。紙質(zhì)檔案數(shù)量多，分類掃描并上傳系統(tǒng)工作量大，無(wú)專職檔案管理員的企業(yè)一般選擇將數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包，業(yè)務(wù)外包在一定程度上存在檔案丟失和信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)策和建議

提高政治站位，為推行數(shù)字化工作提高思想認(rèn)識(shí)。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和品鑒人才的重要基礎(chǔ)和重要依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代，我們應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，引進(jìn)先進(jìn)理念和先進(jìn)技術(shù)，推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化工作向前發(fā)展。企業(yè)可以自上而下開(kāi)展，做好頂層設(shè)計(jì)，制定推行方案，規(guī)定時(shí)間點(diǎn)，制作路線圖，同時(shí)納入年度考核，科學(xué)有序推進(jìn)。

加強(qiáng)崗位人員培訓(xùn)，為推行數(shù)字化工作提供必要的人才保障。加大干部人事檔案專業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)力度，形成常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，切實(shí)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。同時(shí)，需增加網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)安全等方面知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員具備基本的安全防護(hù)知識(shí)，增強(qiáng)其數(shù)字化安全保密意識(shí)。

加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，為推行數(shù)字化工作創(chuàng)造必要條件。干部人事檔案數(shù)字化工作必須有足夠的財(cái)力、人力和物力支撐。有條件自行開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)的企業(yè)必須要有足夠的經(jīng)費(fèi)、專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)和工作中必不可少的計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要的硬件設(shè)施。選擇數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的企業(yè)同樣需要充足的經(jīng)費(fèi)保障來(lái)推動(dòng)數(shù)字化工作的開(kāi)展。

強(qiáng)化安全防護(hù)，為推行數(shù)字化工作筑牢“防護(hù)墻”。一是開(kāi)發(fā)方便快捷安全高效的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)工作需要，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)掃描上傳、分類歸檔、登記、查詢和管理等模塊，提高檔案資源利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值最大化。二是打造安全可靠的運(yùn)行環(huán)境。在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中運(yùn)行干部人事檔案系統(tǒng)，通過(guò)信息加密、訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)完全密鑰等技術(shù)，做好登錄使用者的身份鑒別。三是選擇數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的企業(yè)需考慮檔案在轉(zhuǎn)遞、掃描等過(guò)程中的安全問(wèn)題。在簽訂合同時(shí)要充分考慮保密條款，明確外包公司相關(guān)工作人員的工作職責(zé)和具體保密條款。如禁止拍照、禁止攜帶 U 盤(pán)硬盤(pán)等對(duì)檔案掃描件進(jìn)行拷貝、工作場(chǎng)所必須安裝攝像頭等內(nèi)容寫(xiě)入保密協(xié)議。

深化干部人事檔案專項(xiàng)審核成果運(yùn)用，為推行數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。干部人事檔案專項(xiàng)審核是在全面審核檔案的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其要注意審核檔案是否有涂改造假，信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。依托專項(xiàng)審核結(jié)果，將真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的檔案信息資料數(shù)字化錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，上傳系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量。

三、結(jié) 語(yǔ)：干部人事檔案數(shù)字化工作是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代黨的干部隊(duì)伍建設(shè)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)也是組織人事工作的現(xiàn)實(shí)需要。以目標(biāo)和問(wèn)題為導(dǎo)向去解決干部人事檔案數(shù)字化工作中的問(wèn)題，才能為組織人事工作提供更加高效便捷的服務(wù)。

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