事業單位檔案管理工作優化途徑思考

彭艷

摘 要：隨著社會的高速發展，科學技術不斷進步，推動了社會信息技術飛速發展，社會對信息需求高速增長的社會現狀下，事業單位檔案管理工作顯得至關重要。提高檔案管理質量，解決檔案管理工作中存在的問題是每個事業單位面對的難題。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化

一、事業單位檔案管理工作優化的意義

在事業單位的日常管理中會形成對應的檔案，能夠對社會活動之中各種形式的，具有保存價值的原始資料加以記錄，也能夠實現歷史真實面貌的再現。事業單位檔案管理還需要做好檔案實體以及對應信息的管理工作，也是利用服務的各項業務總稱。對于事業單位而言，檔案管理工作作為重點，同樣也是事業單位管理的基礎工作，在實際的運行之中發揮了重要的作用。對于事業單位檔案管理的優化，就能夠提升其檔案使用效率，實現事業單位管理體系的完善，最終推動事業單位的改革發展。

二、事業單位檔案管理存在的問題

（一）對事業單位檔案管理缺少必要的認識

就目前的實際情況分析來看，部分事業單位對于檔案管理工作的認識度不夠全面，并且管理崗位的配置科學性有所欠缺;領導相對片面的重視職能部門，忽視了檔案管理工作，導致其本身的積極性較低，并且崗位職責不夠明確;在檔案管理上存在明顯的滯后性，檔案管理人力資源不足、投入資金較少、設備相對落后，還需要持續的提升其硬件;檔案管理工作本身也缺少關聯性，單位的內部檔案管理工作欠缺流暢性，還無法形成有效的配合。

（二）管理技術手段有待摸索

目前，事業單位檔案管理部門在對存量檔案數字化、新增檔案電子化的操作中，還無法確保電子檔案100%的真實性。如，在復制電子檔案的過程中，因為采取的軟件、方法以及各式的不同，就會導致檔案出現失真的情況。電子化檔案、數字化檔案也不同于傳統模式下的紙質檔案，在管理和使用的過程中，以往的方面也無法滿足實際的要求，新的管理方案，無論是對于檔案管理者，還是對于實際的使用者，都需要一段較長的時間進行摸索。

（三）檔案環境還無法滿足信息化的需求

針對目前的事業單位檔案管理而言，由于其對于信息化的需求還得不到滿足，導致檔案管理在面臨信息化環境的時候，無法做好與時俱進，最終影響事業單位電子檔案管理工作的有序實施，最終，影響事業單位的正常管理工作。

三、新形勢下事業單位檔案管理創新策略初探

（一）認識檔案管理工作的重要性，合理配置資源

目前，事業單位的領導還需要基于全局的眼光來看待檔案管理，能夠向注重其管理工作的有序實施，能夠明確責任，合理規劃，真正掌握檔案管理的優勢與內涵;針對檔案管理辦公室與專職人員也需要做好科學的優化配置，落實內部資源的有效管控，并且積極增強資金、硬件以及人力資源的配置;強調檔案管理方面的制度宣傳，能夠深化對檔案管理制度的基本認識，并且強調事業單位內部的交流與溝通，最終有序的推進檔案管理工作。

（二）合理創新技術手段

第一，選擇具有專業性的綜合檔案軟件系統。在電子信息化的時代下，事業單位需要考慮到具有較強融合性的綜合檔案管理軟件系統的使用，其主要囊括了健全的檢索功能;能夠支持平臺的擴展與融合，實現與業務系統之間的交互;實施模塊化的設計，適應不同需求與業務的快速擴展;擁有較高的保密性和安全性，并且能夠備份完善。第二，完善數字電子檔案的過程化控制。在當前電子化和數字化的檔案管理中，還需要確保采

集檔案的真實性，能夠通過合理有效的技術優化手段，如光盤備份技術、微縮復制技術等做好數字采集與多重備份處理;在落實綜合管理軟件的基礎上，做好電子檔案查詢網站的建立健全，利用微信、微博等信息平臺， 做好對應的安全備份處理。第三，完善數字電子檔案原始資料的管理。原始資料主要是利用專用的掃描軟件和高速掃描儀，這樣就可以直接將紙質資料加工為具有較高質量的影像文件，并且配置不同的格式，最終將其保存到電腦與服務器之中。

（三）優化檔案管理環境

通過大量的調查，大部分事業單位在實施檔案管理中依舊是利用紙質檔案管理，但是這樣的管理模式會浪費大量的人力與物力，并且也無法保障其工作效率。基于這一情況，在當前的信息化時代下，事業單位就需要做好數字化、信息化的檔案管理環境以及對應的檔案存儲環境的建立健全。第一，實施信息化管理，努力提升檔案的儲存效率，確保檔案管理工作得到有序的開展，避免紙質檔案受到各種外界因素而出現損壞。第二， 合理引入信息化設備，如復印機、計算機、傳真機等，另外，針對計算機的軟硬件系統也需要做好持續的優化與升級處理，這樣就可以提供有利的保障服務事業單位的檔案管理。第三，強調數字化的管理技能、管理者的信息化意識，并且通過定期的培訓，滿足對檔案管理基礎環境的優化，最終提高其檔案管理質量。

（四）發揮數字化檔案管理服務功能

在事業單位落實檔案管理信息化與數字化之后，在開展檔案管理的過程中，還需要將信息化、數字化的管理服務優勢完全發揮出來，真正做到 “服務大眾、以人為本”。檔案作為事業單位發展的主要載體，其中包含了諸多文獻資料和重要的事件，這些對于事業單位的未來工作計劃制定，對于重大決策的制定都會帶來重要的指導作用。對于這一部分看起來“沉睡” 的檔案，實際上就是維護老百姓利益，確保社會穩定發展的紐帶，同時也是事業單位對于自身工作加以完善的一面鏡子，最終，就可以實現數字化檔案系統的設計與優化處理，確保幫助事業單位能夠在實踐之中完善檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，在事業單位不斷優化的今天，還需要確保檔案管理的高效性。這就需要相關的責任領導能夠對檔案管理工作有高度的重視，能夠做好這一工作的認識處理，不斷完善人事管理制度。同時，還需要做好建設信息化檔案管理的落實，通過多重備份處理，確保檔案的安全性和完整性。另外還需要注意到，檔案信息保密工作本身是至關重要的，還需要采用最先進的信息化處理手段，防范信息的泄露。所以，針對當前的事業單位檔案管理而言，就需要持續的進行優化，最終推動事業單位的可持續發展。

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