醫院人事檔案信息化管理工作探究

黃潔

摘 要 現在，醫院的人事信息越來越復雜，對醫院的管理也帶來了巨大的挑戰。人事檔案對醫院的發展具有重要的意義，是醫院的主要發展資料，也是對醫護人員工作態度的重要參考。醫院通過人事檔案，可以調整人才管理戰略，完善人才管理機制，進而促進醫院的科學發展。如今，信息技術發展非常迅速，在各個領域掀起了狂潮，特別是在人事檔案管理中，應用信息的現代技術進行管理已經是比較普遍的事情。所以，醫院要轉變傳統的人事管理方式，建立信息化管理體系，提高醫院人事管理的質量和效率。

關鍵詞 人事信息;人事檔案;管理機制;信息化管理

引言

隨著我國醫療體制的改革，醫院的管理發生了顯著的變化。在新的發展背景下，醫院的人才隊伍變得越來越大，人事檔案管理也進入了新的階段。另外，計算機、互聯網技術的發展讓我們進入了信息時代，各個領域中都開始使用信息技術管理。醫院在人事管理方面也引進了信息化技術，并取得了一定的成績。但是，部分醫院在人事管理中還沒有認識到信息化管理的重要性，在管理模式沒有進行創新，對醫院的個人信息無法實現動態管理。本文從傳統醫院人事管理的問題出發，分析醫院進行信息化管理的措施。

1醫院傳統人事管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

如今社會在不斷發展，醫院管理也進行了改革，不過人事檔案管理工作并沒有進行徹底的創新。檔案材料沒有及時更新，修正和補充不及時，給單位和個人帶來了不便，影響了醫院人才的流動，對我國醫療事業的發展帶來了阻礙。人事檔案管理的專業性很強，需要配備專業的人才隊伍，對人員的專業技能和理論知識有非常高的要求[1]。但從現在的人事檔案管理來看，檔案管理人員還不具備現時代的要求，檔案管理人員的信息化水平較低，在具體的管理中還停留在人工檢索和人工編輯階段，檔案整理、歸檔都存在不足，缺乏及時性，沒有為人事管理做出貢獻。

1.2 管理信息煩冗

醫院人員較多，人事檔案管理范圍非常大，不僅包含醫護人員的工作經歷，還包含他們的個人資料和人事調配。這些信息非常復雜，加大了工作人員的管理難度。在交接檔案過程中，難免會發生檔案資料丟失問題，無法保證檔案的完整性和準確性。同時，因大量、復雜的管理工作，給檔案查閱帶來了很大的挑戰，使用者在查閱中需要花費大量的時間。另外，傳統的檔案管理浪費了資源，因多以紙質版的形式保存，很容易造成檔案破損，需要重新記錄，嚴重浪費了紙張。醫院人事檔案的管理本應隨著時代的發展轉變管理方式，但是部分醫院在管理中還沒有認識到信息化管理的重要性，加上人事檔案管理的復雜性，導致檔案信息化建設沒有全面推行。

2醫院人事檔案信息化管理的具體措施

2.1 醫院領導要重視檔案管理工作

現在，實現人事檔案管理信息化已經是一種趨勢，也是醫院發展的必須要求，建設醫院人事檔案管理信息化不是人事管理部門的事情，而是整個醫院的事情，大到院長，小到員工，他們都有做好人事檔案管理的義務。所以，醫院領導要起帶頭作用，認識到檔案信息化管理的意義，在工作方面給予信息化建設的重視，在財力方面加大信息化投入，營造檔案信息化管理的氛圍，給予人事檔案管理工作積極支持。管理層要發揮作用，從檔案材料提供、個人信息變動出發，做好檔案細節管理，并保障這方面信息化的建設，給醫院人事檔案管理創造有利的條件，全面提升檔案管理的質量。

2.2 提升檔案管理人才隊伍質量

檔案管理人員是醫院人事檔案管理的組織者，其素質的高低決定著檔案管理的質量。因此必須要提升檔案管理人才隊伍，確保他們在新的發展背景下能勝任檔案管理工作。一方面，在人才選拔過程中，要做好人才把關，引進一批綜合性的人才，將計算機的應用作為招聘人才的標準之一，保證引進來的人才能熟練操作計算機等設備，提高他們的信息化水平。另一方面，醫院要完善內部人才管理體系，在具體的管理中合理安排工作任務，科學劃分工作職責。發揮老員工的帶動作用，讓老員工帶動新員工，對新進來的人才要培訓，讓新員工熟悉檔案管理的要點。醫院檔案管理人員的素質和專業水平，關系著檔案管理的質量，能否實現信息化管理，人才隊伍是關鍵，因而要提高人才隊伍素質，為檔案管理打好基礎。

2.3 重視檔案信息技術的開發

在實際的管理中，要重視研發檔案信息化軟件，建立科學的系統平臺，這是醫院進行信息化管理的前提。醫院要結合自己的實際發展情況，開具符合自己發展特征的數據庫，保證醫院的檔案信息可以在各個部門間傳遞。另外，還要重視對信息化平臺的管理，確保人事檔案管理的真實性、完整性，保證人事檔案管理能為醫院發展提供準確的數據。最后，還要重信息化系統的安全防護工作。醫院在人事檔案管理中，要加強系統平臺的安全性，避免病毒非法侵入，從軟件和硬件方面出發，做好安全防護工作，對需要檔案管理的人員單獨授權，做好加密管理。這樣，醫院的人事檔案管理才能安全有效，真正為醫院的發展提供支持。

2.4 完善檔案管理制度

信息技術的發展引發了很多領域的變革，醫院在人事檔案管理中要根據信息化的特點，結合醫院人事檔案管理的實際情況，做好檔案制度方面的管理。首先，在制定醫院檔案管理規范時，要與國家信息化管理制度相符合，在國家有關法律的前提下制定本院制度。其次，要做好醫院內部人員在檔案使用方面的制度。對單位管理人員和部門權限要有明文規定，在信息化的管理體系中，要維護人事檔案的保密性、政治性、權威性和準確性[2]。嚴格檔案查閱程序，對無關人員修改和查閱檔案要嚴肅處理，保證醫院人事檔案管理的有序性。

3結束語

綜上，進行人事檔案信息化管理，可以減輕檔案管理人員的負擔，提高工作效率，把檔案管理人員從繁忙的工作中解救出來，不僅提高了工作效率，還節約了單位的財力和物力?，F在，有的單位在管理中還沒有認識到檔案信息化建設的意義，在管理中仍然使用傳統的管理方法管理，難以適應新的發展要求。因此，醫院要把握時代發展的特點，完善檔案管理人才制度，提高管理人員的檔案管理水平，并做好信息化建設，從各個方面支持人事檔案管理工作，促進我國醫院的發展。

參考文獻

[1] 梁燕.醫院人事檔案信息化管理工作探索[J].管理觀察，2019（36）： 160-161.

[2] 王瑛.淺析新形勢下醫院人事檔案管理的工作思路[J].現代企業文化，2015（29）：100.