信息時代文秘工作及檔案管理

張銘軒

摘要：文秘工作和檔案管理有著密不可分的關系，二者之間相互發展、相互聯系。文秘工作是檔案管理的基礎，只有文秘工作做好，檔案管理才能更具精準性。隨著科學技術的迅猛發展，文秘工作和檔案管理都離不開計算機，尤其是從公文生成到檔案管理都需要依靠計算機系統來完成。隨著信息化時代的到來，文秘工作和檔案管理逐漸實現一體化辦公，所以本文就信息時代文秘工作及檔案管理進行分析討論，促使文密工作和檔案管理在信息時代背景下實現優化、創新。

關鍵詞：信息時代;文秘工作;檔案管理

前言：

傳統的文秘工作及檔案管理都是由人工操作完成，這種工作模式不僅工作效率低，而且還會出現錯誤和漏洞。隨著信息技術的廣泛應用，文秘工作及檔案管理逐漸實現一體化，不僅減少人力資源成本的投入，而且還提高了工作質量和效率。雖然很多企事業單位實行文秘工作及檔案管理一體化工作模式，但是在應用中還存在諸多問題，所以要想讓文秘工作及檔案管理一體化作用發揮出來，就要將存在的問題進行有效解決，這樣才能提高文書檔案質量。

一、信息時代文秘工作和檔案管理存在的問題

（一）文秘人員缺乏檔案意識

傳統的文秘工作是由工作人員手工進行處理。隨著信息時代的發展，大部分文秘工作人員還沒有從傳統的工作模式中掙脫出來，致使在應用計算機系統時，無法適應這嚴重影響了文秘工作及檔案管理的一體化發展。企事業單位要想讓文秘工作及檔案管理實現一體化，就要轉變文秘人員的工作理念，加強文秘人員對辦公自動化的認識和應用。

（二）文書檔案缺乏規范性

在實際工作中，有的檔案管理人員出現檔案版面混亂、記錄不全、文檔使用不當、編號錯誤、原稿不全等問題，這些問題嚴重影響了檔案的規范管理，讓檔案管理完整性、安全性和美觀性受到了嚴重的影響。

（三）管理人員素質不高

由于很多企事業單位的文秘工作及檔案管理從業者不是專業人員，導致文秘工作及檔案管理工作中時常出現工作人員素質不高。雖然有的非專業文秘工作及檔案管理從事者，在入職崗位前接受了一系列培訓，但其業務精準度和專業度無法滿足時代的發展需求，這嚴重影響了文書存檔質量和管理。

二、信息時代文秘工作和檔案管理的改進措施

（一）強化管理意識，提高檔案管理工作的保密性

檔案管理工作的要求性很高，不僅要求管理人員要具備扎實的專業技能及現代化信息檔案管理技能，而且還要有較強的責任感、恪盡職守的工作態度，所以企事業單位要加強管理人員的管理意識，提高自身的業務素質，促使自身成為即備專業技能又備信息技能的綜合型檔案管理人才。雖然信息技術給檔案管理工作提供了一定的方便性，但同時也給檔案管理的保密性帶來了隱患，為了提高檔案管理工作的保密性，文秘人員在工作時要注意以下幾點：①文秘人員在用計算機進行工作時，一定要確保計算機網絡環境和使用軟件健康;②文秘人員在進行檔案管理時，要使用企業內部局域網，避免黑可通過外網連接進入檔案，導致檔案文件遭到丟失或篡改;③在檔案管理文檔中設置進入密碼，只有知道密碼才能進入，還可以設置訪問權限，將領導和相關工作人員設為擁有訪問權，其他人員在進入檔案時要進行申請，根據申請程序進入文檔。

（二）明確部門職責，加強制度建設

文秘人員在工作中一定要遵守《中華人員共和國檔案法》。文秘人員在工作時要按照相關要求，對檔案中的文件進行統一保管，并根據文件的變化，將文檔進行分類、歸納，只有這樣才能確保檔案規范管理。文秘人員要是辭離崗位時，要及時將有關工作進行清交，避免檔案的安全性和完整性受到影響。另外，企事業單位還要明確各部門職責，并建立相應的工作程序和管理制度，加強公文審核簽發制度，同時還要加強建設企業網絡管理，讓企業內部員工能夠實現檔案共傳。檔案管理人員要加強與各部門之間的聯系，做到及時收發文件，避免文件材料丟失或者遺漏。總的來說，只有做好檔案基礎收集工作，才能豐富檔案存儲材料，規范檔案管理工作，進而為企業的發展提供支撐。

（三）引進現代技術，提高文秘人員的工作技能

隨著信息技術的廣泛應用，傳統的文件傳輸設備和檔案存儲工具，已經無法滿足現代技術的管理需求，傳統的工作模式和方法不僅工作效率低，而且還會出現各種錯誤和漏洞。因此企業要想在信息時代背景下穩定發展，就要與時俱進，引進現代管理技術，提高文檔儲存管理水平，讓文秘工作及檔案管理逐漸實現辦公自動化管理，只有這樣企業才能跟隨時代的發展，滿足社會發展需求。由于文秘工作涉及的內容較為繁多復雜，既要為企業發展謀劃策略，也要為員工分發傳達文件，所以文秘文員在工作中一定要將文件進行分類歸納整理，避免文件出現遺漏或者重復。企業要想讓文秘人員對文件進行有效的分類歸納整理，就要做到以下幾點：①讓電子檔案資料管理實現自動化，只有讓電子檔案資料管理實現自動，才能讓文秘人員在整理、收集護實現第一時間上傳和發送，可以提高文件資料的有效性、完整性、及時性;②構建網絡服務平臺，企業要在內部構建網絡服務平臺，提高企業內部檔案管理的共享性，讓各部門的之間能夠實現檔案互利共享，避免重要文件無法在第一時間傳達，進而影響文件的實效性;③加強對文秘人員的相關培訓，定期對文秘人員進行相關技能培訓和相關技能知識講座，提高文秘人員的信息技能、網絡技能和專業技能，只有加強對文秘人員的技能培訓，才能讓文秘人員更好的勝任其崗位，進而更好的服務于企業。

結語：

綜上所述，文秘工作及檔案管理對企事業單位的發展有著很大的作用。在信息時代背景下，文秘工作及檔案管理逐漸實現一體化，但在實際應用文秘人員缺乏檔案意識，管理人員素質不高，文書檔案缺乏科學性。面對這些問題，企事業單位要強化管理意識，加強制度建設，提高檔案管理工作的保密性，引進現代技術，提高文秘人員的工作素質，促使文秘工作及檔案管理從根源上實現一體化。

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