互聯網背景下不動產檔案管理數字化技術運用路徑研究

文/肖勸治

隨著經濟全球化的到來和我國互聯網技術的深入發展，數字化技術作為一項新型的技術遍布各個領域，且發揮著無可替代的作用。房地產業在經濟領域依然展現出飛速發展的勢頭，交易量的攀升也使民眾對不動產檔案的管理提出了更高的要求，因此，將數字化技術融入不動產檔案管理中，發揮其特有的優勢，成為不動產檔案管理部門迫切需要解決的問題。本文將闡述互聯網背景下數字化技術所展現出的特征，分析不動產檔案管理面臨的問題，提出不動產檔案管理數字化運用的具體舉措。

一、 數字化技術在不動產檔案管理中的運用特征

（一）便捷性

不動產檔案管理運用數字化技術，改變了過去傳統單一的紙質收集模式，通過多種方式將信息儲存到電腦中，不僅便于登記，而且方便查閱，極大地提高了不動產檔案資料的利用效率。傳統的不動產檔案在存放時要考慮各種因素，登記時也面臨著諸多整理難題，往往會出現檔案資料雜糅而無法判斷其歸屬等問題，給不動產檔案管理帶來了許多不便。數字化技術以其特有的優勢，將不動產檔案信息以數字化的信息形式展現在電腦系統中。這不僅便于檔案管理工作人員的歸檔整理，而且方便客戶的隨時查閱。

（二）共享性

數字化信息技術依托互聯網進行，而互聯網具有信息共享性。因此，在不動產檔案管理運用數字化技術的過程中，同樣表現出共享性。不動產檔案信息的共享有利于檔案信息的隨時更新，在舊有紙質資料發生變化或者得到補充時，可以隨時進行相應的調整，從而保持其完整性。不動產檔案的查閱較為頻繁，為增強檔案資料的查閱便利性，加強信息數據的共享也就順理成章了。當不動產檔案資料不斷豐富，并通過建立一定的數據庫平臺實現數據共享后，不動產檔案的價值便能得到最大限度的發揮。[1]

（三）服務性

不動產檔案的質量高低取決于信息資料的完整程度以及查閱的便利程度。不動產檔案的利用率越高，說明檔案的價值也越大，這有賴于數字化技術的充分運用。不動產檔案管理的最終目的是滿足客戶查閱的需求，因此需要不斷完善自身管理，提升檔案管理的水平，通過科學、有效的管理達到服務社會大眾的目的。數字化技術將不動產檔案的原始資料通過新媒體技術進行儲存，豐富了不動產檔案的內容，使其以嶄新的形式出現，能更加快捷便利地加以查詢，進一步增強了不動產檔案管理的服務性。

（四）安全性

不動產檔案資料的搜集主要通過原始數據錄入、影像資料掃描等方式進行，并且分門別類地通過信息化技術在電腦中進行處理，再根據實際情況的變化進行相應的更新變動。不動產檔案管理部門對檔案資料進行了加密保護，并開放了一定的查閱權限，這有效地保障了不動產檔案數據的安全以及信息處理系統的安全。數字化技術的運用，改變了過去檔案資料容易損壞的狀況，使人們能夠更加有效地掌控不動產檔案資料，提高不動產檔案資料的利用率，提升不動產檔案的利用價值，進一步增強不動產檔案的安全性，促進不動產檔案朝信息化管理方向發展。

二、不動產檔案管理面臨的問題

（一）不動產檔案數字化程度不高

隨著新媒體技術的快速發展，數字化技術已經在各個行業得到充分運用、融合發展，也得到不動產檔案管理部門的高度重視。然而，相關部門盡管開始運用數字化技術，卻仍然無法全面掌握數字化技術，其廣泛運用尚需要一段時間。當前，不動產檔案大多仍采用傳統方式，無論是檔案資料的搜集、保存，還是查閱，都無法做到與時俱進，這給不動產檔案管理帶來了許多不便。不動產檔案的數字化程度制約了不動產檔案管理的良性發展。

（二）不動產檔案管理工作人員素質

不動產檔案管理牽涉的范圍較廣，不僅要處理信息的搜集、錄入與后期的查詢，而且要對一些復雜的影像資料、房屋結構等作出準確的判斷，這對檔案管理人員提出了較高的要求。當前，許多從事不動產檔案管理的人員盡管對房地產行業的知識較為熟悉，但是在掌握數字化技術方面能力較為薄弱，缺少專業化的培訓，在日常的檔案管理服務方面顯得力不從心。這也制約了不動產檔案管理工作隊伍的戰斗力，影響了不動產檔案管理水平的提升。

（三）缺乏科學的檔案標準化體系建設

目前，雖然檔案管理部門開始重視數字化技術，但對此還在摸索學習，對數字化技術的核心要素沒有完全掌握。此外，對數字化技術的各種投入不足、沒有合理的檔案管理人員培訓、沒有建立健全不動產檔案管理的各項規章制度、檔案的整理也沒有嚴格遵照規范體系等種種因素也導致不動產檔案管理數字化建設進度緩慢。規范化的檢索查詢系統遲遲沒有建立，無法滿足客戶的種種需求，這與房地產行業的飛速發展格格不入，制約了不動產檔案的信息化發展進程。[2]

（四）不動產檔案利用率低，價值沒有得到充分體現

不動產檔案的存在形式多種多樣，不僅有紙質資料，還包括影像資料等。隨著時代不斷發展，其形式也越來越多樣。經常性地提取與利用，有利于豐富不動產檔案的內容，提升不動產檔案的價值。然而，在實際生活中，大部分不動產檔案都處于休眠狀態，沒有得到及時的更新與利用，其潛在的許多價值也沒有得到很好的開發與利用。不動產檔案利用率有限，使其真正的優勢與價值無法有效發揮，這也極大地降低了不動產檔案的利用價值。

三、不動產檔案管理數字化技術運用具體對策

（一）提高對運用數字化技術進行不動產檔案管理的認識水平，加強宣傳引導

隨著房地產行業的快速發展，數字化技術在不動產檔案管理中的運用已經是大勢所趨。先進技術的到來使不動產檔案資料得到不斷更新，檢索系統的建立也大大方便了查閱的每一環節。過去單一的不動產檔案形式已不復存在，檔案受損的情況也不再發生。數據的有效整理歸類，從根本上保證了不動產檔案的完整性與權威性，大大提升了不動產檔案的價值。因此，無論是不動產檔案管理工作人員，還是提供原始資料并隨時有查閱需要的客戶，都應該進一步提高對數字化技術的認識水平，清醒地看到數字化技術對不動產檔案管理的巨大價值，共同分享數字化技術帶來的成果。數字化技術給不動產檔案管理帶來了巨大的變化，要進一步加強教育引領，做到同向同行，共同促進不動產檔案管理的發展。

（二）加強不動產檔案管理隊伍建設，優化高檔案管理人員的綜合素質

要高度重視數字化技術帶給不動產檔案管理的各項優勢，充分發揮數字化技術的有效價值，盡最大可能提升數字化技術在檔案管理運用中的價值，開發不動產檔案管理的潛在功能。一支掌握現代高新技術、戰斗力強的管理隊伍是不動產檔案管理不斷發展的關鍵。只有不斷提升檔案管理隊伍的專業性，進一步增強理論與實踐相結合的能力，才能真正促使不動產檔案管理發生質的飛躍。[3]要真正把檔案管理人員的數字化培訓放入重要的議事日程，加強檔案管理人員專業能力的提升，通過業務能力與數字化技術的進一步結合，使后者真正能夠入耳、入腦、入心，這樣才能真正提高不動產檔案管理的水平與服務的質量。

（三）完善數據庫平臺建設，建立科學規范的數字化檔案標準體系

要進一步完善和豐富不動產檔案的原始資料，在保證檔案資料的真實性與準確性的基礎上，將其進行數字化處理，以嶄新的形式存在于數據庫系統中。檔案管理人員要熟練掌握數字化技術，創新工作方法，在確保檔案資料完整性的基礎上，力求使檔案的內容更為直觀、形象、生動，既便于日常的歸檔整理，又便于查詢。要著眼于不動產檔案管理軟件的升級，確保管理人員熟練掌握數字化技術。要做到與時俱進，開展不動產檔案的數字化建設，建立先進的檔案查詢檢索系統，實現不動產檔案查詢的便捷性，滿足客戶的需求。要加強科學、規范、統一的數字化檔案標準體系建設，充分發揮數字化檔案的潛在優勢，進一步提升檔案的數字化水平。

（四）要成立數字化科研團隊，加大對數字化技術的研究力度

隨著互聯網技術的深入變革，不動產檔案的管理已經朝著智能化、現代化的方向發展，傳統的、原始的管理方法已經無法滿足時代的需求。只有不斷探索新的技術，提高管理服務水平，才能實現管理的可持續發展。要成立數字化課題研究中心，著重培養探索數字化技術的精神，不斷開發新技術，并增強自身的業務實踐能力。熟練掌握數字化技術不是一朝一夕的事情，要具有勇于探索、勇于實踐的精神，刻苦鉆研，從而確保數字化技術在不斷的探索實踐中得到豐富。要把對數字化技術的研究作為一項重要的工作，以發揮不動產檔案的最大功效為終極目標，做到有效規避不動產檔案管理的弊端，真正做到對檔案的合理有效管控，進一步提升不動產檔案的利用價值。

（五）提升數字化檔案信息的共享程度，加大對檔案價值的開發利用

在互聯網技術大發展的背景下，不動產檔案實現共享已經是大勢所趨。檔案管理部門要真正做到與時俱進，不斷規范檔案的上傳、錄入、歸檔、查詢等，建立起標準化的、統一的、規范的網絡共享數據平臺。要充分發揮數字化技術的優勢，有效開發不動產檔案資料，最大化地挖掘檔案價值。要建立簡易、便捷、快速的檢索查閱系統，既保證檔案數據的完整性與權威性，又方便用戶查閱，提高檔案的利用率。[4]要突破地域和部門的限制，建立行之有效的管理體制和責任機制，避免檔案管理糾紛，發揮數字化技術的優勢，提高數字化檔案信息的共享程度。檔案的合理開發和利用也是檔案管理工作的重要組成部分，要加大開發力度，排除一切阻礙，使不動產檔案管理躍上新臺階。

隨著互聯網時代的來臨，不動產檔案的管理與數字化技術的聯系日益緊密，數字化技術的普及與運用，也使不動產檔案管理開始了全新的變革。不動產檔案管理部門要做到與時俱進，充分認識互聯網背景下檔案發展的規律與特點，合理運用數字化技術，加強檔案的數字化建設，提高不動產檔案管理的水平，促進不動產檔案管理健康有序發展，為社會經濟發展奠定堅實的基礎。