事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的探析

聶海霞

摘 要：隨著我國事業(yè)單位體制機(jī)制改革的深入，在進(jìn)一步優(yōu)化其社會(huì)服務(wù)職能的同時(shí)，也對(duì)各事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作提出了更高的要求。在信息化背景下，要進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須要提升檔案管理工作的智能化水平。本文將就事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)問題做進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：制度體系;軟硬件;人才;安全保障

檔案管理數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，其對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案的管理有著重要的作用。在對(duì)檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)行研究的過程中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作要想在現(xiàn)代事業(yè)單位中進(jìn)行廣泛性的普及，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)首先對(duì)檔案管理數(shù)字化的實(shí)際的意義進(jìn)行了解，同時(shí)對(duì)檔案管理數(shù)字化工作中的重點(diǎn)進(jìn)行掌握。只有這樣才能有效的促進(jìn)檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位中的應(yīng)用。

一、檔案管理數(shù)字化的概念

數(shù)字化檔案管理是檔案部門在工作方式上的一種創(chuàng)新，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，為利用者提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，而且能夠滿足科學(xué)研究大型而復(fù)雜的課題需要，家庭教育等需求。它以多種語言、文字的形式傳播中國悠久的歷史文明，而且有利于創(chuàng)造良好的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，在落實(shí)科教興國戰(zhàn)略的方面可以充分發(fā)揮檔案工作的作用。傳統(tǒng)的檔案管理由于存儲(chǔ)空間大致使查找檢索費(fèi)時(shí)，備份檔案時(shí)孺要大最的人力物力，人工處理不可靠.維護(hù)起來也不方便。而檔案數(shù)字化管理可大大改善這一問題，檔案數(shù)字化管理一般可通過掃描儀將紙質(zhì)檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，通過檢索詞條進(jìn)行查找相關(guān)信息。用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息的優(yōu)點(diǎn)是檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。

二、檔案管理數(shù)字化中的信息安全風(fēng)險(xiǎn)

正如上面所說的，我們將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就必須要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)絡(luò)是存在風(fēng)險(xiǎn)的，進(jìn)而就是說，我們計(jì)算機(jī)中的各項(xiàng)檔案信息也是存在風(fēng)險(xiǎn)的。這些風(fēng)險(xiǎn)可能是由于網(wǎng)絡(luò)中的一些不法分子利用我們的檔案信息去從事詐騙或者其他犯罪事宜。尤其是一些計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平超高的黑客，憑借自己的技術(shù)將檔案中的信息弄到手，或者導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓影響正常工作的進(jìn)行。比如說可能會(huì)因?yàn)楹诳偷娜肭謱?dǎo)致檔案泄密，也可能因網(wǎng)絡(luò)癱瘓而影響正常工作的進(jìn)行等。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

1、建立管理體系，完善管理制度

檔案管理數(shù)字化在我國剛剛開始普及，我國大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。

2、加大數(shù)字化軟件及硬件投入

優(yōu)質(zhì)硬件和軟件設(shè)施是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，配置與數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也是重點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備包括存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，必須配備相應(yīng)的硬件和軟件基礎(chǔ)，比如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打復(fù)印設(shè)備等硬件，檔案管理專用軟件以及網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)，注重軟件及其應(yīng)用管理的跟進(jìn)，在軟件和硬件選擇上遵循優(yōu)勝劣汰原則，在建設(shè)過程中不斷提升數(shù)字化管理質(zhì)量，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程的高效實(shí)施。

3、培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量

由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。

4、建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會(huì)上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級(jí)別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對(duì)管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對(duì)地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對(duì)重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會(huì)大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

5、完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

數(shù)字化檔案管理模式是對(duì)傳統(tǒng)人工檔案管理模式的重大突破，將其應(yīng)用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，推進(jìn)檔案管理事業(yè)更上一層樓。