檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

李霞

摘 要：檔案管理工作的主要內(nèi)容是對各類文字圖片等信息資源進(jìn)行管理，分析以往發(fā)展中存在的問題，同時(shí)也可以對未來工作的開展提供指導(dǎo)意見，以此實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前我國企事業(yè)單位在開展檔案管理工作中也不斷推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，使得檔案管理工作效率得到極大的提升，然而在當(dāng)前部分企事業(yè)單位信息化檔案管理中還存在著一些問題，需要對相關(guān)問題進(jìn)行解決。本文從檔案數(shù)字化的基本概念入手，討論檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，闡述當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，最后分析如何有效推進(jìn)我國檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，希望對相關(guān)研究具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;發(fā)展;趨勢

在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理作為一項(xiàng)基本工作對其事業(yè)單位活動和經(jīng)營情況可以直接體現(xiàn)，進(jìn)而對今后的工作開展起到有效的指導(dǎo)作用。在信息時(shí)代下，我國檔案也在加快數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而有效節(jié)約人力的投入，顯著提升其事業(yè)單位檔案管理效率。不過在當(dāng)前的檔案管理工作中還存在管理意識不強(qiáng)，對信息和數(shù)字化技術(shù)掌握不扎實(shí)等問題。而實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效利用，提升信息化時(shí)代下檔案資源安全性，需要檔案管理人員對工作方法不斷改進(jìn)，熟練利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的正規(guī)化管理。

一、檔案數(shù)字化的基本概念

檔案數(shù)字化出現(xiàn)依托于信息技術(shù)的不斷成熟，是和大數(shù)據(jù)相結(jié)合的一種檔案管理新技術(shù)，當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到我國的諸多領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理和數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合，以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲，然后將檔案中的文字、圖片以及音頻、視頻等以數(shù)據(jù)的形式存儲到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，上傳到云端，進(jìn)而有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲安全性低、數(shù)據(jù)容易丟失的問題，還極大地減小了占用空間，數(shù)字化檔案查詢管理和信息資源的共享更加便捷，便于企事業(yè)單位進(jìn)行檔案的利用，有利于對檔案資源的優(yōu)化配置，進(jìn)而推進(jìn)其他工作的有效開展。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.是時(shí)代發(fā)展的必然要求

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)的廣泛利用，我國也正式進(jìn)入到了信息化時(shí)代，極大地改變了人們的生活方式，顯著的提升了工作效率，將信息技術(shù)利用到各行業(yè)中，也讓檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不斷向著信息化和數(shù)字化的進(jìn)程發(fā)展，與此同時(shí)也對新時(shí)期下企事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理更加便捷，查詢和利用檔案資源更加方便，迎合了新時(shí)代的發(fā)展需要。

2.是社會發(fā)展的本質(zhì)要求

在當(dāng)前的企事業(yè)單位中，檔案可以通過文字、圖片、音頻、視頻等諸多形式體現(xiàn)出來，這些信息資源對企事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，也是社會發(fā)展的重要資源，具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，在通信技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位也在不斷加快信息化建設(shè)進(jìn)程，提升著檔案管理工作的實(shí)效性，便于對信息資源進(jìn)行管理，在檔案數(shù)字化建設(shè)的背景下，企事業(yè)單位對信息技術(shù)的利用不斷深入，加強(qiáng)了各部門之間的聯(lián)系，以此實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

三、當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

檔案數(shù)字化建設(shè)在企事業(yè)單位加快數(shù)字化建設(shè)的過程中起到了重要的作用，并且當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)也取得了一定成果，不過當(dāng)前依然存在影響企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理問題：首先是檔案的數(shù)字化管理不夠標(biāo)準(zhǔn)，管理手段較為落后，這一問題就會影響到數(shù)字化系統(tǒng)水平的提升。其次體現(xiàn)在檔案管理人員對數(shù)字化技術(shù)利用程度不足，加之部分檔案管理人員素質(zhì)不高，管理觀念較為落后，也造成了對數(shù)字化檔案利用效率不高。再次體現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理中，缺乏對系統(tǒng)的有效維護(hù)，這樣就導(dǎo)致數(shù)字化檔案存在不同的故障風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對檔案管理工作造成不利影響，同時(shí)由于對網(wǎng)絡(luò)安全問題缺乏重視，也導(dǎo)致存在一定的系統(tǒng)安全問題。最后體現(xiàn)在檔案管理手段不夠創(chuàng)新，在信息化和數(shù)字化的時(shí)代背景下，企事業(yè)單位也在充分享受著信息技術(shù)帶來的便利，然而依然有部分企事業(yè)單位對數(shù)字化技術(shù)利用不足，在開展檔案管理工作的過程中，主要是進(jìn)行打印掃描錄入和電子存檔，很多部門對信息化辦公系統(tǒng)的利用不夠充分，導(dǎo)致對信息檔案的信息化利用水平偏低。

四、如何有效推進(jìn)我國檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理方法，在分類、編制、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)效率要得到明顯的提升，便于企事業(yè)單位對工作進(jìn)行總結(jié)，對相關(guān)工作開展監(jiān)督和檢查。在數(shù)字化檔案管理模式下，為了提升企事業(yè)單位的檔案管理效率，需要做到以下幾點(diǎn)內(nèi)容。

1.對檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新

常言道：“無規(guī)矩，不成方圓”，在檔案管理這項(xiàng)系統(tǒng)的管理工作中需要圍繞科學(xué)的管理制度以及完善的流程進(jìn)行工作，這樣不僅有利于提升檔案管理效率，同時(shí)也可以讓相關(guān)部門更加高效的開展工作，在制定檔案管理制度的過程中，需要根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際以及檔案管理部門的工作情況而制定，這樣可以確保檔案管理的方法科學(xué)，并且與企事業(yè)單位的發(fā)展有效協(xié)調(diào)，在具體制定檔案管理制度的過程中需要對檔案管理部門相關(guān)工作明確規(guī)定，做到部門內(nèi)部人員的明確分工和各司其職要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識以及信息化處理能力，對于企業(yè)的新員工以及檔案部門的老員工都需要加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，與此之外還要各部門加強(qiáng)配合，對文件和檔案資料及時(shí)上交，而其它部門的領(lǐng)導(dǎo)也需要對檔案管理這項(xiàng)工作加以重視，對檔案管理制度遵守，這樣才能在整體上提升等工作質(zhì)量。

2.打造信息化和數(shù)字化的檔案管理模式

企事業(yè)單位需要在信息化時(shí)代的背景下開展檔案管理工作中對信息技術(shù)合理利用，然后在檔案管理部門打造出信息化的管理模式，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，通過對信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的利用，也可以極大地豐富檔案資源，根據(jù)工作需要將文字、圖片、視頻等相關(guān)資源充分利用。此外，通過對信息化技術(shù)的利用，也會讓檔案資源的服務(wù)作用得到極大提升，檔案管理資源根據(jù)工作需要進(jìn)行檢索，比如輸入類別、年限、用途、部門、相關(guān)人員等字樣就可以有效查詢，不僅可以展示出當(dāng)前的工作情況，同時(shí)也可以對今后的工作開展提供支持和幫助。在信息化的檔案管理模式下，企事業(yè)單位的檔案安全性也會得到極大的提升，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，開展企事業(yè)單位的檔案管理工作，雖然可以提供極大的便利，然而也在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)問題，所以需要當(dāng)管理部門對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)問題加大重視力度，在設(shè)計(jì)軟件和硬件功能的同時(shí)需要加強(qiáng)對病毒查殺技術(shù)，對防火墻技術(shù)、加密技術(shù)的利用，不斷提升網(wǎng)絡(luò)安全等級。為了提升安全性，檔案管理人員在開展工作的過程中也需要樹立高度的安全意識，在日常工作中保證規(guī)范操作，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒和維護(hù)，建議檔案管理人員采用身份認(rèn)證操作方式，對部門內(nèi)部每一名檔案管理人員設(shè)置操作權(quán)限，此外企事業(yè)單位需要進(jìn)行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的隔離，以此進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全等級，在以上措施下企事業(yè)單位的檔案安全性會得到顯著提升。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的思想建設(shè)和專業(yè)技能

在新時(shí)期下，企事業(yè)單位的檔案管理人員需要主動學(xué)習(xí)檔案管理方法，對信息技術(shù)加以利用，以此推進(jìn)檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。與此同時(shí)開展檔案管理工作需要不斷提升專業(yè)知識，進(jìn)而對檔案更系統(tǒng)的分類確保對檔案資料的合理利用，檔案管理人員需要根據(jù)工作需要對檔案管理知識管理方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，從檔案管理部門的角度講，需要為檔案管理人員提供良好的成長平臺，培養(yǎng)其掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)、索引技術(shù)，這樣才能在數(shù)字技術(shù)的支持下不斷提升工作效率，企事業(yè)單位也需要加強(qiáng)思想宣傳，讓全體人員都對檔案工作的重要性加以重視，比如通過企業(yè)日報(bào)、單位宣傳欄等方法轉(zhuǎn)變企業(yè)員工的思想，也可以通過工作會議傳遞檔案管理工作的重要意義。在企事業(yè)單位的日常工作中，可以利用微信QQ或者即時(shí)交流軟件，對損壞檔案、泄露檔案信息的行為進(jìn)行嚴(yán)懲，這樣就會讓企事業(yè)單位內(nèi)部形成人人重視檔案管理的風(fēng)氣，便于及時(shí)對檔案管理部門提出意見和建議，會讓檔案管理部門和其它部門的不斷加強(qiáng)配合，共同促進(jìn)企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的利用下，企事業(yè)單位的檔案管理工作面貌出現(xiàn)了極大的變化。對于檔案管理工作來說需要借助數(shù)字化技術(shù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。在今后在企事業(yè)檔案管理工作中，需要對檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，并且打造數(shù)字化和信息化的檔案管理模式，此外還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想建設(shè)和專業(yè)技能，最終讓企事業(yè)單位為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）