檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

李霞

摘 要：檔案管理工作的主要內容是對各類文字圖片等信息資源進行管理，分析以往發(fā)展中存在的問題，同時也可以對未來工作的開展提供指導意見，以此實現(xiàn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。隨著信息技術的不斷進步，當前我國企事業(yè)單位在開展檔案管理工作中也不斷推進數(shù)字化進程，使得檔案管理工作效率得到極大的提升，然而在當前部分企事業(yè)單位信息化檔案管理中還存在著一些問題，需要對相關問題進行解決。本文從檔案數(shù)字化的基本概念入手，討論檔案數(shù)字化建設的意義，闡述當前我國檔案數(shù)字化建設存在的問題，最后分析如何有效推進我國檔案數(shù)字化建設進程，希望對相關研究具有借鑒意義。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;發(fā)展;趨勢

在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理作為一項基本工作對其事業(yè)單位活動和經營情況可以直接體現(xiàn)，進而對今后的工作開展起到有效的指導作用。在信息時代下，我國檔案也在加快數(shù)字化建設，進而有效節(jié)約人力的投入，顯著提升其事業(yè)單位檔案管理效率。不過在當前的檔案管理工作中還存在管理意識不強，對信息和數(shù)字化技術掌握不扎實等問題。而實現(xiàn)對檔案資源的有效利用，提升信息化時代下檔案資源安全性，需要檔案管理人員對工作方法不斷改進，熟練利用計算機技術，以此實現(xiàn)數(shù)字化檔案的正規(guī)化管理。

一、檔案數(shù)字化的基本概念

檔案數(shù)字化出現(xiàn)依托于信息技術的不斷成熟，是和大數(shù)據相結合的一種檔案管理新技術，當前數(shù)字化技術已經應用到我國的諸多領域，實現(xiàn)檔案管理和數(shù)字化技術的結合，以數(shù)字化的形式進行存儲，然后將檔案中的文字、圖片以及音頻、視頻等以數(shù)據的形式存儲到計算機系統(tǒng)，上傳到云端，進而有效解決傳統(tǒng)紙質檔案存儲安全性低、數(shù)據容易丟失的問題，還極大地減小了占用空間，數(shù)字化檔案查詢管理和信息資源的共享更加便捷，便于企事業(yè)單位進行檔案的利用，有利于對檔案資源的優(yōu)化配置，進而推進其他工作的有效開展。

二、檔案數(shù)字化建設的意義

1.是時代發(fā)展的必然要求

隨著我國科學技術的不斷進步，當前計算機技術以及通信技術得到了廣泛的應用，隨著計算機技術以及通信技術的廣泛利用，我國也正式進入到了信息化時代，極大地改變了人們的生活方式，顯著的提升了工作效率，將信息技術利用到各行業(yè)中，也讓檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不斷向著信息化和數(shù)字化的進程發(fā)展，與此同時也對新時期下企事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，相較于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，數(shù)字化檔案管理更加便捷，查詢和利用檔案資源更加方便，迎合了新時代的發(fā)展需要。

2.是社會發(fā)展的本質要求

在當前的企事業(yè)單位中，檔案可以通過文字、圖片、音頻、視頻等諸多形式體現(xiàn)出來，這些信息資源對企事業(yè)單位的發(fā)展產生了重要影響，也是社會發(fā)展的重要資源，具有極高的經濟價值，在通信技術和信息技術不斷發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位也在不斷加快信息化建設進程，提升著檔案管理工作的實效性，便于對信息資源進行管理，在檔案數(shù)字化建設的背景下，企事業(yè)單位對信息技術的利用不斷深入，加強了各部門之間的聯(lián)系，以此實現(xiàn)企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

三、當前我國檔案數(shù)字化建設存在的問題

檔案數(shù)字化建設在企事業(yè)單位加快數(shù)字化建設的過程中起到了重要的作用，并且當前我國檔案數(shù)字化建設也取得了一定成果，不過當前依然存在影響企事業(yè)單位實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理問題：首先是檔案的數(shù)字化管理不夠標準，管理手段較為落后，這一問題就會影響到數(shù)字化系統(tǒng)水平的提升。其次體現(xiàn)在檔案管理人員對數(shù)字化技術利用程度不足，加之部分檔案管理人員素質不高，管理觀念較為落后，也造成了對數(shù)字化檔案利用效率不高。再次體現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理中，缺乏對系統(tǒng)的有效維護，這樣就導致數(shù)字化檔案存在不同的故障風險，進而對檔案管理工作造成不利影響，同時由于對網絡安全問題缺乏重視，也導致存在一定的系統(tǒng)安全問題。最后體現(xiàn)在檔案管理手段不夠創(chuàng)新，在信息化和數(shù)字化的時代背景下，企事業(yè)單位也在充分享受著信息技術帶來的便利，然而依然有部分企事業(yè)單位對數(shù)字化技術利用不足，在開展檔案管理工作的過程中，主要是進行打印掃描錄入和電子存檔，很多部門對信息化辦公系統(tǒng)的利用不夠充分，導致對信息檔案的信息化利用水平偏低。

四、如何有效推進我國檔案數(shù)字化建設進程

相較于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，數(shù)字化檔案管理方法，在分類、編制、檢索等各個環(huán)節(jié)效率要得到明顯的提升，便于企事業(yè)單位對工作進行總結，對相關工作開展監(jiān)督和檢查。在數(shù)字化檔案管理模式下，為了提升企事業(yè)單位的檔案管理效率，需要做到以下幾點內容。

1.對檔案管理制度進行創(chuàng)新

常言道：“無規(guī)矩，不成方圓”，在檔案管理這項系統(tǒng)的管理工作中需要圍繞科學的管理制度以及完善的流程進行工作，這樣不僅有利于提升檔案管理效率，同時也可以讓相關部門更加高效的開展工作，在制定檔案管理制度的過程中，需要根據企事業(yè)單位的發(fā)展實際以及檔案管理部門的工作情況而制定，這樣可以確保檔案管理的方法科學，并且與企事業(yè)單位的發(fā)展有效協(xié)調，在具體制定檔案管理制度的過程中需要對檔案管理部門相關工作明確規(guī)定，做到部門內部人員的明確分工和各司其職要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識以及信息化處理能力，對于企業(yè)的新員工以及檔案部門的老員工都需要加強信息化培訓，與此之外還要各部門加強配合，對文件和檔案資料及時上交，而其它部門的領導也需要對檔案管理這項工作加以重視，對檔案管理制度遵守，這樣才能在整體上提升等工作質量。

2.打造信息化和數(shù)字化的檔案管理模式

企事業(yè)單位需要在信息化時代的背景下開展檔案管理工作中對信息技術合理利用，然后在檔案管理部門打造出信息化的管理模式，進而有效提升檔案管理工作的效率。與此同時，通過對信息技術和數(shù)字化技術的利用，也可以極大地豐富檔案資源，根據工作需要將文字、圖片、視頻等相關資源充分利用。此外，通過對信息化技術的利用，也會讓檔案資源的服務作用得到極大提升，檔案管理資源根據工作需要進行檢索，比如輸入類別、年限、用途、部門、相關人員等字樣就可以有效查詢，不僅可以展示出當前的工作情況，同時也可以對今后的工作開展提供支持和幫助。在信息化的檔案管理模式下，企事業(yè)單位的檔案安全性也會得到極大的提升，借助網絡信息技術，開展企事業(yè)單位的檔案管理工作，雖然可以提供極大的便利，然而也在網絡環(huán)境中存在一定的風險問題，所以需要當管理部門對網絡風險問題加大重視力度，在設計軟件和硬件功能的同時需要加強對病毒查殺技術，對防火墻技術、加密技術的利用，不斷提升網絡安全等級。為了提升安全性，檔案管理人員在開展工作的過程中也需要樹立高度的安全意識，在日常工作中保證規(guī)范操作，定期對計算機進行殺毒和維護，建議檔案管理人員采用身份認證操作方式，對部門內部每一名檔案管理人員設置操作權限，此外企事業(yè)單位需要進行內網和外網的隔離，以此進一步提升網絡安全等級，在以上措施下企事業(yè)單位的檔案安全性會得到顯著提升。

3.加強檔案管理人員的思想建設和專業(yè)技能

在新時期下，企事業(yè)單位的檔案管理人員需要主動學習檔案管理方法，對信息技術加以利用，以此推進檔案資源的標準化進程。與此同時開展檔案管理工作需要不斷提升專業(yè)知識，進而對檔案更系統(tǒng)的分類確保對檔案資料的合理利用，檔案管理人員需要根據工作需要對檔案管理知識管理方法進行學習，從檔案管理部門的角度講，需要為檔案管理人員提供良好的成長平臺，培養(yǎng)其掌握數(shù)據庫技術、索引技術，這樣才能在數(shù)字技術的支持下不斷提升工作效率，企事業(yè)單位也需要加強思想宣傳，讓全體人員都對檔案工作的重要性加以重視，比如通過企業(yè)日報、單位宣傳欄等方法轉變企業(yè)員工的思想，也可以通過工作會議傳遞檔案管理工作的重要意義。在企事業(yè)單位的日常工作中，可以利用微信QQ或者即時交流軟件，對損壞檔案、泄露檔案信息的行為進行嚴懲，這樣就會讓企事業(yè)單位內部形成人人重視檔案管理的風氣，便于及時對檔案管理部門提出意見和建議，會讓檔案管理部門和其它部門的不斷加強配合，共同促進企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

五、結束語

綜上所述，在信息技術和數(shù)字化技術的利用下，企事業(yè)單位的檔案管理工作面貌出現(xiàn)了極大的變化。對于檔案管理工作來說需要借助數(shù)字化技術的準確性、及時性和完整性優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理效率的提升。在今后在企事業(yè)檔案管理工作中，需要對檔案管理制度進行創(chuàng)新，并且打造數(shù)字化和信息化的檔案管理模式，此外還要加強檔案管理人員的思想建設和專業(yè)技能，最終讓企事業(yè)單位為社會發(fā)展貢獻力量。

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（作者單位：山西農業(yè)大學檔案館）