高校干部人事檔案數字化建設研究

馬進　蒲業虹

摘 要：干部人事檔案在高校人事人才工作中發揮著重要的作用。《干部人事檔案工作條例》為干部人事檔案工作提出了更高的要求。本文分析了新時期高校干部人事檔案工作中存在的困難，引出了干部人事檔案數字化建設的優勢。提出數字化建設亟需解決的問題，并構建了適用的干部人事數字檔案管理系統。

關鍵詞：人事檔案;數字化建設;互聯網傳輸;人事數字檔案管理系統

2018年11月中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》的實施，為當前的工作提出了更高、更新的要求。人事檔案是干部成長經歷的原始見證，是黨的重要執政資源。加快人事檔案數字化建設步伐，是高校立足人事檔案管理實際的正確選擇，為提高人事檔案服務能力打下堅實基礎，為打造優質的干部人才隊伍提供可靠保障。

一、 傳統人事檔案管理模式面臨的主要困難

高校人事檔案管理機構負責教職工的檔案管理、檔案審核及調查、檔案查借閱、涉及檔案內容的證明出具等工作。從筆者多年來從事干部檔案管理員工作的感受來看，當前干部檔案管理工作主要面臨以下難題：

1. 人事檔案管理難度增大

經筆者調查了解，目前高校干部人才隊伍總體呈現出人員流動頻繁的趨勢。每年接收、轉出人事檔案數以百計，接收檔案散材料數萬份。大量人事檔案材料的建檔、接收、鑒別、保管等業務，對檔案管理工作帶來了很大的挑戰。同時高校積累了很多承載著歷史、彌足珍貴的老人事檔案，處理紙質檔案長久保管難的問題也十分棘手。

2.人事檔案使用頻率增高

按照組織人事工作有關規定，干部檔案凡提必審、凡進必審、凡轉必審，人事檔案在人事人才工作中發揮著日益重要的作用，檔案的使用頻率顯著增高。

3.服務質量較低

提供檔案查借閱服務是檔案管理部門的重要工作，也是服務人才的重要途徑。部分高校校區分散，多校區辦學的實際為提供檔案查借閱服務帶來一些不便。

二、 人事檔案數字化建設的優勢

近年來，有些高校在人事檔案數字化建設方面進行了有益探索，以期有效克服傳統管理方式的弊端，提高人事檔案管理工作水平。人事檔案的數字化管理，具有傳統檔案管理模式不可比擬的優勢。

1. 通過建立數字檔案，可以提高檔案材料管理水平

人事檔案是記錄人生成長軌跡的珍貴原始材料，必須要妥善保管。對于數字檔案唯一真實來源的紙質檔案，可以長期保存在庫房中作為保底的憑據，減少翻閱和使用的次數，避免可見光的照射、溫濕度的急劇變化等對檔案紙張造成的不可逆的破壞，起到有效的保護作用。同時，人事檔案數字化后，紙質檔案與使用人物理隔離，還能有效規避人事檔案在使用過程中被篡改、偽造的風險，從源頭上避免了篡改檔案等事故的發生。

2. 通過科學使用檔案，可以提高檔案資源使用效能

傳統人事檔案管理模式中，檔案的查找、下架、出庫、查閱、入庫、上架等工作耗時耗力。人事檔案數字化后，這項工作可以由檔案管理人員借助計算機來完成，能極大提高工作效率，也能避免人工調檔查檔帶來的失誤，實現檔案材料的日常規范化管理。同時，還能實現檔案資源的分類匯總、統計分析等功能，為干部人才隊伍建設提供數據支撐，滿足《干部人事檔案工作條例》提出的“運用大數據等信息技術，建立健全干部人事檔案科學利用機制，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服務”的要求。

3. 通過互聯網遠程閱檔，可以提高檔案借閱服務能力

《干部人事檔案工作條例》第三十條規定：“干部人事檔案利用工作應當強化服務理念，嚴格利用程序，創新利用方式，提高利用效能。”人事檔案數字化后，通過技術手段，并健全有關程序，使互聯網遠程閱檔成為可能，可以向不同校區的教職工提供遠程電子化閱檔服務，不需要再到檔案中心辦理，切實解決干部人才辦事難的問題。

三、人事檔案數字化建設需要解決的重點問題

人事檔案數字化管理，是一種全新的工作模式，需要立足檔案材料的涉密、涉隱私等屬性，解決信息數據安全、相關程序合法等核心問題，建立干部人事檔案信息化管理體系。

1. 以數字檔案分類管理，保障檔案涉密信息安全

《干部人事檔案工作條例》第二十八條規定：“屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應當嚴格保密;對于涉及商業秘密、個人隱私的材料和信息，應當按照國家有關法律規定進行管理。”按照此規定，人事檔案材料的涉密屬性分為國家秘密、工作秘密、商業秘密、個人隱私四種類型，為根據檔案材料不同性質進行分類管理提供了依據。因此，人事檔案數字化建設要實現檔案分類管理，屬于國家秘密、工作秘密的數字檔案保存不能上互聯網，涉及商業秘密、個人隱私的數字檔案可以按照有關規定加密后上互聯網，為有效使用檔案信息提供了可能。

2. 以可靠的加密體系，保障檔案管理系統安全

構建人事數字檔案管理系統（以下簡稱“管理系統”）是人事檔案數字化建設的核心工作。管理系統面臨來自互聯網的攻擊和滲透不可避免，如果數字檔案遭到泄露或非法利用，會損害單位、個人的利益。國家密碼管理局印發的《商用密碼管理條例》第二條規定商用密碼可以“對不涉及國家秘密內容的信息進行加密保護”，因此可以采用商用密碼來實現系統安全。

3. 以健全的閱檔程序，保障檔案管理規范合法

《干部人事檔案工作條例》對閱檔程序有嚴格的規定，按照程序經檔案管理部門審批同意后，在規定時限內查閱等。因此，構建人事數字檔案管理系統進行遠程閱檔，必須要符合相關程序規定，確保閱檔流程合法。

四、人事數字檔案管理系統構建

立足人事檔案工作的特點、關鍵業務和關鍵流程，在突破現階段限制人事檔案工作管理水平提高的瓶頸基礎上，構建人事數字檔案管理系統，實現數字檔案規范高效利用。

1.整體思路

在構建管理系統時， 筆者把重點放在實現互聯網遠程閱檔上，重點關注數字檔案管理、客戶端管理、閱檔申請、閱檔審批等業務流程，牢牢抓住業務、管理關鍵點。

2.系統構成

管理系統分為閱檔終端、服務區、傳輸網絡、安全接入區四個模塊。

（1）閱檔終端

閱檔終端是提供給用戶使用的定制平板電腦，實現用戶身份識別、提交閱檔申請、接收檔案數據、閱覽檔案、數據加密存儲等功能。

（2）服務區

服務區是人事數字檔案管理系統的核心區域，一般設置在人事檔案管理機構的機房里，安保措施等同于檔案庫房。服務區主要功能有：存儲數字檔案，接收并審批閱檔申請，將數字檔案推送到閱檔終端。服務區有以下設備：閱檔系統管理終端、數字檔案存儲服務器、數字證書認證服務器。

（3）傳輸網絡

閱檔系統需要完善的網絡基礎設施。目前全國大部分高校都建有規模龐大、用戶眾多的校園網，達到了泛在接入和泛在信息服務的要求，可以為閱檔系統提供穩定的無線網絡接入。

（4）安全接入區

安全接入區位于服務區和互聯網之間，對內阻隔服務器與互聯網直連、阻擋黑客攻擊、保護服務區檔案數據安全，對外提供檔案數據加密，防止信息泄露，還具有閱檔終端管理功能。安全接入區有以下設備：防火墻、移動安全接入網關、安全隔離與交換系統、閱檔終端安全管理中心。防火墻實現對閱檔終端連接服務區的訪問控制，擁有一體化的網絡入侵防御功能。

3.系統應用

系統應用主體包括兩類：檔案管理人員和閱檔用戶。檔案管理人員主要在閱檔系統管理、閱檔終端管理、審核閱檔申請等方面進行系統應用。

用戶需要按照閱檔流程應用。主要按照以下程序進行：在閱檔終端提交閱檔申請，由單位主要領導進行電子簽名，加蓋單位公章，系統管理員審核閱檔申請，數字檔案自動加密后通過互聯網推送到閱檔終端，用戶在規定時限內完成閱檔。

五、結束語

當前，高校紛紛踏上了建設中國特色世界一流大學、一流學科的新征程，迫切需要干部人事檔案工作跟上高校建設的步伐。人事檔案數字化建設是提升人事檔案管理水平的必然要求，需要加大投入，加強研究，立足工作實際，搭建功能完善、便于操作的人事數字檔案管理系統。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm.

[2]張平武.商用密碼發展歷程與展望[J].中國信息安全，2018

（作者單位：山東大學人事部）