“互聯網+”背景下檔案管理工作問題及對策探究

王群

摘 要：“互聯網+”時代的全面到來為各行業發展帶來了新的生機，這種新的網絡經營方式也給傳統檔案管理工作注入了改革動力。“互聯網+”與檔案管理碰撞出技術革新的火花，但也不可避免地引入了新的隱患，在此過程中我們要樹立創新精神，積極抓住機遇、迎接挑戰，更好地發揮出“互聯網+”的優勢。

關鍵詞：互聯網+;檔案管理;問題;對策

一、“互聯網+”時代背景

“互聯網+”是網絡信息技術與各傳統行業的深度融合與發展，這一方面得益于國內網絡平臺建設力度的加速，另一方面也是新時代經濟形態發展的必然趨勢和走向高質量發展的必由之路。這個名詞的出現并不是特指一項技術，而更像是一種理念和一個目標，是一個時代的代名詞，其在與推動移動互聯、傳統網絡、大數據等與現代社會的結合，以互聯網為媒介加速關鍵商業信息和物件的交換效率，進而形成我國獨具特色的經濟社會發展態勢。

二、“互聯網+”背景下檔案管理工作特點

在“互聯網+”這一新生態的帶動下，檔案管理工作與傳統上發生了加大的變化，不但工作性質上有了更高的要求，在服務對象、工作內容層面也有了新的增添，此外，相配套的行政體系也有很大的變化，具體來講，檔案管理工作有以下特點：

（1）包容性更強。隨著基層工作與社會發展的全面接軌，檔案資源收集過程打破了傳統上機關部門的限制，具有更強的包容性，不同特征的檔案資料持續性輸送到檔案部門中，為其價值的利用提供了充足的來源。

（2）傳統與現代兼顧。“互聯網+”首先在涉及到通訊、傳統互聯網、金融業等行業試點并取得了非常好的成效，但檔案管理工作與“互聯網+”的融合正處于起步、初步發展階段，許多技術上和推廣上的問題尚未得到解決，呈現出傳統與現代兼容發展的轉型特點。

（3）工作基礎變化。傳統與現代兼顧發展的特點也為工作基礎帶來了轉變，當前工作上不再只是對紙質檔案的收集與整理，而且還包括紙質檔案的錄入、計算機終端操作、數據庫維護、平臺運營等，工作基礎較傳統上有了技術性提高，對工作人員和基層硬件有了更高要求。

（4）工作內容增多。除基本的檔案資料歸檔工作以外，“互聯網+”時代檔案管理工作內容還包括了檔案安全保管、網絡信息安全、檢索和價值提供服務等，輸入的檔案資料有了“輸出”途徑，工作內容橫向上的拓寬為更好發揮基層部門的行政職能和業務指導功能提供了機遇。

（5）社會需求增強。在社區建設、城市建設中，檔案管理的重要性正隨著這些邊界的模糊而逐漸體現出來，互聯網平臺的構建使得全人類共享一個“視窗”，例如在疫情防控期間，社區防控檔案的管理工作離不開移動終端設備上“小程序”、各類軟件中附加功能提供的接口，這些寶貴的資料為日后發展提供了借鑒意義。

三、“互聯網+”背景下檔案管理工作問題

（一）傳統與現代結合效率問題

在“互聯網+”與檔案管理結合過程中，我們首先應該考慮它是否真的能夠像與其它產業鏈條融合一樣能夠極大地提升工作效率，特別是在涉及到基層工作時，盡管它的應用并不是要顛覆傳統的檔案管理系統，而在利用網絡收集和傳播價值時能夠發揮與以往工作相同的效果并且提升效率，這一點是需要實踐來論證的。

（二）主動與被動服務理念問題

由被動服務意識向主動服務意識轉型這一過程是較難實現的，工作人員已經適應了傳統的服務理念和工作方式，新技術和新理念的沖擊使他們難以適應突變的工作生態，在情理上是可以理解的，但又是現實工作中需要面對的突出矛盾，被動的檔案收集、管理和價值服務工作只會使當前工作逐漸脫離時代發展需求，“互聯網+”的應用成了“四不像”工作。

（三）檔案潛在價值挖掘問題

近年來對檔案資源價值的挖掘與利用研究熱度逐漸升溫，但目前基層工作中較少見到比較有效的成果，主要原因有下：①理論研究與實踐工作脫軌，較難實現理論規劃與實踐工作的接軌。②價值挖掘依賴大數據，但平臺建設仍在規劃和搭建中。③價值開發運用缺少市場，缺少商業化項目產出。

（四）檔案管理職能轉變問題

檔案的行政管理部門可溯源至黨委政府的檔案室，當前發展中由于各部門業務交流和合作的增多，出現了縱向上權利交叉、橫向業務重疊的問題，這種情況下檔案管理的人力資源難以得到充分利用，微觀服務和宏觀管理尚不明確，職能轉變上“卡殼”也阻礙了“互聯網+”的普及。

（五）基層硬件設施建設問題

“互聯網+”的應用依賴于硬件設施的完善，但當前基層檔案管理中恰恰缺少強有力的硬件設備和專業庫房，這是當前發展中需要努力克服的主要困難之一，需要大量的財政支持和社會力量參與才能夠順利推進。

（六）檔案業務流程優化問題

現代化的檔案收、管、用流程管理相較于以往工作在對效率、過程控制、有用信息把握和技術應用等方面都有著很大的區別，如何優化當前的檔案業務流程管理，提高整體的資源利用率和有效檔案占比是我們面臨的另一大技術和管理難題。

四、提升網絡背景下檔案管理工作質量對策

（一）明確建設目標和管理需求

“互聯網+”與檔案管理工作聯合的建設目標是提升工作效率和質量，為區域范圍內檔案資源共享和利用提供平臺接口，完成由單機管理向網絡智能管理的轉變;管理需求的明確即要求部門間協調配合、檔案管理流程間迅速有序，向技術要效率、向管理要質量。

（二）規范檔案收集與整理

前期檔案的規范化和標準化收集為后期其整理歸納、入庫奠定了基礎，所以要做好檔案入庫前的標準化工作，成立專門的規范化工作小組，負責紙質檔案、電子檔案的前期整理，統一標準、檢驗合格后方可錄入電子資源庫和檢索、共享平臺。

（三）吸引社會資本的投入

僅僅依靠政府財政支持和基層資金積累是難以實現“互聯網+”相關配套設施建設的，因此需要吸引社會資本的投入，通過數據對接、資源共享、價值共用等形式建立與企業、科研院校的長期信任機制，進而推動資源、技術、人才等的輸入與輸出。

（四）依托平臺開拓檔案服務業務

檔案管理的最終目的是挖掘其潛在價值進而利用起來，所以在有了一定量的數據庫資源后，基層部門可嘗試向社會提供檔案資源的無償使用和價值分析、運用等服務，在推動平臺建設的同時利用其創造的效益投入再建設中。

（五）強化安全監督與控制

新技術體系的引入和檔案管理操作流程的規范化必須依靠嚴格的監管制度來約束，通過建立用戶反饋機制實現對工作的群眾監督，另外要加強檔案數據庫和網絡安全的管理，將數據信息的挖掘和利用建立在安全基礎之上。

五、結語

“互聯網+”為檔案管理工作發展提供了廣闊的數據收集和共享平臺，在這樣強大的技術支撐下，再用傳統理念與方法應對新時期工作是不妥當的，基層工作重心也開始偏向技術與傳統兼顧型。所以，我們要不斷提升檔案管理的信息化管理意識，敦促各方積極參與到“互聯網+”平臺的共享、共建、共治中，盡快完成基層工作的網絡化轉型，以即時性更強、檢索能力更強、價值挖掘更深的檔案服務為社會發展做出更多貢獻。

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