中職學校檔案管理和創新

摘 要：中職學校檔案管理者在實際工作中必須要有創新意識，不能一味的采用傳統檔案管理模式，這樣很難提高管理水平，也不能做好管理工作，所以必須要不斷創新傳統的檔案管理模式和管理方式，否則就不利于檔案管理工作的正常開展，也只有這樣才可以提高中職學校整體管理水平，實現其可持續發展。基于此，本文主要介紹了中職學校檔案管理創新的重要性，而且提出了中職學校檔案管理創新的有效策略，以供大家參考。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;創新

在中職學校管理工作中，檔案管理工作始終是不可或缺的構成部分，也是辦好學校的前提條件，更加是衡量學校管理效率的關鍵標志。為了可以保證檔案管理工作正常開展，了解工作規律、維護學校教學等方面都發揮著十分重要的作用。對于檔案管理來說，應該積極適應形勢的需求，不斷創新現有的檔案管理方法和管理理念。

一、中職學校檔案管理創新的重要性

現階段，中職學校檔案管理工作受到很多因素約束，比如：檔案管理模式單一、檔案管理方法落后以及檔案管理理念守舊等等，這些都其造成發展速度非常緩慢，檔案沒有得到合理運用，檔案工作發展缺乏強有力的后勁。檔案匯集很多原始的信息，具有極其重要的開發利用價值，檔案管理人員的工作任務是有效管理檔案，積極開發檔案資源信息，進而滿足學校教職工對檔案信息的需求。因此，對于檔案管理工作而言，為了可以與時俱進，實現檔案管理工作的穩定發展，必須要不斷創新，這是中職學校檔案管理工作面臨的重要選擇^[1]。創新檔案管理工作，要結合實際情況，立足于長遠的角度，以實際情況為切入點，了解有關專業知識，這樣可以迅速得到突破。因此，中職學校檔案管理部門需要基于新時代的創新思想，不斷創新檔案管理服務模式，依照社會需求和學校需求，將學校內和學校外的查詢者作為服務對象，將檔案信息作為服務內容，將多樣化的服務方法作為手段，以促進中職學校檔案資源共享。

二、中職學校檔案管理創新的有效策略

在中職學校檔案管理工作中，管理人員需要結合學校實際情況，加強檔案管理創新，主要從以下幾點著手：

（一）學校要積極更新檔案管理思維

1.注重組織領導，構建完善的檔案管理責任體系

中職學校高層領導必須要密切關注檔案工作，是學校建立檔案的基礎。中職學校需要科學領導擔任管理工作，從思想層面上引起重視，正確認識，貫徹落實。對學校檔案計劃進行制定時，學校高層領導應該積極組織召開部署會議，探究解決工作必需的經費以及庫房等等現實問題，應該結合處室相關人員的變動，迅速改變檔案工作領導小組和辦公室，也要將兼職檔案員轉變成處室檔案員，安排專門的人做好處室檔案工作，認真落實崗位責任制，形成完善的檔案責任體系。

2.加強學校每個教師的檔案意識

檔案工作不僅僅是檔案工作人員自己的事，而是要涉及到學校各個方面，甚至所有教師的切身利益。學校應該要求每個教師都掌握檔案知識，了解檔案的重要性。并且學校要借助全體教職工大會以及學校網站，推廣宣傳關于檔案法的內容，注重檔案保護和檔案收集的宣傳工作，盡可能提升學校每個教職工的意識。

（二）全面發揮檔案的實用價值，重視開發利用

第一，合理編制檔案解鎖工具時，全面發揮檔案作用，充分體現保管檔案效果的主要工作。中職學校必須要根據新的檔案分類編號辦法來合理編制檔案分析目錄，編制好的機讀目錄，實施檔案信息化管理，以服務于教師和學生。第二，妥善協調好上級和下級以及不同部門的關系。檔案室必須要將學校所有部門的檔案書籍重新組合和篩選，根據規范要求來合理歸類^[2]。第三，注重檔案信息的開發和利用。盡可能提升檔案作用的層次與實現資源共享的目標。目前我國許多中職學校都已經建立完善的電腦管理系統，而且建立校園網，促進檔案部門和學校每個科室以及部門等計算機終端主機連接，形成全面的校園局域網，從根本上實現中心數據庫資源共享和檔案信息數據庫資源共享，提升檔案的有效利用率。同時，作為中職學校的檔案部門，可以利用校園網站來發布一些通知，提供開放的條目數據庫以及檔案目錄等等，還要在網站上建立獨立的檔案信息檢索入口，使學校教師和學生能夠通過身份認證，然后在較短的時間內查找與利用所需的檔案。

（二）合理管理實務檔案，方便利用

中職學校實物檔案涉及到多個方面的內容，比如：學生實訓的電氣設備、汽修設備以及數控車等等，這些設備不僅要根據檔案規定整理辦法的有關制度進行整理，而且應該在共享、創新的理念下，充分發揮檔案的重要作用^[3]。在所有的機器設備上使用當前的二維碼掃描功能，這樣就能夠實現這個機器設備的共享信息，而通過手機二維碼的掃描功能，能夠迅速獲取此設備的有關信息，比如：維修時間以及保管人員等等，以實現實物檔案的充分利用。

結語

綜上所述，中職學校檔案管理工作，為了可以在學校管理工作中充分體現自身的重要價值，滿足社會主義市場經濟體制的實際需求，及時跟上時代發展的步伐，就需要積極創新管理模式和管理手段。也就是說，應該從思想認識、管理模式、服務機制以及管理團隊素質等方面進行創新，以正確的態度，搞好中職學校檔案管理工作，讓其可以發揮出重要的作用，進而顯著提高檔案管理效率和管理水平。

參考文獻

[1] 孫海霞.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2016（24）：96+98.

[2] 鄭欽源.中職學校會計檔案管理的改革創新研究[J].現代經濟信息，2014（01）：103.

[3] 裴宇奇.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2012（14）：88-89.

作者簡介：張玉民，1975年4月30日，性別：男，民族：漢，籍貫：新疆，學歷：本科，職稱：館員，畢業院校：中央黨校，畢業專業：法律，研究方向：檔案管理，工作單位：煙臺第一職業中等專業學校。