智慧校園建設中電子文件單軌制管理實現路徑

摘 要?作為全國首批國家示范性高等職業院校和廣東省一流高職院校建設計劃立項建設單位之一的廣州番禺職業技術學院，伴隨著智慧校園的建設，從文檔一體化到數據檔案一體化，一方面，將檔案管理滲透到教學、科研、管理等業務活動中，另一方面，將歸檔流程寫入業務環節，通過更新觀念、規則前置、協同治理的方式將檔案工作深度融入學校信息化整體進程，并結合自身實踐，提出了高校業務系統數據電子化歸檔的具體思路和實現路徑。

關鍵詞 智慧校園 電子文件 單軌制管理 路徑

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★作者簡介：向澤紅，廣州番禺職業技術學院研究館員，碩士，研究方向為檔案信息化、業務系統集成、數字檔案館建設、業務系統數據歸檔。

Abstract Guangzhou Panyu Vocational and Technical College， as one of the first national demonstration vocational colleges and the first-class vocational college construction projects in Guangdong province， goes from the integration of documents to the integration of data and archives along with the construction of smart campus. On the one hand， archives management is permeated into teaching， scientific research， management and other activities. On the other hand， the filing process is written into business links. By renewing concepts， giving priority to rules and collaborative management， the archival work is deeply integrated into the overall process of school informatization. Combining with its own practice， the paper puts forward specific ideas and realization path of electronic archiving of college business system data.

Keyword smart campus; electronic document; monorail system management; path

隨著互聯網的普及以及校園網的無限延伸，高校各項業務的辦理已從傳統的手工方式向自動化方式轉變，從辦公自動化系統，到智慧校務平臺的網上辦事大廳;從公文網上流轉和網上行政審批，到實現師生辦事網絡化、移動化、自助化;從文檔一體化到數據檔案一體化，數據化、開放化成為檔案的基本特征。檔案部門如果爭取進入到智慧校園建設這個平臺上來，會推進智慧檔案館的建設，大大推動檔案館為師生和社會服務，這是檔案界從未經歷過的機遇和挑戰。作為全國首批國家示范性高等職業院校和廣東省一流高職院校建設計劃立項建設單位之一的廣州番禺職業技術學院，探索出高校業務系統數據電子化歸檔的實踐路徑。

一、新時代檔案數據的形成促進高校檔案行業的變革

隨著高校智慧校園建設的不斷推進，教學、科研、基建、資產、財務等業務系統產生了大量的新型文件和數據，這些文件的形成主體、形態、特征、數據量、運行流程、管理要求各不相同，與生俱來帶有各類業務系統的技術特征與含量，如文檔、設計圖、照片、錄音材料、視頻、地理信息等，這些數據以結構化數據為主，向表格、網頁、音視頻、圖像等非結構化數據傾斜。面對這些快速增長的非結構化數據，檔案館廣泛應用的IOE（I指IBM的服務器，O指Oracle的數據庫，E指EMC存儲模式）模式顯得捉襟見肘。同時這些結構化和非結構化數據之間存在一定關聯性，如查詢一份合同，不僅能和申請、審批、業務部門、供應商的信息相關聯，還能關聯招投標環節、合同的談判、簽訂、執行、付款以及憑證等全過程管理環節。要處理這些檔案數據，必須借助大數據技術，而大數據的應用又促進了高校檔案行業的變革。

1.思維角度。國務院要求，網上政務服務全過程留痕、全流程監督。這是一個檔案化程度越來越高的時代，開放政府把檔案館推到了一個公共服務的位置，智慧城市的發展也將檔案的開發利用從幕后推向前臺，檔案工作如何適應法治中國建設推進依法治檔，如何適應政務公開推進檔案信息開放？檔案管理正逐漸成為“互聯網+政務服務”改革的重要支撐，檔案的作用也將以支撐取代尾隨，網絡是一種將各種信息檔案化的工具，所有信息都將變成檔案數據。

2.資源角度。大數據時代，一切具有保存價值的文件、數據、照片、視頻、實物等都將被視為檔案。因此，檔案館接收、征集和保存的資源不僅局限于官方的紅頭文件，還要有意識、有針對性地收集能夠突顯社會發展脈絡、反映時代特征全貌的網頁、社交媒體、圖片、音視頻資料等大眾化的信息資源，從而構建一幅反映國家與社會變遷的實時全景圖。

3.服務角度。檔案服務向多元化和個性化發展，要將服務定位于全面服務、全程服務、精準服務，實現“信息+解決方案”的一站式服務。除此之外，檔案業務流中產生的數據，用戶數據以及用戶的查詢和瀏覽數據也是檔案大數據的一部分，主動調查社會公眾需求，建立各種數據模型，挖掘有用的信息和知識，合理開放，實現數據增值。

4.管理角度。信息時代檔案管理不再以檔案實體作為管理對象，載體只是過客，留存在載體上的信息才是真正的管理對象，要對檔案的內容進行全生命周期管理，包括其歷史性、原始記錄性、系統性和完整性。每一個人既是檔案的形成者，又是檔案的利用者，檔案機構也將演變成協同化的數據管理機構。

二、基于智慧校園的電子檔案管理實現路徑的關鍵要素

1.更新理念為先導推進電子文件單軌制管理。如今的文件絕大部分是在信息環境中產生，檔案工作的對象正逐步由模擬態向數字態、數據態的方向演化，在此進程中我們需要密切關注新技術背景下前端業務發生的巨大變化并快速作出響應。這就需要對檔案原件的概念進行再認識，要將原生的具有保存價值的電子文件及其相關過程信息的集合體作為管理的范圍和對象，要重新認識電子文件的某些核心特點，比如對原件的認識，信息環境下電子文件的內容和載體是可分離的，對電子文件原始性的認識就不能囿于載體的形式，而是注重電子文件承載的信息是生成時的原始記錄，這些電子文件形成、辦理、歸檔等過程中形成的元數據（如基本信息描述、辦理流程等），都應作為電子文件的組成部分一并歸檔和保存，因為它們都是“人類活動的原始符號記錄”，所以智慧校園環境下檔案管理的對象就要縱橫拓展，即橫向到邊，包括前端和后端，在信息系統全生命周期內做檔案業務設計，將各類數據的操作規程、歸檔標準、管理過程標準，以及存儲格式標準等檔案管理工作提前介入文件或事項辦理運行程序，在前端及對應歸檔文件進行檔案化管理;縱向到底，要做到應收盡收，應歸盡歸，電子文件種類要從文本文件拓展到數據文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、程序文件、網頁文件、命令文件等[1]62。

2.建立一套完整的治理式的電子檔案標準規范體系。信息化、電子化產生了大量的電子化業務數據，歷經多年形成了大量的電子檔案，其使用、存儲都是電子化，徹底顛覆了傳統檔案管理模式。電子檔案立檔標準規范統一[2]93，《全國檔案事業發展十三五規劃綱要》確定了電子檔案“單軌制”的政策認可;《合同法》《電子簽名法》《刑訴法修正案》《民訴法修正案》《電子公文傳輸管理辦法》等法律條文的頒布確認了電子檔案法律地位;第三方權威機構頒發的數字證書、可靠的電子簽名、電子印章等技術保障了電子文件、電子檔案的真實性和安全性。所以對于電子文件的管理，需要采取有別于一般數字信息記錄的標準規范，建立標準規范體系是檔案信息化建設的指導方針，甚至可以影響檔案信息化建設和實施的成敗。因此，在具體實施中，我們主要以“采標為主、制訂為輔”的原則參照國內外成熟體系框架，考慮采用國家已有的標準規范制訂或修訂適合高校特點、與國家或行業標準相適應的標準規范，以需求為驅動，以業務為驅動，遵循統一的流程，確保操作的合法性和規范性。

3.搭建覆蓋所有業務活動的檔案大數據管理平臺。檔案大數據管理平臺是基于大數據、云平臺、物聯網、移動互聯、虛擬現實等高新技術，以海量數據為核心、多元產品為基礎、多個終端為平臺、充分發揮認知盈余、實現信息與用戶相匹配、以深度服務為延伸的全新、開放、共享的生態系統，該平臺以各類業務系統、電子文件歸檔處理系統、電子檔案管理系統、電子檔案長期保存系統等一起構建文件檔案全過程連續性管理體系，其定位在電子檔案的管理，將傳統載體作為輔助功能[3]22，它不僅能夠實現對電子校務平臺行政審批事項的電子化歸檔，而且能夠實現各類重要業務系統數據的電子化歸檔，還能確保內容、結構和背景信息經過遷移依然與形成時的原始狀態一致性，來實現對高校各部門檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研。

圖1模型包括收、管（存）、用三個階段：

（1）收：建立業務全覆蓋的檔案收集體系，在檔案數據的采集過程，強調“大檔案觀”，將數字副本、電子文件及元數據、著錄數據、歸檔范圍確定、保管期限判別、用戶習慣、用戶需求、管理日志、風險預警形成的數據，以及可以支撐智能管理、精準服務、檔案安全等形成的數據都納為采集范圍，并對電子文件實施前端控制和全過程管理;對存量檔案采用數字化加工，建立起檔案數字化的常態機制，關注數字副本的真實性，采集數字化過程中的元數據[4]8，實施已有紙質檔案數字化副本的全文識別，完成目錄管理向全文管理轉型。

（2）管（存）：建立完備的數據檔案管理體系，將各數據從原業務系統中不失真攝取，將異構數據進行整合處理，統一元數據結構，規范數據格式，并在新的環境中有序管理，包括結構化數據庫文件的可讀性管理、音視頻非結構化數據格式管理、只讀鎖定管理、控制權限管理、格式升級遷移監控與管理、環境升級遷移管理等，形成了一個真正意義的數字檔案館。消除業務部門的信息孤島，打破管理壁壘，實現管理、技術、文化教育、服務等功能的相互融合、相互依存，協同創新，提升高校教育教學管理效能，推進精細化管理，以檔案工作規范化、信息化帶動教育、教學、管理、科研等各項工作規范化和科學化，從而提高學校各項工作的管理水平，為學校領導和各層級管理人員提供決策和管理服務，助力管理創新。

（3）用：建立智能的數據推送服務機制，利用各類專題庫的結構設計、虛擬數據推送、隨機專題推送、隨機目錄檢索、統計與全文檢索，提供“互聯網+”結構的主動服務利用及知識挖掘的應用，給用戶提供一個追溯過程的資源檢索利用平臺，通過網站信息發布、掌上檔案服務、遠程公共服務平臺、多媒體檔案利用、電子閱覽室等模塊，用戶能夠在這個平臺進行與人、財、物、事彼此關聯的鏈條式檢索[5]33。

4.建立業務系統電子文件歸檔處理平臺。電子文件歸檔處理平臺是電子校務系統和檔案管理系統之間的過渡性系統，是電子文件歸檔、電子檔案接收實現安全管控的關鍵環節，也可叫預歸檔平臺，它是數字檔案館的前端和入口，是連接數字檔案館與電子校務各系統的橋梁和紐帶，必須做好技術保障支撐，該平臺通過數據導入、數據管道、Webservice、網頁爬蟲、服務總線等技術對前端業務系統的數據進行采集，采集的內容包括元數據、正文、留痕稿、流轉單、附件、標準格式等。對于已使用多年或已失去原開發商支持的業務系統，可通過開放業務系統數據庫只讀權限的方式主動抓取數據，進行版式合成、數字簽名、校驗及數據封裝。對于新建的業務信息系統，可通過標準接口即FTP+Webservice接口方式接收業務系統中應歸檔的業務數據，可保證各業務系統按照標準方式推送數據，盡量避免建設后的數據分析模板化合成，真正做到中間過程的無人工干預，保證業務數據的真實性、準確性和原始性。

要實現對全校所有業務系統電子文件形成、積累和歸檔的全程監督和指導，需要將數據歸檔范圍、歸檔數據交換標準、存儲結構、交換方式、格式質量等檔案業務要求前置到前端各業務系統，一定要在流程、標準、技術、軟件設計等方面相互銜接、相互匹配，按照歸檔要求分門別類進行有序化、系統化的重新組織、整理導出。電子文件歸檔處理系統主要面向各業務部門檔案員，奉行“誰家的孩子誰抱回家”，由電子文件形成部門負責完成電子文件的價值鑒定、整理、檢測、格式轉換等預歸檔功能，重點實現業務系統電子文件的即時采集，接收入庫，并確保電子文件的真實、完整、安全、可用。

5.示范引領、試點先行、分步推進、逐步完善。2014年，中國人保財險成功接收國內第一張以電子化方式入賬的電子發票;2016年，中國國家開發銀行助學貸款電子合同試點工作順利通過驗收;2017年，上海自貿區作為試點企業成功實施了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理，在全國檔案界和自貿區中實現首創;緊接著浙江省檔案局開展的“最多跑一次”事項電子化歸檔是全國檔案系統的一次業務和技術創新實踐;2018年清華大學與中國高等教育學生信息網（學信網）實現了可信電子成績單的互信互認，成為國內首家啟用電子成績單的高校。這些成功的案例構建了電子檔案單套制管理的新模式，開啟了“互聯網+檔案管理”的新時代，為電子檔案單軌制的運行在全國推廣提供了模式，用大數據支撐起實實在在的智慧檔案。要從戰略高度對高校檔案信息化建設進行頂層設計，遵循電子檔案的形成規律，按照試點先行、分步推進的原則，對發展成熟的業務系統優先考慮。比如，將OA系統、財務系統、合同系統、教務系統作為先期試點，在實踐中不斷總結、不斷創新，不斷優化管理流程、研究管理方法、改進管理手段，探索出適合本校業務實際的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范，在條件成熟時，逐步推廣到全校其他業務系統，不僅可以減少高校檔案信息化中的盲目性，也可以降低高校檔案信息化建設的風險。

6.建立智慧利用平臺，推行智慧服務。從本質上講，智慧校園建設，或者說智慧校園的電子校務的發展，其核心是智慧檔案工作的發展，高校檔案實現智慧化管理，屬于智慧校園的范疇。所謂智慧檔案其實就是數字檔案的高級階段，高級在所謂數字智慧上，是在數據的基礎上使用物聯網、大數據、云計算、人工智能等技術，在數據采集、存儲、共享、開放的基礎上進行智能化服務，智慧檔案館具有感知、整合、協同、智能、增值，泛在的功能，是為了讓檔案更有用、更好用。（1）通過獲取用戶的各種信息，對用戶的行為習慣、思維習慣、背景信息進行標識形成用戶標簽，通過不斷累積用戶標簽，對標簽數據進行分群分類，最終搭建出多個不同應用分析和預測場景。（2）通過洞察用戶習慣，對檔案內容的瀏覽時間、瀏覽次數的收集，系統逐漸刻畫用戶的思維習慣和行為習慣，定期推送相應的內容。（3）數據挖掘和知識發現，充分運用元數據、文本分析、語義分析、關聯分析、可視化的技術和方法，快速發現數據規律和構建預測模型，并將其布署為預測分析解決方案。當用戶檢索到某一條檢索結果時，系統將在后臺進行其關聯檔案分析，前臺用可視化的知識圖譜形象地展示某一檔案及其相關條目的關系結構，可以構建一個與搜索結果相關的完整的知識體系，往往讓用戶有意想不到的新發現，啟發其進行一系列的全新搜索查詢。（4）提供精準利用，以開放、協同、共享的理念構建主動服務體系，以人為本，由外向內服務驅動，倒逼管理，以業務為導向，分析不同群體、不同業務場景的不同需求，使檔案服務更具“匹配性”和“瞄向性”惠及民生。

傳統檔案條件下的圖檔一體化到數字條件下的文檔一體化，再到智慧校園的數據檔案一體化，將是一種范疇更大、更開放、更社會化、技術水平更高、業務內容更全面、更豐富的一種一體化形式。為此，新時代的檔案工作應該以檔案資源體系[2]62、利用體系、安全體系建設為主線，圍繞學校中心工作，積極推進電子文件歸檔和電子檔案移交接收，加快數字檔案館建設，全面融入電子校務和智慧校園建設作為檔案信息化建設的主要任務，將電子檔案單軌制運行作為建設目標，把融合與創新作為新時代檔案工作者的使命。

參考文獻

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