新時期檔案管理數字化研究

趙家坤

隨著時代的進步與發展，傳統人工檔案管理模式難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下，依托計算機技術與網絡技術，檔案管理已經逐漸實行數字化管理模式，提高了檔案管理工作的質量與效率。以下主要圍繞現如今檔案數字化管理中存在的問題展開簡單分析與探討。

一、新時期檔案管理數字化存在的主要問題

1、檔案工作沒有得到必要的重視。當前階段，很多檔案工作人員缺乏一定的管理意識，沒有對檔案工作進行深入認識和理解，沒有將檔案工作擺在正確的位置上，并忽視了檔案工作中極為重要的管理環節。同時，有很多檔案工作人員將檔案管理工作看作是抄寫檔案工作，對檔案缺少必要的整理和歸納，從而使很多檔案工作人員對檔案的管理工作產生敷衍了事的工作心態，甚至出現檔案管理混亂的現象，大大降低了檔案工作的工作效率和工作質量，從而對檔案工作各環節的有序進行產生了不利影響。

2、資金投入不足，硬件設施相對落后。由于很多單位的經濟發展相對落后，經濟效益相對不高，致使其在發展的過程中將重心完全放在提高經濟效益方面，從而對檔案工作這種低經濟效益的環節缺乏必要的重視，不利于檔案工作的有序進行，無法推動檔案工作的可持續發展。由于對檔案工作的投入不足，使得很多單位的檔案設備較為落后，檔案工作效率不高，無法滿足當前社會的發展要求，亦無法滿足檔案事業的發展需求。因此，應該加大對基層檔案工作的投入力度，以推動檔案管理的信息化、數字化進程。

3、檔案工作人員的專業素質不高?，F階段，通過觀察可以發現，很多檔案工作人員普遍存在著管理能力不足、專業素質不高的問題，這對檔案事業的進一步發展產生了嚴重制約作用，使得檔案工作沒有跟上新時期的前進步伐。其中，還有部分單位的檔案工作存在著更為突出的問題，比如安排非檔案管理專業的工作人員任職檔案管理工作，對檔案工作的管理效率產生嚴重的影響，使得檔案管理水平無法得到進一步的提高。

二、實現檔案管理數字化的重要意義

1、高效便捷，易于管理。檔案管理數字化是將檔案管理與現代電子技術相結合，將紙質的檔案轉化為數字檔案，在電腦中進行存放。由于數字檔案其存放于電腦之中，以電子數據信息的形式存在，因此數字檔案僅占有虛擬空間，而不占據實體空間，這就有效的減小了工作人員在進行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統在查詢，搜索等方面具有一定的優勢，因此在進行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時間，提高了檔案管理的工作效率。

2、系統嚴密，安全性高。傳統紙質檔案由于數量巨大，占地面廣，因此在進行檔案管理的過程中經常會由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質量下降，并對事業單位中工作人員的個人隱私造成影響。對檔案管理進行數字化管理后，工作人員可以通過電腦技術的應用，建立起有效的電子檔案管理系統，并針對檔案的重要性設立不同層級的安全保護措施。同時，針對檔案的查閱進行嚴格的規定，可以通過設立密碼，指紋識別等方式，提高檔案的管理的安全性。

3、網絡管理，調取方便。我國大多數事業單位內部都建立起了適宜企業內部工作展開的局域網絡，企業各部門之間可以通過網絡的應用加強部門間聯系，實現各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統后，企業中的各部門可以通過單位內部局域網絡，通過密碼驗證的方式進入檔案數據庫中進行檔案的調取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負擔，使得工作人員的檔案資料可以在企業內部進行快速的流通，提高企業各部門間的辦公效率。

三、檔案管理數字化的發展措施

1、文書處理以及歸檔開展數字化管理

檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

2、加快系統工程建設

檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統工程。為了實現海量檔案信息高效錄入與保管，系統會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現資料丟失問題。

3、提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執行者與實施者，其專業水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外，在全新發展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

數字化檔案管理模式是對傳統人工檔案管理模式的重大突破，將其應用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時期檔案管理工作的需要，推進檔案管理事業更上一層樓。