淺談信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略

李云雪

摘要：隨著科技的進步發(fā)展，使得檔案記錄方式也出現(xiàn)了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，而且行政事業(yè)單位檔案管理對于促進行政事業(yè)單位的健康發(fā)展非常重要，基于此，本文闡述了信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征及其科學(xué)化管理意義，對信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略進行了探討分析。

關(guān)鍵詞：信息化時代;行政事業(yè)單位;檔案管理;特征;科學(xué)化管理;意義;策略

一、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征

信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征主要體現(xiàn)在：（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進行行政事業(yè)單位檔案管理，不僅能夠提高行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。（2）便捷特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理具有便捷化特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。

二、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理意義

1、滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作;在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化;建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

2、提高檔案利用效率。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。

3、實現(xiàn)檔案資源共享。實施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在管理機構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)是對信息資料的依賴，現(xiàn)代管理的信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和行政事業(yè)單位檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須要做的就是合理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。

三、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略

1、加強行政事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)。（1）信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理有別于傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理方式與方法，因此行政事業(yè)單位檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理有制度的保障，實現(xiàn)信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2、合理運用新技術(shù)推進行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理，只有不斷創(chuàng)新才能夠促使行政事業(yè)單位檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關(guān)設(shè)備運用上需要與時俱進，設(shè)計更加專業(yè)的行政事業(yè)單位檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果。同時為了有效保障信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過提高技術(shù)降低電磁的干擾，與此同時技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高行政事業(yè)單位檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而提升行政事業(yè)單位檔案管理效率。

3、強化行政事業(yè)單位檔案管理人才建設(shè)。（1）加強行政事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的中堅力量。因此，在信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。（2）引進信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)人才。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，行政事業(yè)單位檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中的各種技術(shù)難題。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理不僅能滿足檔案使用，同時也能提高對于檔案信息的使用效率，并且可以實現(xiàn)檔案資源共享，因此為了充分發(fā)揮行政事業(yè)單位檔案的作用，必須加強對信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略進行分析。

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（作者單位：內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼前旗公安局）