縣級供電企業檔案工作抓管理求發展研究

倪潔

摘 要：如何實現信息時代下二者的規范銜接，已成為當下檔案管理工作改革發展的重要議題。基于此，筆者以縣級供電企業檔案工作抓管理求發展研究作為選題，提出相關創新檔案管理的對策，如完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專業素質、做好編制部門的管理工作、建立切實可行的應對策略。

關鍵詞：縣級供電企業;檔案;管理;發展

隨著現代科技技術的發展和計算機技術在生活實踐中的逐漸普及，給我們生活和工作帶來許多便利，在此環境下檔案管理也發生了較大的變化。給相關的技術人員和檔案管理人員帶來了不同程度的挑戰，所以對于在此環境下的檔案管理必須給予足夠的重視。隨著現代技術特別是計算機網絡技術的發展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始慢慢朝著信息自動化管理的方向發展，信息技術給檔案管理工作帶來了重要的轉變。基于此，供電企業檔案管理創新改革志在必行。

一、檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理存在脫節問題

在當下，企業的經營和運營會促使一批信息資料的出現，從而關聯到文書與檔案管理工作。其中，檔案編制的文書工作負責辦理企業生產經營中所產生的一系列文件，包括文件的制定、復印、發放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調閱，可以說，文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、總結和保管。然而，目前，我國許多企業將文書事務與檔案管理事務區別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯。

（二）檔案編制管理缺乏規范

首先，很多企業檔案文書編制工作的操作不嚴謹，用紙和裝訂的使用不正規。依據國家對于文書工作的相關規定，我國文書工作的用紙及裝訂許多仍達不到國家的規定，阻礙了之后檔案的保管。其次，縣級供電企業的檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹的附錄登記規則。最后，檔案編制工作的類別不具體，易彼此混雜。目前，我國對于文書雖然有嚴謹的區分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規范。

（三）管理意識淡薄

一直以來，縣級供電企業對檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業責任感和專業性。有的企業雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學識和專業素養并不能順應檔案工作的需求。同時，當前縣級供電企業文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務與檔案管理事務中有豐富的經驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發展的檔案管理工作要求相適應，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發展。檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。

二、創新檔案編制工作的策略

在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰與機遇，創新檔案管理工作，需要從以下三個方面做起。

（一）強化“文檔一體化”的意識

當前，我國電子文檔的技術特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案編制職員和檔案管理職員應從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現的事物，加強“文檔一體化”意識;必須認識到，當前的文件材料不再是僅為現階段的工作服務，從長遠角度來說，現在的文檔就是未來的檔案，因而必須時刻謹記對歷史負責，依據嚴謹的規定，勇于鉆研電子文檔辦理的規則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

（二）強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環節中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業思想，只有確保每個工作事務流程的質量合格、責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。其次，企業要擬定有關文件儲存規則，依據我國關于檔案管理、文檔體系和下發規則等相關規定，制定具體的文書處理辦公規定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學習我國相關法律規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的檔案管理隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎;不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

（三）完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在縣級供電企業內部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前較多的企業的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規范是非常有必要的。因此，縣級供電企業需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實。惟有如此，才能使各項政策有效地貫徹實施，從而提高工作的質量和效率，推進縣級供電企業的可持續健康發展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應用計算機技術，并將現代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。所以，縣級供電企業應組織相關工作人員學習電子信息技術，健全電子檔案體系，加強其管理隊伍建設。

結束語：

隨著信息化技術的不斷發展，信息化檔案已成為未來檔案管理發展的必然趨勢，計算機技術的應用與檔案管理的結合便捷了檔案管理的工作，提高了工作效率的同時也存在著一定的缺陷。綜上所述，本文將首先將簡要了解信息化環境下檔案自身的定義，分析了在電子信息管理模式的環境下，檔案管理存在的問題，以及根據信息化檔案管理提出相應的解決建議。對新時期發展背景下縣級供電企業檔案管理創新進行探析，針對當前管理存在的問題提出若干對策，如強化“文檔一體化”的意識、強化“全過程管理”工作以及完善電子檔案的組織和管理等方面，以期為新時期縣級供電企業檔案管理提供一定的理論及現實依據。

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