加強辦公室檔案管理的方法探討

蔡文濤

摘 要：在部門管理工作中，檔案管理是非常重要且必不可少的一項內容，然而由于重視度不足、管理方式單一等問題導致目前檔案管理工作的效率較低，無法滿足新時代下的工作需求。所以單位領導必須重視辦公室檔案管理工作，加大宣傳力度，定期組織思想教育與技能培訓，提升人員的專業素質，促進檔案管理工作的優化和創新。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;重要性;方法;制度

辦公室檔案管理工作的內容不只是保管檔案，還需要工作人員向其他相關部門的人員提供檔案利用服務，所以檔案管理工作的效率直接影響著單位運行。加強檔案管理工作不僅要完善現有的規章制度，更要注重創新與改革，運用信息化技術豐富檔案管理的形式，優化服務模式，有效協調單位中的管理工作。本文分析了辦公室檔案管理工作的價值，并從幾個方面探討了加強辦公室檔案管理的方法，以期提高檔案管理工作的質量以及單位整體的運行效率。

1 辦公室檔案管理工作的價值

首先，加強辦公室檔案管理工作可以提升工作效率。由于辦公室中的檔案信息和資料大多具有指導性，所以這些檔案可以為其他部門的工作提供指導。而且運用信息技術開展辦公室檔案信息化管理后，進行簡單的搜索就可以查閱檔案、訪問數據，非常快捷、方便，大大節約了時間和精力。因此，有序管理日常檔案與重要檔案，能夠實現單位工作效率的有效提升。其次，加強辦公室檔案管理工作能夠保護單位的文件資料。檔案管理人員可以針對重要文件設置訪問權限，提高檔案的保密性，進而確保文件的安全性。最后，加強辦公室檔案管理工作可以促進單位發展。從整體上而言，各種檔案記錄了單位的發展歷程，其管理工作在很大程度上影響著單位的工作質量與運行效率。系統性的檔案管理工作可以讓領導人員全面、深入地了解單位情況，進而合理調整工作計劃，促進單位的健康、可持續發展。

2 加強辦公室檔案管理的方法

2.1 完善檔案管理制度，重視思想教育工作

為加強辦公室檔案管理工作，單位領導首先要給予足夠重視，完善檔案管理制度，確保其合理性與可行性，讓檔案管理人員能按章辦事，提升檔案管理工作的規范性。檔案與文件的管理很難完全分開，所以工作人員可以合二為一，進行綜合管理。單位必須專門設立檔案室，方便工作人員分類存放各種檔案，這樣在查閱和使用檔案時也能減少不必要的時間浪費。工作人員要妥善保管檔案文件，尤其要按照規定存放重要文件，并進行加密處理。除此之外，單位領導要健全檔案管理程序，將責任明確到人，促進檔案管理工作的有序開展，提升工作效率。

目前導致辦公室檔案管理工作效率較低的一個重要原因就是工作人員的重視度不足，所以單位領導要加強其思想教育工作，促使其及時轉變思想觀念。單位領導可以將檔案管理工作納入單位的部門管理工作規劃中，讓檔案管理部門與其他相關部門共同執行業務、獲得發展和進步。另外還應加大宣傳力度，以單位所有員工為對象，增強其思想意識，使其重視檔案管理工作，積極配合檔案管理人員，為工作的有序開展打下堅實基礎。讓每一位工作人員了解檔案管理工作的作用和價值，知道其與自己的生活及工作息息相關，進而支持檔案管理人員完成工作。

2.2 定期開展專業培訓，提升人員管理能力

加強辦公室檔案管理工作的一個有效途徑就是提升工作人員的專業能力，具體而言要從以下兩方面采取措施。一方面，因為工作人員自身的工作能力會在一定程度上影響檔案管理工作的效率，所以單位領導應定期組織其參加技巧會議，鼓勵大家交流討論、分享經驗，加深其對辦公室檔案的了解，進而減少檔案管理中的失誤情況，提高工作效率，改善檔案管理工作的質量。

另一方面，針對目前在檔案管理工作中人員專業能力差、人為失誤較多的問題，單位領導要定期組織專業培訓，提升其檔案管理能力。比如，邀請其他單位資歷高的檔案管理前輩開展專題講座，傳授如何提高管理效率的經驗，或者安排信息技術專家向工作人員講解專業知識，在傳授信息技術使用方法的同時滲透信息化管理理念，促進工作人員的專業能力提升以及辦公室檔案信息的電子化管理。為避免個別工作人員重視度不足，讓培訓活動流于形式，白白浪費人力和物力，在培訓之后應進行相應的考核，并將考核結果與個人評優、年終獎發放掛鉤，確保工作人員專心參加培訓，不斷完善自我，提升檔案管理能力。

2.3 運用信息化管理模式，實現系統自動化

為適應社會發展，辦公室檔案管理工作也要積極創新工作形勢，工作人員要抓住時代機遇，運用信息化管理模式提高管理效率。在該模式下，工作人員使用計算機中的檔案管理軟件就能輕松進行檔案管理，不僅能看到所有部門發送的檔案，還能線上分類各種檔案，在平臺上整理和存儲檔案，大大節約了信息整理、歸檔等工序的時間。另外，工作人員還能在計算機中建立檔案信息的數據庫，不僅能通過搜索循序查找相應的檔案，還能隨時在電腦上進行檔案的修改、補充、審核等工作，讓檔案信息更加完整、連貫，提升檔案管理工作的質量和效果。利用信息技術管理辦公室檔案是對檔案管理工作的有效創新和改革，可以使檔案管理的實效性提升，是新時代下的必然趨勢。

實現辦公室檔案管理系統的自動化和管理工作的一體化能大大提升工作效率。為檔案管理工作創設一個自動化的環境，可以讓檔案收集、整理等工序均在系統運行的過程中統一完成，這樣能提升檔案管理工作的安全性和規范性，在存儲和查閱檔案時也更加方便。在嚴格按照相關標準進行檔案分類后，計算機可以進行檔案管理，并且向其他部門分享資源。同時還能提供多種渠道供用戶檢索文檔，通過計算機的輸入和輸出就能管理信息，做到集成管理辦公室檔案。

2.4 確保檔案管理的保密性，提升服務質量

信息技術的迅速發展固然促進了辦公室檔案的信息化與電子化管理，但在提供基礎條件的同時，也提升了檔案管理工作的風險。針對這種情況，管理人員必須及時采取應對措施，確保檔案管理的保密性。平時在管理辦公室檔案時，工作人員應當遵循相關的規章制度加以分類，并且結合檔案文件的保密程度分批保存和管理。具體而言，按照保密程度不同，可以將檔案分為幾個檔次：一般檔案、秘密檔案、機密檔案與絕密檔案。單位領導在聘用和選擇檔案管理人員時要先進行資格審查，特別是負責管理機密檔案和絕密檔案的人員，必須在審查合格后上崗，加強對其工作的監督管理，確保辦公室檔案能得到妥善的保存和管理， 確保檔案管理的安全性。

在以往的辦公室檔案管理工作中，工作人員在存檔時大多采取傳統的手工編輯方式，在使用檔案資料比較麻煩，費時費力，導致檔案文件的利用率較低。為提升服務質量，工作人員需要積極改革與優化檔案管理工作，通過建立健全網絡服務平臺為用戶提供更加優質的服務，以便快捷地查閱、傳遞和使用檔案文件，提高檔案管理工作的效率，還能大大節約使用者與服務者的時間成本。

我國社會經濟的高速發展帶動了各行各業的進步，在新的形勢下辦公室檔案管理工作也處于亟待改革的狀態。在工作實踐中，單位領導需要完善檔案管理制度，重視人員的思想教育工作，增強其管理意識;定期開展專業培訓，提升人員的管理能力;運用信息化管理模式，實現系統自動化以及管理一體化;加大監管力度，確保檔案管理的保密性，建立網絡服務平臺提升服務質量。通過種種措施加強檔案管理工作，提高工作人員的管理水平與工作效率。

參考文獻

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