醫(yī)院檔案管理探討

孫博

摘 要：醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，檔案管理傳統(tǒng)模式下信息滯后，檔案的收集和整理工作不規(guī)范，人員素質(zhì)的提高這些都影響了檔案工作的開(kāi)展。在下一步工作中總結(jié)出具體策略，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，進(jìn)行現(xiàn)代化管理;更新醫(yī)院檔案管理的格局，做好檔案的收集和整理;加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳力度，培養(yǎng)和提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;問(wèn)題;策略

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

1.1 醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)模式下信息滯后

目前，在醫(yī)院檔案管理中存在不少問(wèn)題，現(xiàn)在很多醫(yī)院仍然引用傳統(tǒng)的管理模式，而這些傳統(tǒng)的管理模式存在的問(wèn)題是獲取信息慢，員工之間交流不足，內(nèi)部向心力不夠，醫(yī)院工作效率低下，而且每個(gè)人的信息不健全，內(nèi)部交流不足，醫(yī)生之間無(wú)法互相進(jìn)步，從而也導(dǎo)致醫(yī)院工作效率低下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 檔案的收集和整理工作不規(guī)范，布局和局勢(shì)十分混亂

醫(yī)院的檔案資料是進(jìn)行檔案管理的必要前提，如果沒(méi)有檔案資料的存在，檔案管理也就無(wú)從談起。經(jīng)過(guò)有關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前醫(yī)院的檔案資料的收集和整理工作普遍都比較欠缺，做得還不夠到位。醫(yī)院檔案收集和整理工作的好壞直接關(guān)系到疾病預(yù)防和治療的各個(gè)方面，決定著整個(gè)醫(yī)院工作能否順利開(kāi)展。一般情況下，醫(yī)院的檔案管理都沒(méi)有一個(gè)詳細(xì)明確的規(guī)定或制度，只規(guī)定了少部分資料必須進(jìn)行的歸檔，醫(yī)院各科室的檔案納入都相對(duì)比較自由，沒(méi)有太多的約束，以致在需要使用某些材料的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有歸檔，或者由于檔案管理的布局缺失，導(dǎo)致檔案丟失等情況的發(fā)生。

1.3 醫(yī)院工作人員缺乏全面的檔案管理意識(shí)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低

從社會(huì)實(shí)踐中可以看出，工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的高低是做好各項(xiàng)工作的關(guān)鍵所在。醫(yī)院的某些高層管理者和決策者認(rèn)為檔案管理不能幫助醫(yī)院獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有必要花太多的人力、物力、財(cái)力去進(jìn)行這方面的建設(shè)，這是工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低的一個(gè)表現(xiàn);另外，醫(yī)院的基層工作人員的檔案管理意識(shí)也明顯不夠，通常只把醫(yī)院制度明確規(guī)定的資料或者自己認(rèn)為相當(dāng)重要的一些資料進(jìn)行歸檔，采取管理和保護(hù)措施，而把一些在他看來(lái)不是那么重要但是又是直接影響工作的資料忽視了，沒(méi)有進(jìn)行必要的檔案管理，這是工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低的又一表現(xiàn)。

2 具體應(yīng)對(duì)策略

2.1 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

基于醫(yī)院檔案管理的重要性，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)備的建設(shè)，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理辦公室;采用特殊的檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi);安裝可以測(cè)量溫度和濕度的科技設(shè)備等，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行科學(xué)的保護(hù)。要派檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和深造，及時(shí)準(zhǔn)確的把握當(dāng)下最為先進(jìn)的檔案管理方法，及時(shí)引進(jìn)各種新型的檔案管理設(shè)備，以更加有效的開(kāi)展醫(yī)院的檔案管理工作。檔案管理者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)疾控資料的管理一體化，便于對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行最大限度的使用。

2.2 更新醫(yī)院檔案管理的格局，做好檔案的收集和整理

改變?cè)t(yī)院檔案管理的不規(guī)范格局，創(chuàng)建一個(gè)嶄新的檔案管理體系，對(duì)醫(yī)院的規(guī)章制度中有關(guān)檔案管理的部分進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化和完善。規(guī)章制度是一個(gè)工作單位得以有效成立和具體工作得以展開(kāi)的一個(gè)大前提，在醫(yī)院成立之初就得首先完成規(guī)章制度的制定工作，以此來(lái)約束工作人員的言行舉止。隨著時(shí)間的演進(jìn)，社會(huì)的發(fā)展，最初的規(guī)章制度已經(jīng)不能起到必要的約束作用了，這時(shí)就應(yīng)該進(jìn)行進(jìn)一步的制度建設(shè)，在原有的制度基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，使得歸檔資料更加全面，以此來(lái)約束工作人員的管理行為。安排專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行檔案的收集和整理，以免管理工作太過(guò)分散而引起檔案的丟失。

2.3 加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳力度，培養(yǎng)和提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

可以在日常工作中加強(qiáng)對(duì)有關(guān)檔案管理的重要性的分析和宣傳，讓更多的人都注意到檔案管理的有效作用，如在公告欄中發(fā)布有關(guān)檔案管理的信息;把檔案管理劃入議程當(dāng)中，定期召開(kāi)檔案管理的報(bào)告會(huì)議等，爭(zhēng)取在每個(gè)工作人員的心中都樹(shù)立起強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，使其積極的參加和配合檔案管理工作。組織檔案管理工作者進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，鼓勵(lì)創(chuàng)新，讓檔案管理工作者找到更多可以有效管理檔案的方式方法，提高疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的有效性。檔案管理者應(yīng)該對(duì)有關(guān)檔案管理的新知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)和把握，以適應(yīng)疾控機(jī)構(gòu)在新時(shí)期的檔案管理需求，加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心，這樣才能做好檔案管理工作。

3 總結(jié)

總而言之，醫(yī)院的檔案管理不僅是經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、時(shí)代發(fā)展的要求，也是醫(yī)院自身發(fā)展進(jìn)步的需要，在醫(yī)院的日常工作中，不僅不能沒(méi)有檔案管理，而且應(yīng)該盡可能的把檔案管理工作做到最好，這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。只有清晰明確的管理，才能更有效地解決問(wèn)題，醫(yī)院要做的是與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身為人民服務(wù)的能力與水平，在現(xiàn)階段，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理更好的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民。

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