房地產工程項目檔案收集“難”的現狀及對策研究

摘 要：收集是房地產項目工程檔案工作的首要環節，做好房地產工程項目檔案收集工作，是做好房地產工程檔案整理、編目、編研的前提和基礎。本文針對房地產工程項目檔案收集“難”的現實表現、主要原因，提出了解決房地產工程項目檔案收集“難”的對策措施，為進一步做好房地產項目工程檔案收集工作提供參考，具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：房地產工程項目檔案;檔案收集;問題;對策

房地產工程項目檔案（以下簡稱“項目檔案”），是指房屋施工、監理、竣工驗收過程中形成的，具有保存價值的文字圖表、聲像各種載體材料。房地產工程項目檔案是鑒定工程質量，加強房屋管理、維修和改擴建的重要依據。收集是房地產檔案工程工作的首要環節，做好房地產工程項目檔案收集工作，是做好房地產工程檔案整理、編目、編研的前提和基礎。

1 房地產工程項目檔案收集“難”的現狀

1.1 項目檔案收集不成套

房地產工程項目檔案形成單位眾多，施工方案、施工總結由施工單位形成，工程項目監理檔案則是由監理單位形成，竣工驗收則是驗收部門負責，由于房地產工程項目建設周期長，參與單位眾多，項目檔案收集環節如把關不嚴，勢必會導致項目檔案不成套。如，某小區2#樓工程項目檔案，在整理過程中發現前期工程資料不全，后期從城建部門復印補充;某小區營業房決算資料水電安裝工程合同丟失，通過重新補簽才把資料補全。

1.2 項目檔案收集不準確

房地產項目檔案形成時間長，施工人員檔案業務知識欠缺，而專門從事項目檔案收集工作又不懂工程技術知識，往往存在交什么收什么，難以確定項目檔案內容真實反映工程建設過程及竣工實際情況。如，竣工圖紙更改缺少記錄，施工單位以改動設計圖直接作為竣工圖，竣工圖編制不完整等，影響了項目檔案收集的準確性。

1.3 項目檔案收集不及時

房地產項目檔案收集應做到及時、完整，要做到項目檔案設計、施工、驗收時，檔案收集同步推進。但從現實情況來看，房地產項目由于建設周期長，檔案人員少，重項目建設進度，輕檔案管理的現象較為普遍。從而導致重要工程項目檔案收集不及時，影響了后期的檔案分類、整理、編研等工作效率。

2 房地產工程項目檔案收集“難”的原因

2.1 意識不夠強

重項目建設輕項目檔案的意識較為濃厚，將更多的人力、物力、財力投放至項目建設進度、質量上，對于項目檔案的收集重視程度不夠。項目檔案收集是一項基礎性工作、專業性和長期性工作，由于檔案收集意識不強，人員調動時，常出現收集的資料移交不及時、不規范，導致項目資料散失。

2.2 網絡不健全

房地產項目檔案收集涉及的部門多，環節多，參與人員眾多，但往往存在將項目檔案收集看作為文書人員個人的事情，其他人員配合的主動性意識不強，部門間的協作配合不力，項目檔案收集網絡不健全，尚未建立起橫跨住房、房企、財政等各部門、縱跨企業內部的項目檔案收集網絡，使得項目檔案收集效率較低。

2.3 制度未落實

從房地產項目檔案收集來看，相關的檔案工作制度不夠健全，檔案管理制度缺乏有章可循。檔案人員“三參加”（參加重要會議、參加竣工驗收、參加設備開箱）未得到充分的貫徹落實，影響了項目檔案資料的收集質量。

2.4 業務不熟練

房地產項目開發企業從事檔案收集工作的，大多是兼職人員，缺少專業系統的檔案業務知識培訓，常出現從事項目檔案工作者“兼而不管”“管而不會”的現象，工作的專業性、責任心和積極性不強。

3 房地產工程項目檔案收集“難”的對策

3.1 明確收集范圍，把握收集標準

熟練掌握房地產項目檔案的收集范圍和收集標準，做到按要求和規定做好檔案收集。具體來說，主要包括：工程準備階段文件、工程監理文件、項目施工文件、竣工驗收文件、竣工圖、聲像資料，以及房地產權登記確權、房地產權屬轉移、變更資料等等。以工程準備階段和項目施工階段文件收集為例，前者主要包括房地產項目立項報告、建設用地規劃書、征地報告及其批復、征地紅線圖、建設用地規劃許可證、施工圖審查文件等等;后者則主要包括圖紙會審記錄、工程定位測量獲得的相關資料、工程洽商記錄，以及砂漿、混凝土實驗報告等等。具體的收集標準則嚴格按照《歸檔文件管理辦法》的相關要求，確保字跡工整、材料合乎標準、內容規范、數據準確等等。

3.2 強化收集宣傳，完善收集制度

加強房地產及檔案領域的法律法規宣傳，不斷提升檔案從業者的意識，提升檔案工作能力和水平。建立健全房地產項目檔案規章制度建設，使項目檔案收集做到有章可循、有據可依。一方面，在房地產項目立項始，加強《檔案法》《城市房地產權屬檔案管理辦法》等相關檔案法律法規的宣傳，強化檔案從業者的檔案意識，自覺地運用檔案收集的標準和要求做好房地產項目檔案收集，使收集工作更加的制度化、法制化。另一方面，要建立健全檔案管理各項規章制度。根據房地產項目檔案收集的特點和現實需要，制定《文件資料收集歸檔制度》《檔案鑒定細則》《檔案崗位職責內容》《檔案統計制度》《檔案庫房管理規定》等等，確保檔案收集規范、科學、有序。

3.3 深入基層一線，主動做好收集

房地產項目參與單位眾多、參與人員眾多，檔案收集需要各個單位、各個部門以及具體從事人員的鼎力配合和大力支持。首先，要多方聯動，群策群力，依靠住建、規劃、房企、財政等部門或企業的協作配合，從房地產項目的規劃、審批、設計、施工、驗收等各個環節做好檔案資料收集，確保檔案應收盡收;其次，要加強指導，深入一線。房地產檔案從業者要深入基層建設、管理部門或單位一線，加強檔案收集業務的指導，切實解決一線人員檔案收集業務知識薄弱的問題，強化源頭指導，未雨綢繆。再次，要發動社會力量，強化收集。利用“檔案宣傳月”等特殊時間階段，加強房地產項目檔案收集宣傳，加強重要項目檔案資料的公開征集、有償征集等，進一步豐富房地產項目檔案內容。

4 結語

房地產工程項目周期長，涉及部門眾多，參與人員廣泛，做好房地產工程項目檔案收集工作是檔案管理的前提和基礎，為后期房地產工程項目檔案的分類、整理、編研和利用打下扎實基礎，對鑒定房地產工程項目質量，加強房屋管理、維修和改擴建等提供重要依據，是實現居者有其屋，構建社會主義和諧社會的重要保障，

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作者簡介

黃忠君（1981-），男，本科，湖南寧鄉人，從事房地產項目工程檔案管理研究。