淺談新形勢下如何做好社會養老保險業務檔案管理工作

唐宇

摘 要：社會養老保險是當前社會發展下公共醫療衛生事業基礎保障的關鍵環節，保險業務檔案管理為相關工作提供了有力的依據。新時期如何做好社會養老保險檔案管理工作成為相關事業單位亟待思考的問題。下面文章結合檔案管理現狀探討社會養老保險檔案管理提升策略。

關鍵詞：社會保險;養老保險;檔案管理;保險檔案

社會養老保險檔案中詳細記錄了個人參保、繳費、待遇核定等信息，明確了個人可以享受到的權益。如今，隨著社會養老保險走過十年，群眾參保積極性更強，產生的居民保業務檔案也越來越多，居民養老保險檔案的管理工作更加艱巨。新形勢下，必須提高其管理水平和質量，才能滿足社會發展的需求，促進單位發展。

1 社會養老保險檔案的特點

社保檔案管理的特點在我國社保檔案管理工作中，社保業務是社會檔案管理的一個重要方面。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》指出社會保險經辦機構要在辦理業務的過程當中形成記錄、證據、依據，確保記錄參保人員的真實信息，為參保人今后享受社會保險提供重要依據，為社會保險事業的發展提供寶貴資料。第一，參保數量繁雜且龐大。隨著社會保障制度的完善，該制度逐漸向農村延伸，推進全民參保。因為現有的社保業務范圍廣，涉及人們生活的各個方面，主要項目包括養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等。每個社保項目包含很多環節，例如申請、審核、登記、繳費等。隨著參保人員增加，社保檔案數量也不斷增加，給我國社保檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。第二，社保參保的規范性。因為社保工作的逐漸完善，參保人數增加，社保檔案管理工作逐漸規范化。一方面是對社保辦理活動的規范，例如辦理程序、收費標準;另一方面是參保前準備資料的規范，例如規范保險的記錄、登記表，讓每個單位的相關資料一致。

2 社會養老保險業務檔案管理存在的問題

2.1 依法管理社保檔案意識不強

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會。

2.2 社保檔案管理人員水平參差不齊

新的時代對于各行各業的發展都提出了新的要求，社保檔案管理也不例外。社保檔案管理人員作為社保檔案的直接管理者，直接關系到最終管理水平的呈現。但是在當前的社保檔案管理過程中我們可以發現，部分社保檔案管理人員存在知識結構單一的問題。有些區域的社保檔案管理部門由于人員不足甚至身兼數職，加之管理者對于社保管理的不重視，沒有進行社保檔案管理投入，缺乏相應的硬件設施以及業務培訓，社保檔案管理人員的管理水平很難得到提升，無法適應信息化發展時代下的社保檔案管理。這種缺乏專業指導與培訓的社保檔案管理，注定了社保檔案管理水平是無法得到提升的。

2.3 信息化建設缺乏完善性

目前，我國的社會保險檔案管理信息化建設工作由于缺乏嚴密的預案設計，進而導致信息化建設工作缺乏一定的完善性。大體包括以下幾個方面：首先，社保信息系統無法適應社會發展的相關需求，在進行社會保險信息化系統的相關設計工作中，不僅缺少比較長遠的戰略規劃，并且進行調研的深度不夠，進而導致建設內容的相關預算缺少健全性。另外，社會保險檔案管理信息化系統的研究工作大多數都是由科技公司來進行的，有關社會保險的研究人員對于檔案管理的相關工作缺少一定的認識，進而導致社會保險檔案辦理的相關系統不能滿足實際的要求。其次，社會保險檔案管理信息化的服務功能無法得到有效的發揮。現如今，我國的社會保險檔案管理信息化相關系統位于局域網的環境之下，并未實現向互聯網區域的延伸，進而導致社會保險檔案管理的便民功能得不到充分發揮[1]。

3 社會養老保險業務檔案管理提升策略

3.1 完善檔案管理制度，保證檔案管理質量

要想保證相關單位養老保險檔案管理更加科學化、規范化與合理化，必須要根據相關的法律法規和相關單位的具體情況，建立完善的檔案管理制度，加大檔案管理力度，強化檔案管理地位，構建科學合理的檔案管理流程與方法。其一，明確立卷歸檔的范圍、時間以及要求。其二，建立檔案保管制度，明確檔案安全保護、庫房以及設備等方面的管理標準和要求。其三，建立檔案保密制度，明確檔案保密措施與要求。其四，建立檔案使用制度。明確檔案使用標準、范圍與方式。其五，建立機關養老保險檔案人員崗位責任體系，明確每一位工作人員崗位職責、范圍、具體內容以及要求，保證責任主體明確、崗位責任具體，責任追求規范，才能使每一項工作落實到位。因此，相關單位必須盡快完善養老保險檔案管理制度，細化養老保險檔案管理工作，才能實現現代化管理模式。

3.2 檔案室規范化和提高管理人員素質

首先要加大對檔案室的經費支出，按照國家標準規定來配備檔案室，檔案室配套設備齊全規范。其次要健全居民養老保險檔案文件材料等歸檔收錄的制度，讓管理人員在日常工作時有規章制度可循。最后，檔案管理人員在日常工作中，要保持嚴謹認真、科學負責的態度，一旦發現問題，及時整改到位，第一時間確保檔案安全。檔案管理人員必須具備較高的安全意識，重點加強在崗培訓。將提升檔案管理水平和社會養老保險業務水平擺在同樣重要的位置，確保檔案安全、信息安全。縣級社保部門應與檔案管理部門組織共同培訓，結合業務實際與檔案管理規定進行專業培訓，使鎮、村工作人員掌握最新的檔案管理技術以及方法，這樣才能提高養老保險檔案管理的水平。

3.3 管理部門應規范檔案管理各項流程，保障信息的規范和安全

規范的管理流程是工作人員進行檔案管理的參照保準，也是規范化管理不可缺少的關鍵內容。社保檔案的登記和保存是一項巨大的工程，如若缺少具體清晰的規范流程，很容易出現某一環節的遺漏現象，從而影響后續工作的開展。因此，福建省檔案管理部門應制定具體清晰的檔案管理流程，嚴格約束工作人員的各項行為，切實保障檔案信息的規范和安全。此外，還應定期對社保檔案進行檢查和核對，保證檔案信息及時更新[2]。

3.4 加強社保的信息化管理

在管理社保檔案的過程當中，需要補充參保人員的相關材料，而且社保檔案需要隨著參保人員的流動進行傳遞、共享，這就要求檔案管理人員具有一定的現代化信息管理技術。在社保中心與各個企業或政府之間建立統一的數據接口，方便社保檔案管理信息和相關資料共享，減少因數據重復輸入而造成的資源浪費。還要加強建設與信息化管理相關的法律法規，例如采用信息化系統授權的方式劃分相關人員的檔案管理級別，最終形成社保檔案管理標準，為社保檔案管理工作提供真實有效的信息。

4 結語

綜上所述，社會養老保險檔案記錄了居民的參保信息、保費繳納情況等重要信息，檔案管理工作是一項切實關乎居民利益的重要工作。應建立健全檔案管理制度，落實各項工作。同時，管理部門應規范檔案管理各項流程，保障信息的規范和安全。應加強對工作人員的專業培訓，不斷提升其素質。從而為社會養老保險相關工作提供有力的依據，促進和諧社會發展目標的實現。

參考文獻

[1]張斌.完善社保檔案管理工作的有效措施[J].農民致富之友，2019（5）：214.

[2]羅仁紅.新時期加強社保行業檔案管理隊伍素質建設的探討[J].辦公室業務，2018（14）：114-116.