青少年活動場所檔案管理規(guī)范化分析

摘 要：近年來經(jīng)濟發(fā)展速度明顯提高，各級政府對于青少年的發(fā)展也越來越重視，不斷加大財政投入，注重青少年德智體美勞全面發(fā)展，國家大力鼓勵青少年健康發(fā)展，各地的青少年宮、青少年活動中心、青少年科技館、文化藝術館、美術展覽館、以及各式各樣的未成年人專門活動場所建設逐漸增加。青少年活動場所是對青少年實施素質教育的重要陣地，各種青少年活動場所，都會有檔案記錄，檔案資料的合理科學管理與收集，對單位的進一步發(fā)展、青少年成長都有重要意義。檔案是決策工作的中心，所以對于青少年活動場所的檔案管理有著規(guī)范的規(guī)定，但是還是有些場所存在著檔案記錄模糊不規(guī)范的現(xiàn)象，本文則對青少年活動場所檔案管理的規(guī)范化進行分析。

關鍵詞：場所檔案;檔案管理;規(guī)范管理

1 檔案規(guī)范化管理的重要意義

檔案就是對各項工作的記錄，從某種程度上來說也是對工作的真實反應，檔案的規(guī)范和標準是現(xiàn)代化管理重要工作之一，檔案對于現(xiàn)代化的發(fā)展有著重要的意義。檔案不僅記錄著發(fā)展歷史，更重要的是還記錄著其工作成果。其次，檔案還對日后的發(fā)展提供著重要的依據(jù)，具有很高的利用價值。

第一，檔案工作是促進行業(yè)發(fā)展的必要條件。無論是什么行業(yè)，數(shù)據(jù)的收集處理，整理歸檔，以及分析都是非常重要的。經(jīng)過合理科學的整理，可以從正面直觀的看出來有關行業(yè)的發(fā)展情況，進行科學分析，可以從中獲得更多的信息，總結經(jīng)驗和教訓，可以當作促進行業(yè)發(fā)展的正面教材，有經(jīng)驗和教訓才有利于行業(yè)的發(fā)展，這也是促進有關行業(yè)發(fā)展的必要條件。第二，是行業(yè)發(fā)展歷史的真實反應。檔案是對行業(yè)的有關記錄，其中包括了行業(yè)發(fā)生大大小小的事件，其中也包括了行業(yè)有關工作決策的記錄，它最大的優(yōu)點就是真實，它是最真實的記錄和反映，是最具有參考價值的資料，代表行業(yè)的經(jīng)營成果，也是最具真實性的準確依據(jù)。第三，是一個衡量的重要尺度。檔案的合理化管理，數(shù)據(jù)的記錄與收集，具體的記錄了行業(yè)整個的發(fā)展情況，想了解行業(yè)的情況，可以直接翻看檔案記錄，它記載了行業(yè)的發(fā)展歷史，已經(jīng)發(fā)展的優(yōu)秀成果，還有發(fā)展趨勢，這也是衡量一個行業(yè)是否健康發(fā)展的重要尺度。

2 檔案管理規(guī)范化的分析

2.1 檔案的編制工作是檔案規(guī)范化管理的基礎

檔案的編制記錄的規(guī)范性不僅代表著現(xiàn)本身的數(shù)據(jù)問題，在未來的發(fā)展中也在各方面的工作有著決策的重要作用，所以，檔案的編制時就要嚴格采取檔案的規(guī)范制度，設立規(guī)范的檔案。

首先，檔案的質量要標準，紙質質量要符合標準，尺寸要規(guī)范，排版也要按照國家的規(guī)定。其次是要注意檔案記錄事件是否準確，是否有其他文件的附件，標題是否準確，日期是否記錄有偏差。然后，檔案資料等內容的文字應該清晰，不可以出現(xiàn)模糊等現(xiàn)象，字跡也不能潦草，不可以隨意在檔案上進行涂改，更重要的是確保字跡不會隨著時間而變得模糊不清。最后，檔案記錄要采用規(guī)范的格式，要書寫規(guī)范的字，不得使用簡稱，使檔案在現(xiàn)代化信息管理中更加標準。檔案要驗收整理確認無誤后歸檔，另外，有關檔案資料的移交清單也應該規(guī)范填制，這有助于日后檔案的備查工作。

2.2 資料的統(tǒng)一收集是檔案規(guī)范化管理的前提

有關資料的收集和統(tǒng)一管理對于檔案的真實性有著巨大的影響，資料的完整直接影響檔案的價值。青少年活動場館內都有內設的機構專用于檔案工作，其中包含了對資料的收集管理、統(tǒng)一整理、放置檔案室、以及日后對檔案檢查等工作。

所有場所對檔案集中收集統(tǒng)一管理是必要的，這樣的行為可以使檔案的管理工作更加系統(tǒng)化，不僅保障了原始資料的真實性和完整性，更重要的是，確保了檔案資料的安全性。檔案管理部門要參加專業(yè)的培訓，嚴謹工作態(tài)度，熟記自己的工作職責，做好檔案管理的各項工作，保證各項資料統(tǒng)一收集管理后，再按照有關規(guī)定在時間范圍內移交到檔案室，任何檔案管理的參與人員不可以遺漏問題，更不能將資料進行壓扣，占為個人所有，違反相關規(guī)定。第二，檔案管理機構要嚴格執(zhí)行管理規(guī)定，檔案在移交或外借時要做好相關記錄，個人或者檔案管理部門不可以私自惡意更改、造假、銷毀有關資料。

2.3 檔案的深層價值在于開發(fā)和利用

檔案管理工作的加強不僅僅局限于現(xiàn)代化信息管理的好處，更旨在與日后的開發(fā)和利用。可以從檔案資料中進行總結獲取經(jīng)驗，找到規(guī)律，并且加以利用，為行業(yè)的發(fā)展提供可供參考價值的一手資料。檔案的另一個價值在于宣傳作用，可以使研究者更加了解青少年活動場所的特性，也可以結合不同年齡段青少年的興趣喜好，了解青少年的自身發(fā)展特點。就青少年活動場所的檔案來看，它普遍記錄的是單位的業(yè)務檔案、教師和學員檔案、科技檔案、文書檔案、會計檔案和特殊載體檔案等，從這些檔案中，我們可以進一步了解單位教育教學活動的開展、教職工與學員的個人學習、成長情況、學員在校外活動場所參加各項（社團）活動的體驗情況、教職工及學員在單位參加各項活動所取得的榮譽等，通過檔案可以直觀的看到單位的發(fā)展史、歷史沿革、活動和課程的開展情況、不同年齡段青少年參加活動的記錄以及對不同課程的喜好等等。這些檔案的收集整理，總結分析后，對建立健全和完善青少年活動場所的管理體制，加強場所的合理規(guī)劃及今后發(fā)展，對教育教學活動項目的開發(fā)和課程活動優(yōu)化等都能起到積極的推動作用。

3 結束語

青少年活動場所檔案的規(guī)范化管理，對促進單位發(fā)展、青少年教育教學活動課程的探索創(chuàng)新、青少年的成長都有著推動的作用，同時檔案為社會的發(fā)展有著積極的影響，檔案管理工作還要更加系統(tǒng)化，使其更加現(xiàn)代化。檔案是各項工作進行決策的重要依據(jù)，是促進行業(yè)發(fā)展的必要條件，還是衡量一個行業(yè)是否健康發(fā)展的標準和尺度，檔案的規(guī)范化管理要加強建設。檔案的規(guī)范化建設需要更加系統(tǒng)的進行規(guī)制，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和文化素養(yǎng)，加大對檔案管理工作的投入，使檔案管理人員對待檔案管理的工作態(tài)度更加嚴謹，全面完善檔案管理工作的制度體系，使檔案管理建設更加規(guī)范。

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作者簡介

錢秋萍（1982-），女，浙江蓮都，檔案館員（中級職稱），本科，研究方向：校外教育檔案管理。