新時期鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理規范化研究

張利榮

摘 要：檔案管理是鄉鎮機關事業單位管理工作體系中的重點，隨著單位改革事業的持續推進，對于檔案管理的重視程度也進一步提高，在深化單位管理改革方面的投入也有所增加。于是在新時期鄉鎮機關事業單位所承擔的檔案管理事務變得越來越復雜，于是需要開展規范化管理，改變以往檔案管理當中盲目無序的狀態，使得各項管理工作的實施都能夠服務于基層機關事業單位的改革發展。單位在對辦公室檔案管理進行改革時，要牢牢把握規范化管理這一改進方向，同時注意順應新時代融入現代化的管理手段，保證規范和安全管理目標的達成。

關鍵詞：鄉鎮;機關事業單位;辦公室;檔案管理;規范化

鄉鎮機關事業單位作為政府服務群眾和助推社會發展的重要載體，在政府職能轉變的背景之下，也需要走上一條改革創新的發展道路，充分適應如今社會新環境。辦公室檔案管理在單位當中占據突出地位，是滿足單位發展建設要求的重要內容。檔案信息是單位在發展過程當中所累積的一系列檔案資料，是對單位活動的真實記錄，有著較高的參考與保存價值，還能夠為單位制定相關決策提供必要保證。新時期鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理在不斷從創新改革當中找尋思路的同時，要明確規范化建設的方向，提出規范化管理的實踐方法，引導單位走上一條規范化發展的道路。

1 鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理工作的重要意義

毋庸置疑，機關事業單位是國家長效發展以及民族振興的重要支撐與保證，本身承擔著服務群眾的重要職能與任務，所以機關事業單位的發展建設效果影響深遠。單位的發展和是否建構了科學完善的管理體系存在著非常密切的聯系。檔案管理是機關事業單位管理工作當中的一部分，在新時期背景之下要實現規范與標準化管理，從而充分體現出機關事業單位的職能。鄉鎮機關事業單位是基層機關事業單位，承擔著服務基層人民群眾的責任，要更好的履行這一責任，就要抓好單位辦公室檔案管理，認清改革檔案管理模式的意義。通過推動檔案管理工作的長效實施，可以有效確保單位各項工作的順利推進，也能夠充分挖掘培養優秀人，才讓單位員工的工作熱情能夠轉化成為持久的工作動力，并為單位的長遠建設貢獻力量。具體來說，通過對檔案信息進行深入分析，可以綜合掌握單位內部員工的業務水平，單位部門領導對員工進行評價時，也能夠把檔案內容作為重要依據，做好人員的合理調整與分配，確保單位的整體運轉效率。在這一過程中，員工可以得到激勵和督促，從而提高工作動力。要特別注意的是，在如今的信息化時代，傳統檔案管理模式已經無法與當前工作要求相適應，需要引入信息化方法，在減輕員工工作負擔的同時，讓檔案管理工作適應新時代。

2 鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理規范化發展的策略

2.1 提高認識增加資金投入

新時期鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理的要求發生了很大的變化，工作難度也有所增加，在這樣的背景之下要推動檔案管理規范化，首先就需要從更新思想認識著手。領導要徹底破除傳統的思想觀念，在規范化管理方面投入更大的重視程度，明確規范化檔案管理，在單位整體建設和適應新時代發展要求方面的重大作用，并針對規范化檔案管理展開全面有力地宣傳，在單位內部創設一個人人關注檔案管理，促進檔案管理規范化的良好氛圍，做好檢查以及督導工作，讓有關負責人員也在強烈責任感與規范管理意識的支持之下主動投身于實際管理工作。規范化管理不能夠停留在思想層面，還必須在實施工作當中堅決落實，于是單位需要在檔案規范化管理建設當中增加投資，嚴格依照規范化標準完善基礎設施建設，配備日益完善的檔案管理設備。在設備建設當中，既要有檔案管理中不可缺少的設備，如計算機、打印機、裝訂機、檔案柜等等，又要完善有關的安全設備，比如防潮箱、除濕機、滅火器。通過改善整體的檔案管理條件，能夠給規范化建設創造優質條件，提供物質以及精神層面上的保障。

2.2 用信息化推進規范管理

傳統的檔案管理方法用紙質方式進行檔案信息的記錄和保存，在管理過程當中需要大量人力投入其中，不僅降低了實際管理效率，還影響到檔案資料的安全性更高，更給檔案管理規范化建設帶來了不良影響。滿足檔案管理規范化要求的重要措施就是引入信息化方法，通過打造檔案管理信息系統規劃，提高檔案管理在收集、整理、查閱、利用等各個環節中的便利性。隨著網絡信息技術的普及應用，鄉鎮機關事業單位要積極利用多方面資源，構建完善化的信息化管理系統，并做好系統的規范化建設，對檔案管理的各個環節進行信息化和電子化變革，增進各部門之間的關聯，為檔案的合理利用打好基礎，助推各個部門的協調發展。為了避免信息化管理過程當中出現信息丟失、安全漏洞等不良問題，必須針對該系統構建完善化的安全保障設施，通過運用安全技術和配備專業技術人員的方式，及時發現并處理檔案管理當中不規范和不安全的情況，達成規范化管理的目標。

2.3 健全檔案規范管理制度

規范化管理必然要依靠制度的約束，這是檔案管理規范化建設的基礎和根本所在。所以新時期鄉鎮機關事業單位在把握檔案管理規范化建設方向的同時，要把規范管理制度建設作為根本。在制度建設環節，為了有效確保檔案管理符合國家要求以及單位的實際工作需要，首先要做好檔案法以及檔案管理辦法等法律法規的研究工作，明確國家對檔案管理的統一性要求，在此基礎之上充分考慮單位檔案管理的具體情況，制定出符合單位檔案規范化管理的規章制度。建成的制度必須滿足穩定性、長期性與規范性這幾個條件，體現出制度的權威和約束規范作用。當然在制度建設的同時，還需要結合現實情況進行合理調整與持續完善，最大化迎合規范化管理的要求。另外在這一過程當中，還必須做好責任分工，完善組織機構的規范性水平，確保每一個員工都能夠明確各自在檔案規范化管理方面承擔的作用和職能，的規范化落實。

2.4 提高檔案管理人員素質

鄉鎮機關事業單位辦公室檔案管理對保密性、安全性和規范性有著很高的要求，所以給檔案管理者也提出了很高要求。對此，單位需要做好面向檔案管理者的教育培訓工作，引導他們通過參與培訓和自主學習的方法，提高檔案管理專業理論和業務實踐技能，進一步增進他們對于檔案規范化管理的認知，持續優化知識和技能結構，為單位的檔案規范化管理作出積極貢獻。單位在組織培訓工作的過程中需要建立規范化的培訓制度，對培訓目標、內容、方法、考核等進行規范準確安排，這樣才能夠及時發現檔案管理當中存在的不足，提高培訓工作的針對性。當然規范化的培訓機制也需要在具體實施當中進行動態調整。在對檔案管理人員進行培養時，還需要關注他們信息化素養以及職業道德素質的培訓，引導他們建立正確的服務意識，讓他們運用更加規范化的服務模式，滿足差異化群體的檔案信息需求，促進檔案資源的合理化利用，為檔案管理規范化建設貢獻自己的一份力量。

3 結語

在當前形勢下，檔案管理規范化是檔案管理改革的必然選擇與根本方向，通過規范化的檔案管理建設，可以極大程度上提升單位工作的精細化水平，確保單位高效穩定運作，為單位制定科學化的決策，步入科學發展道路打好基礎。基于規范化管理的作用以及必要性鄉鎮機關事業單位要積極突破現有條件的不足，在基層建設當中綜合利用多樣化的資源，為現代化和規范化管理創造良好條件，并打造一支高素質的檔案管理隊伍，讓檔案的規范化建設走得更加長遠。

參考文獻

[1]陳輝.新環境下的事業單位檔案管理工作規范化標準化探討[J].科研，2018，22（11）：267-268.

[2]李亞紅.事業單位檔案管理規范化路徑探討[J].辦公室業務，2018（17）：109.

[3]張姝云.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的探究[J].神州，2017，15（29）：274.