事業單位檔案管理運行機制的改革探討

師美姣

摘 要：完善事業單位檔案管理工作的程序，可以明確事業單位檔案管理的重點，形成科學化的檔案管理工作體系，有效的降低事業單位檔案管理的成本，進一步發揮檔案資源對事業單位各項工作的輔助作用。運行機制的改革應當從檔案事業發展的趨勢出發，優化檔案管理工作方式方法。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;運行體系

本文圍繞著事業單位檔案管理的基本流程，明確事業單位檔案管理運行中的問題，著力優化事業單位檔案管理工作的配置，從而達到科學化、系統化、深入化和全面開展檔案管理工作的目標。

1 優化事業單位檔案運行機制價值

1）提高檔案的利用率。事業單位開展檔案管理工作應當明確具體的責任，確定專門的檔案管理崗位，達到檔案管理標準化、細致化、創新化的目標。事業單位促進檔案管理機制的融會貫通，可以保證檔案數據信息內容更加豐富，可以解決復雜的檔案管理中的問題，達到提高檔案管理質量，消除檔案管理隱患的目標。運用信息化的檔案管理方式，進一步根據信息技術的發展完善檔案的運轉體系，還可以解決傳統檔案管理中的問題，明確檔案管理的重點，從而推動檔案事業進一步向精細化發展。

2）輔助提高工作效率。強化事業單位檔案管理水平，發揮對部門對各項業務檔案管理的輔助作用，有助于促進完善檔案的收集、制作與存儲高效率進行。事業單位完善基本檔案管理流程能夠發揮事業單位檔案資源的應用價值，促進各部門積極的開展檔案運轉工作。進一步在良好的設備配置，專業的技術人員和各部門的積極參與下，實現實時、規范、深入、智能化的進行檔案資源管理目標。

3）提高檔案資源質量。事業單位檔案管理應當把提高資源質量放在重點，重點形成一個鑒別、收集、整理與共享的有效運轉體系。優化事業單位檔案管理體系，可以合理的分配檔案管理力量，發揮基層專業技術人員在檔案管理中的輔助價值。運用一體化的檔案管理方式可以在統一的標準下促進檔案管理事業的高度有序運行。在傳統人工管理的基礎上實現檔案數據庫化管理過程中，可以依靠信息技術形成全新的檔案管理管理，促進檔案管理協調有序分工，達到提高檔案管理質量目標。

2 事業單位檔案運行機制的問題

1）重視參與不足。事業單位的主要任務在于履行公益服務職能，有些事業單位對檔案管理的重視不足，沒能形成科學化的檔案管理體系，檔案資源的使用質量不高，檔案運行體系不完善，上報的檔案資料的整體質量不足，影響公益事業的發展。不少檔案的漏洞較大，檔案精準性低，各部門之間未能形成良好的配合體系。事業單位還要是高檔案收集管理的及時性、準確性和有效性，注重各部門相互配合，形成一個高效的共享機制，促進事業單位檔案信息有效傳遞，及時滿足各項業務工作需要。

2）數字運行不足。大多數事業單位的檔案管理還停留在重視紙制檔案管理，信息化設備配置不足階段，事業單位檔案管理信息化還處在初級發展現實，不少事業單位未能形成科學化的檔案管理運行工作機制。一方面事業單位檔案管理人員少，專職人員配置不足，兼職人員的整體檔案管理意識與能力較低，檔案管理人員的工作量較大，檔案工作較為繁重。另一方面事業單位現有的檔案管理人員缺乏革新意識，檔案管理體系較為繁瑣，一系列紙制檔案管理時代的操作方法制約了檔案管理工作的效率。標準化、信息化與智能化的檔案管理方式有待普及，相關的技術手段還要進一步革新，這樣才能滿足事業單位檔案管理的需要，解決檔案管理存在的現實問題和困境。

3）管理人才有限。當前事業單位的檔案管理人員數量有限，事業單位檔案管理人員數量少，現有的檔案管理人員不足以支持事業單位檔案管理工作的有效開展。首先，事業單位檔案管理人員還不能熟練使用信息化的檔案管理方法，檔案管理操作時存在著信息技術不過關，運行方式過于繁瑣的問題。其次，事業單位檔案管理人員的精細化處理檔案能力不足，現有的技術人員或者不了解事業單位的業務情況，或者不能以科學的方式對多元化的檔案數據信息進行有效的存儲管理。第三，事業單位檔案管理人員的信息共享意識低，服務能力不足，不能基于互聯網建立共享檔案的機制，沒能達到對檔案資源的充分挖掘，因此影響事業單位檔案管理工作的整體質量。目前事業單位還要引進專業的檔案管理人才，基于實際需要形成專業的檔案管理團隊。

3 事業單位檔案運行機制改革策略

1）完善檔案運行制度。事業單位檔案管理應當做到制度化的運行，注重合理的分配檔案管理資源，明確事業單位檔案管理的重點，有效的減少事業單位檔案管理的繁瑣步驟。首先，應當明確事業單位檔案管理的工作法規，加強專業技術人才的配置，形成專業技術人員與兼職人員的良好配合管理工作機制。其次，加大上級檔案管理機關對基層事業單位檔案管理的指導力度，注重全方位的深化培訓檔案管理技術人員，普及檔案管理工作法規，以業務檔案為核心開展檔案管理的指導工作。第三，還高對基層事業單位的督導檢查力度，應當合理的配置事業單位檔案管理人才隊伍，注重明確檔案管理的基本步驟，從而形成規范化與科學化的檔案管理工作的流程體系。

2）強化開展統一管理。事業單位開展檔案的統一管理還要建立綜合化的管理體系，明確事業單位檔案管理工作的重點，注重合理進行人力資源的配置，在統一的制度標準下明確檔案管理的具體步驟，保證檔案管理能夠獨立、統一和集中進行管理。首先，應當采用集中管理的方式，充分整理各種檔案資源，形成市、縣、縣協同的檔案管理機制，加強上下級的效分工，充分進行事業單位檔案資源的統一整理，做到事業單位檔案的垂直管理。其次，還要完善檔案管理流程，應當形成科學化的檔案運轉機制，進一步由傳統的紙制檔案管理向信息化的方向轉變，保證檔案資源利用的獨立性，最大限度的杜絕推諉扯皮的現象，應當提高檔案管理工作的整體運轉效率。第三，基于統一的軟件系統開展檔案管理，在保證事業單位檔案內容特色同時，還要探索實現檔案規格、型號、類別與方法的統一化，在強調特色內容存檔的同時保證檔案管理的整體質量。第四，基于公眾的使用需要，建立良好的檔案管理機制，形成科學化的檔案數據的共享機制，從而保證事業單位檔案管理的標準化，降低事業單位檔案管理工作存在的主要問題和困境。

3）創新檔案管理方法。為了提高事業單位檔案管理的效率，形成科學化的檔案管理運行機制，促進相關部門有序積極的參與到檔案管理工作中，保證事業單位檔案管理進一步降低成本，形成多元化管理體系，首先，推動事業單位檔案管理的分類化進行，發揮出信息技術的檔案管理作用。根據業務、行政、財務和人事檔案管理的需要開發和引進專門的檔案管理系統，滿足當代人民群眾對檔案資源使用的需要，在創新檔案管理工作方式過程中切實落實上級部門的要求。其次，實現檔案數據信息的廣泛共享，推動檔案數據資源的個性化存儲與高效率的運用，應當形成綜合性的共享管理機制，保證檔案管理的規范化運行。第三，還要引進先進的檔案管理工作設備，明確檔案管理工作的重點，加大數字化錄入工作人員與技術的投入，進一步加強原始紙制檔案的數字化，同時還要加大圖片、視頻、音頻等信息的收集力度，從而提高檔案文字管理的有效性，解決檔案管理的現實問題，達到高效、合理、系統和深入進行檔案信息管理的目標。

4 結論

事業單位應當構建科學化的檔案管理工作體系，明確事業單位檔案管理的重點，優化檔案管理人員的配置工作，提高檔案管理的整體運行效率，進一步保證檔案管理的科學性，解決檔案管理存在的現實問題，這樣才能提高檔案管理的質量，達到高效、系統和深入開展檔案管理的目標。

參考文獻

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