關于企業檔案管理的探索與思考

王會麗

摘 要：企業檔案管理體現著企業文化和信息，優秀的企業檔案管理工作能夠給企業帶來經濟價值。不容忽視的是，企業檔案管理還存在著一些問題，需要引起企業的重視。通過分析存在的問題，從而找到解決問題的根源，促進企業檔案管理工作的提升。

關鍵詞：企業;檔案管理

企業檔案管理對于企業的發展起著至關重要的作用。越來越多的企業更加重視企業檔案管理。國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒發了《企業檔案管理辦法》，為各個企業檔案管理工作指明了方向，能夠更好地促進企業自身的發展壯大。企業檔案管理工作不再是一個人一支筆，而是更為復雜更為專業的一項工作。隨著大數據的應用與發展，企業檔案管理要做好傳統紙質和電子網上管理的結合，在企業檔案管理方面做更深入的探索與思考。

1 企業檔案管理的概述

做好企業檔案管理，首先要明確檔案管理的目的、構成、分類、要求等方面的知識，通過掌握這些基本知識，才能更好地做好企業檔案管理。如果對企業檔案管理知識一無所知，是無法做好企業檔案管理的。

1.1 企業檔案管理的目的

企業檔案管理的目的就是為了更好地為企業發展提供服務。企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。從企業檔案的組成看，不難得出企業檔案管理的目的就是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。做好企業檔案管理并不是一件容易的事情，需要專業的檔案管理人員。

1.2 企業檔案管理的歸檔

做好企業檔案管理歸檔，有利于后期檔案的查閱。做好企業檔案管理歸檔，需要明確檔案管理的分類標準，注意檔案歸檔的時間，落實好歸檔的基本要求。檔案管理的分類標準大約分為以下幾類：物資供應方面、勞動工資方面、財務管理方面、產品生產方面、經營銷售方面、設備儀器方面、技術管理方面、計劃統計方面、教育培訓方面、黨、政、工、團工作方面、科學技術研究方面和工程建設方面等。歸檔的時間要把握好及時性原則。重要資料和秘密件要及時歸檔，需要請示匯報的資料，要經主要領導審核把關后，及時歸檔。及時歸檔有利于防止文件丟失和防止被他人竊取成果。歸檔時要把握幾方面的要求：一是真實性，二是完整性，三是層次性。歸檔資料必須是真實的，不能弄虛作假;必須是完整的，不能缺頁少頁;必須有層次性，不能眉毛胡子一把抓。

只有這樣的檔案資料，才有其利用保存價值，否則保存的檔案資料不僅不能派上用處，還有可能給企業帶來不必要的損失。

1.3 企業檔案管理要有連續性

企業檔案管理是企業有形資產和無形資產的伴生物，體現著企業的經營理念和相關信息。做好企業檔案管理，要確保檔案管理的連續性。檔案管理不是一項可有可無的工作，企業要安排專門的工作人員專門負責檔案管理工作，按照時間軸整理企業檔案，確保企業檔案的連續性。只有確保檔案的連續性，企業檔案才有了其使用價值，這也對管理人員提出了更高的要求。

2 企業檔案管理存在的問題

鑒于企業檔案管理的重要性，筆者通過走訪調研多家企業，發現企業檔案管理中還存在不少問題。這些問題的存在阻礙了企業檔案管理工作的提升，也不利于企業自身的發展和壯大。

2.1 重視程度不夠

不少企業對檔案管理工作的重視程度不夠，認為檔案工作可有可無。在企業中普遍存著一種錯誤觀念：檔案管理并不能夠給企業帶來經濟效益。這種觀念是錯誤的，檔案管理的目的就是為企業提高經濟效益服務。要樹立企業檔案是資產的觀念。要樹立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。只有樹立了正確的觀念，企業檔案管理才會得到進一步的重視。

2.2 缺乏專門的檔案管理人員

檔案管理工作是一項系統的、復雜的工作，需要安排專門的檔案管理人員負責此項工作。目前情況是，檔案管理人員不固定，變動較快，再者檔案管理人員普遍缺乏專業素養，并不是很了解檔案工作，只有接觸了這項工作后，才知道檔案管理。檔案管理工作需要分門別類，只有對檔案管理有全面的了解和掌握，才能更準確地對其分類。部分企業的檔案管理人員不具備過硬的專業知識，導致檔案歸檔時存在各種問題，不利于后期檔案的管理與使用。檔案管理人員除了要具備專業的知識，還要有責任心。檔案工作的特殊性，需要管理人員有高度的責任心，才能把一份份資料留存好。調研過程中，部分檔案管理人員認為這只是臨時性的工作，并不給予足夠的重視。

2.3 資金投入不足

不少企業對檔案管理工作的資金投入不足，認為檔案工作可有可無。主要體現在缺乏硬件設施。保存檔案必須有專門的庫房，而且對庫房的濕度、溫度和通風都有一定的要求，但部分企業不具備這種條件，導致檔案存放不當。同時，要對庫房定期進行整理，對破損的檔案要及時修補;對于因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。部分企業并沒有這種意識，檔案保存后就不再過問，認為只要保存了就等于工作任務完成了。其實檔案歸檔只是第一步，后期的維護和整理更加重要。隨著電子技術的發展，尤其是5G技術的推廣，電子檔案在不少企業得到應用與發展。但更多的企業還沒有建立本單位的電子檔案，電子檔案的應用在這些企業也應該得到重視。

3 企業檔案管理的建議

首先，要及時改變觀念，樹立正確的企業檔案管理觀念，把企業檔案管理放在更重要的位置上。企業檔案管理不僅僅是保存已有的文件，更是企業文化、企業價值的體現。優秀的企業檔案管理能給企業帶來經濟效益，是企業文化和信息的體現。其次，要選用專業人員管理檔案。檔案工作有一定的連續性、及時性、真實性要求，要選派具有一定理論知識功底的人員專門管理企業檔案。同時，要注重檔案管理人員的職業素養。具備高度責任心的工作人員才能將檔案管理做好。最后，要增加檔案管理的資金投入。完善硬件設施，配備專門的庫房和計算機設施。檔案資料對于溫度、濕度、通風都有較高的要求，庫房要購置專門的硬件設施以有利于資料的保存。同時，電子檔案管理應引起重視，逐步完善電子檔案管理工作，將傳統紙質檔案與電子檔案管理有機結合，充分發揮大數據的優勢。