淺談數字檔案室建設

門英杰

檔案信息化是檔案發展的趨勢，而檔案數字化是目前實現檔案信息化的主要手段。各單位的檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是信息資源庫的最重要的場所，積極推進檔案管理信息化，只能通過檔案數字化處理來實現，才能夠更好地為經濟社會發展服務。

1 加強檔案數字化是當下檔案信息化的必然需求

1.1 新時代檔案工作需要檔案數字化

隨著全球信息化進程不斷深入，傳統意義上的檔案管理方式表現出很多不足之處，因此檔案數字化便應運而生。而電子信息技術的快速發展極大方便了檔案信息的管理應用，同時為檔案信息利用及檔案資源共享奠定了良好的基礎。

1.2 檔案信息化是對紙質檔案原件的最大保護

當下，檔案信息化浪潮是對傳統檔案管理模式的一次重大變革。在檔案數字化的基礎上，我們可以對紙質檔案進行封存、保護，并將電子檔案提供使用，從而最大程度的保護元件，減少對原始檔案的人為傷害，確保實體檔案安全。尤其許多時代久遠的珍貴檔案材料，如果經常加以利用，難免造成紙張變脆、變黃、褪色等現象，甚至有的檔案資料紙張已經逐漸損壞，這已成為當前檔案工作中的重要任務，當務之急，而進行檔案信息化便是對其最好的保護。

1.3 滿足社會需求

當前社會公眾對檔案利用需求越來越大，對檔案的認識越來越深入，為了更加充分地發揮檔案作用，實現檔案資源共享，方便廣大用戶檔案查詢，檔案工作者需進一步加強檔案數字化進程，強化計算機網絡技術學習，建立檔案信息網站，供廣大用戶進行檔案信息查詢，以更好地實現檔案資源的社會化利用。使檔案信息成為共享資源和廣大群眾的共同財富，以便提高檔案的信息服務功能和社會效益。

2 數字化處理工作中需注意的問題

2.1 檔案信息化需投入大量資金

當前我們開展紙質檔案數字化需要配置計算機、掃描儀等各種設備、研發選擇檔案管理軟件，從而完成檔案管理的各項工作，同時需要開通局域網、互聯網系統并對確保系統的安全可靠。這些工作的開展往往需要投入大量資金，同時電子產品需定期更新換代并有一定的使用壽命，因此資金投入需考慮到維修、更換、升級費用等等。受資金約束所致，要建成數字檔案室，需經歷一個不斷投入的漫長過程。

2.2 需進一步提高檔案工作人員綜合素質

一是檔案信息化工作人員需要精通計算機、網絡、軟件技術等信息技術，當前檔案工作中各部門普遍存在缺少既能有熟練的計算機操作技能，又最好能精通檔案業務知識的專業人才，這是造成當前檔案信息化建設進展緩慢的重要原因。二是 各單位檔案員隊伍不穩定。由于目前大多數單位檔案員都是兼職人員，特別是鄉鎮（街道），人員流動頻繁，新的檔案員對基本檔案工作的不熟悉，對檔案數字化工作更是無從著手，只能依靠購買社會服務來進行檔案數字化、信息化工作，這種現在的存在對檔案事業的發展包括檔案安全都是非常不利的。

2.3 存在極大的安全隱患

檔案數字化處理后，數字化信息需要導入檔案管理系統，實現資源共享的同時，不可避免就要面臨遭受病毒侵害、檔案信息外泄、工作失誤及運行設備的故障等問題，這都有可能造成信息丟失或者破壞電子檔案的真實性、完整性。

3 應對當前問題的建議

3.1 注重檔案信息管理軟件選擇

檔案數字化的目的是把紙質檔案通過掃描、錄入等多種方式將信息存儲到計算機數據庫中，從而實現檔案信息檢索快捷方便、快速實現同步備份、節約存儲空間、維護方便、安全等功效。當前檔案信息化工作面臨許多問題，比如需要將大量室藏紙質的檔案，包括各種文字、圖表甚至聲像等通過掃描、錄入等方式進行數字化，要實現這個目標，就需要配置硬件和系統管理軟件。硬件包括電腦設備、掃描設備、數碼相機等，軟件主要指適合檔案管理的系統軟件。這對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，可以極大提高辦公效率。

3.2 加強人才培養，提供智力保障

一是要強化人員培養，提高綜合素質。要檔案工作人員責任心、素質培養及安全意識教育，制定完善的規章制度并落到實處。二是要檔案信息化工作人員進行專業培訓，既要做好檔案實體整理工作，也要及時了解檔案信息化工作，熟悉檔案新載體性能，掌握基本網絡知識。三是要建立健全檔案管理專業人才培養獎勵制度，對檔案專業有突出貢獻或長時間從事檔案工作人員，設立專項獎補，提高福利待遇，確保檔案隊伍的穩定性。

3.3 強化數字檔案室建設，全力做好檔案信息化工作

檔案信息化數字化是龐大的系統工程，在推進過程中必然會遇到各種困難和挑戰，對此，一定要深入探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案信息化的進程。當今社會，新技術、新方法層出不窮，檔案信息技術特別尤其檔案信息存儲、利用、挖掘等基礎技術需要不斷發展，這需要通過強化扶持與引導，讓檔案工作緊跟時代發展步伐，促進檔案事業現代化發展。