芻議信息化背景下如何優化事業單位文書檔案管理

侯蕊

摘 要：文書檔案管理作為事業單位各項工作順利開展的重要組成部分，對保障事業單位長久穩定發展起著積極作用，主要包含單位日常報告內容、重要通知以及會議記錄等等，是對事業單位日常工作以及過去經驗的總結，為事業單位下一步工作發展提供指導意見。而傳統的事業單位文書檔案管理過程中，檔案多用紙質盒子保存，數字存儲方式僅是作為補充的內容，而隨著我國信息技術的應用發展，電子設備的廣泛應用，這也對事業單位文書檔案的管理工程帶來一定的變革，管理方法及管理形式上都發生了極大地改變，檔案管理效率和管理質量大大提升，更好的適應我國社會發展需要，這對今后事業單位長久穩定發展起著積極作用。

關鍵詞：信息化;事業單位;文書檔案;管理

隨著我國經濟技術的高速發展，各個領域也積極開展了對新技術的應用，對促進整個社會的發展起著積極作用。對于事業單位來說，文書檔案管理作為其日常各項工作的基礎，也應加強對新技術的應用，提高檔案信息化水平，對保障檔案管理效率和管理質量有著重要意義。本文就信息化背景下事業單位文書檔案管理現狀進行合理的分析，找到管理中存在的問題并提出有效解決對策，以期早日實現事業單位的現代化管理文書檔案管理。

1 信息化對事業單位文書檔案管理的影響

隨著我國信息技術的廣泛應用發展，對人類的生活帶來極大地變革，要想充分發揮事業單位文書檔案管理工作的價值，就應該與時俱進，提高檔案管理數字化水平。而傳統的文書檔案存儲多以紙質存儲方式，這種存儲方式存在很多的不足之處，容易受潮或利用起來比較困難等等，這都在無形中耗費大量的時間精力，而且在檔案整理的過程中也經常會出現一些人為因素失誤而導致歸檔失誤，企業無法對檔案信息進行有效利用，特別是一些重要文件，如果沒有做好保存工作或是出現丟失的情況，這對企業來說無疑是巨大的損失[1]。

事業單位通過開展信息化的文書檔案管理則可以很好地避免上述問題的出現，新技術的應用能夠極大地彌補傳統文書檔案管理中的不足，不受時間和空間的限制，使得文書檔案的容量得到進一步提升，還能實現對文書檔案進行合理分類，提高檢索效率以及檔案利用率;此外，信息化管理方式的安全性能可以很好地維護檔案的安全，避免人為因素或丟失、潮濕等對檔案信息的完整度帶來影響，節省了大量人力和資金成本的支出，極大地提高了文書檔案管理工作效率。

2 事業單位文書檔案管理信息化存在的問題

信息化文書檔案管理雖然具有一定的先進性，可以大大提高檔案的利用效率，實現對檔案長期有效保存，但在實踐的過程中，也存在很多的問題，這就需要檔案管理人員不斷提升自身的檔案管理意識，應合理應用信息化技術實現對文書檔案的有效管理，具體管理問題主要包含以下幾方面內容：

2.1 事業單位文書檔案管理人員的專業能力有待提高

受到傳統文書檔案管理的影響，使得事業單位文書檔案管理人員在對信息化檔案管理模式應用時出現無法適應的情況，重視起檔案管理工作在單位中的積極作用，不具備先進的檔案管理意識，使得文書檔案管理信息化就成為空談，而且在這種新舊觀念影響下，反而阻礙了事業單位文書檔案管理工作有效開展。

2.2 事業單位文書檔案管理信息化設施不足

一方面，由于事業單位文書檔案管理人員專業能力不足，對新技術無法展開有效的應用，造成了設備資源浪費情況，隨著時間的推移，一些設備由于長時間沒有使用其各項功能也出現了退化情況，如果不及時的進行維護則會造成設備老化報廢情況，使得文書檔案管理遲遲無法得到有效開展。

2.3 事業單位文書檔案管理人員思想創新性不足

事業單位文書檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，但由于事業單位管理人員重視程度不足，使得檔案管理人員的工作態度也比較懶散，對于繼續整改的內容也常常拖延，大大降低了文書檔案管理工作的工作效率，也無法實現對檔案管理，也就很難及時的發現信息化檔案管理模式中的不足，無法真正實現對信息化檔案管理模式。

2.4 事業單位文書檔案管理信息化制度不完善

在傳統的文書檔案管理多以紙質檔案為主，使得檔案管理工作經常會出現各種各樣的問題，雖然很現階段一些事業單位已經開展了對信息化檔案管理應用，但由于制度方面不健全加大了文書檔案管理的難度。例如雖然信息化模式下的文書檔案管理可以避免環境因素對檔案完整度的影響，但信息化的網絡安全性也成為企業所關注的重點，如果不慎造成檔案信息泄露，對企業來說將會是巨大的損失。

3 信息化背景下事業單位文書檔案管理優化

3.1 提高事業單位文書檔案管理人員的專業能力水平

信息化背景下優化事業單位文書檔案管理內容和形式，需要檔案管理人員的全員全過程參與，他們的思想和行為直接關系到檔案管理工作的質量。所以，事業單位文書檔案管理部門要對檔案管理人員和相關人員進行專門的培訓與練習，從思想到能力上全面提升，讓他們意識到自身工作的重要性，通過不斷地吸收新的知識、提高專業素養、提高工作效率，實現個人價值和人生價值[2]。

3.2 建立完善的文書檔案管理制度

維護檔案的完整與安全是檔案管理工作的核心，因此，這也要求事業單位應積極開展文書檔案管理工作的調整，并將檔案安全落實到維護管理各個環節中來，提高文書檔案管理人員的安全意識，將檔案安全工作落到實處中來，切不可出現內部員工泄密的情況，同時為了進一步提升檔案管理的安全性，還要外聘專業的網絡管理人員做好外部保障工作，對網略系統層層監控，避免出現信息泄露事件發生。

3.3 更新升級事業單位文書檔案管理軟硬件設施

文書檔案管理的軟硬件設施配置應進行合理的規劃，以促進檔案管理信息化工作順利開展，只有保證硬件設施的工作效率才能夠實現對文書檔案管理系統的合理應用，同時在網絡信息技術系統支持下，需要不斷提升信息系統的性能，以好的適應現代化檔案管理需要[3]。

4 結語

綜上所述，雖然我國文書檔案管理信息化時間較短，在應用的過程中也存在很多的問題，但就當下我國社會發展現狀來看，信息化已經成為各個領域發展的主流模式，也必將引領者各行各業的發展，即便信息化管理方式在事業單位應用中存在一些小問題，但這些問題都只是暫時的，只要采取有效的措施解決這一問題，相信不久的將來我國事業單位的文書檔案管理工作也必將得到質的飛躍。

參考文獻

[1]宋夏南.淺談信息化條件下文書檔案的價值及保護[J].辦公室業務，2018（01）：47-48.

[2]陳旭.數字化時代縣級政府辦公室文書檔案“雙套制”管理研究[D].吉林大學，2017.

[3]劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017（12）：158.