檔案信息化管理措施

楊燦華

摘 要：如今，檔案管理已成為社會不斷發展的重要戰略資源。作為各行業不斷增長的載體，對信息的合理利用和發展起著重要的作用。檔案管理是資源管理的重要組成部分，隨著信息技術的飛速發展，它逐漸從人們的生活方式轉變為思維方式，對人才交流、經濟等方面的發展產生了巨大的影響。鑒于本文分析了檔案管理中存在的問題，強調了信息管理的必要性，并提出了相應檔案信息化管理措施，希望能改進我國的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;信息化

在我國，檔案管理的工作屬性相對較高，既要求保密，又要求專業，也要求各級有關部門積極配合檔案管理部門的工作。目前，我國檔案管理部門還存在一些不完善的情況，例如在人力方面，檔案管理人員相對較少，仍有一些崗位空缺，一些在硬件設施方面，缺乏專業的檔案管理室。為此，我國應加強檔案管理的管理強度，并對相關工作人員進行思想培訓，提高他們對檔案管理工作的重視程度。同時，檔案信息的重要載體是主要的信息來源，在資源中也起著重要的作用。

1 檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要作用

1）檔案管理信息主要以計算機技術和網絡技術為基礎，與以往的紙質載體傳輸檔案信息的方法不同，信息性檔案信息通過電子文件存儲在計算機中，可以有效地保存檔案信息。

2）大量的信息涉及文件管理，如果通過紙質媒體保存和記錄時被查詢或更新，這必然會變得非常繁瑣。利用互聯網更新檔案信息時，可以加快信息更新速度，加快資源共享，有助于提高檔案管理水平，提高工作效率。

3）由于檔案管理中需要管理的信息量很大，如果仍然采用傳統的檔案管理模式通過紙質介質進行輸入和存儲，工作效率將受到嚴重影響。非常繁瑣。相反，如果使用互聯網進行文件管理，不僅可以加快查詢速度，還可以促進信息更新，縮短其更新周期。

4）檔案管理信息化可以有效避免檔案損壞和信息丟失。傳統的檔案信息管理模式是通過紙質介質輸入和存儲信息，紙質介質容易損壞，難以保存，容易造成信息丟失。如果使用互聯網通過電子文件存儲信息，并在計算機上存儲信息，則可以更完整，更長期地備份文件。

2 檔案管理信息化的特點

1）檔案在使用和查詢方面的特點。檔案中的信息如何得到有效利用，提高了資源的共享性，并已成為檔案管理工作的一個難題，但傳統的歸檔在搜索和使用等方面存在很多問題，例如過程復雜，檔案紙張老化等，而信息化歸檔管理工作卻大大提高了檔案資源的利用率，從而大大提高了檔案資源的利用率。

2）檔案在存儲方面的特點。目前，紙面文檔歸檔的數量仍然占大多數，但紙面文檔歸檔的缺點是無法克服。首先，紙面文檔是紙面文檔，無論紙面文檔質量好還是不好，在幾十年后，如果不以各種方式處理和保存紙面文檔，紙面文檔歸檔將不可避免地遭到一定程度的破壞，而紙面文檔歸檔則是在輸入時人工寫入的。信息化檔案管理工作，從網絡平臺等途徑，可以采用電子輸入方式對檔案進行收集和輸入，有利于加強檔案管理工作，并使電子檔案的保存環境有所下降，減少了檔案保存方面的工作量。

3 我國檔案管理工作的現狀

1）思想觀念陳舊。大多數企業忽視了檔案管理的建設，檔案管理意識的缺失，陳舊的思想觀念，沒有真正認識到開發和應用信息資源的重要性。因此，現階段的文件管理工作仍然是您所追求的低效狀態，一些具有使用價值的有價值的文件沒有發揮應有的作用，造成了信息資源的浪費。

2）資金投入不足。在檔案管理的發展過程中，要建立軟件，硬件，人員等配套設施，投入大量資金，制約檔案管理的發展。檔案管理是一項比較繁瑣的工作，涉及多個部門，需要在檔案管理方面投入大量的人力物力，并配備適當的人員，硬件和軟件設施。

3）網絡安全堪憂。近年來，科學技術和互聯網的迅猛發展為檔案的錄入和查詢提供了有力的支持，但隨著網絡信息化的發展，黑客和計算機病毒也威脅著檔案的安全。 因此，考慮到檔案管理的特殊性，必須對其保密性和開放性進行管理，在享受互聯網便利的同時，也要重視檔案信息的保密性。

4）人員專業化程度不高。檔案管理信息化要求管理人員具備較高的綜合素質，客觀地說，我國檔案管理人員在知識結構和專業問題上普遍難以實現網絡信息化的發展，人才因素成為檔案管理信息化進程的一大障礙。

4 促進檔案管理信息化建設的有效措施

1）完善網絡信息安全體系。完善檔案網絡信息安全系統是檔案管理信息化的關鍵，只為了確保一個安全的網絡安全系統，為了最終完成文件管理信息，文件信息有其特殊性，文件中的某些信息是公開的，但有些信息是絕對保密的，文件信息需要分層管理，文件信息也容易受到病毒，黑客等威脅。

2）增加檔案管理工作的資金投入。資金是文件管理信息化流程的物質保證，歸檔管理的信息化是一項投資大，周期長，效益慢的工作，必須堅持不懈地進行這項工作，但前期工作需要大量資金，但歸檔管理業務信息化完成后，卻比以往的投入更有經濟效益，同時文件管理部門也要合理利用資金。

3）提高檔案管理人員素質。對于當前的檔案管理工作，要選拔頭腦干勁十足，舉止得體，責任心強的黨員，加強職業培訓，使他們在日常生活中發揮積極性和積極性。他們不僅要非常精通業務流程，還要學習和掌握科學的檔案管理方法，使檔案管理更加科學合理。并且，通過對檔案管理相關內容的研究，也可以為我們的社會提供有利的條件。

4）健全檔案管理制度。目前許多檔案工作者內部制度比較靈活，工作態度比較模糊。因此，如果要加強檔案管理，就必須建立完善的管理制度。管理系統要根據本單位的實際需要進行，并且要切實可行，在制定，工作流程的基礎上簡化工作流程，提高工作效率，以制定規范的流程。對制度的制定必須具有一定的約束性，不僅要約束職工，還要同時約束上層。制度的難點在于，不是誰都不遵守，而是誰也不帶頭服從，束縛領導的策略，使領導先服從，員工通過學習模仿，可以大大提高工作制度的作用，有效地工作。

5）信息化服務。目前，我國已進入信息化時代，許多工作離不開計算機網絡和一些系統操作，文件管理部門也需要引進計算機網絡技術。在傳統的歸檔管理模型中，歸檔創建者需要到歸檔管理部門創建文件。由于員工將歸檔基于歸檔信息，因此工作流程既繁瑣又耗時。通過利用信息技術，可以在網絡上制作電子檔案，工作人員可以對其進行評論，成功時，可以在計算機上直接保存在適當的檔案類別中。計算機網絡還通過多通道查詢功能使用戶可以輕松地執行查詢，從而節省時間。

5 結束語

通過使用計算機技術和因特網進行文件管理，對于信息文件管理，數字管理， 對社會各階層來說，提高各部門的工作效率，提高和保證工作質量，為順應我國社會主義現代化建設的發展，檔案管理信息化必須貫穿于全社會的檔案管理工作之中。還有很多地方我們要努力做好檔案管理工作，希望能通過以上內容不斷完善檔案管理，促進我國檔案管理的發展。

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