事業單位會計電子檔案的管理研究

黃美玲

摘 要：事業單位會計電子檔案管理相較于傳統紙質載體形式的檔案管理，有其自身的形成特點和管理要求，對會計個人職業發展也有較大影響。本文將從不同的方面入手，結合事業單位的自身情況，對會計電子檔案管理進行系統闡述，從而實現對豐富檔案資源的高效利用，為事業單位的可持續發展提供參考信息。

關鍵詞：事業單位;會計電子檔案;管理;可持續發展

隨著信息化時代的來臨，事業單位改制是順應社會發展的恰當之舉，事業單位會計檔案管理是事業單位檔案管理的一個部分，其中，會計電子檔案的作用越來越重要。電子檔案顧名思義就是將紙質文字檔案信息轉化成電子信息，這也是傳統檔案管理方式逐漸朝向信息化管理方向發展的一個必然趨勢。

1 事業單位會計電子檔案管理的必要性

1）節約成本。隨著事業單位的改革與改制，在市場經濟不斷繁榮的當下，會計工作也變得更加多樣。事業單位會計電子檔案管理的應用，可以提高事業單位檔案管理效率，利用信息技術在云會計的環境下，改變傳統紙質檔案管理形式，在新的事業單位檔案管理要求下，提升管理質量，利用云會計，更好地實現檔案的儲存、轉換以及更新，在技術層面上為會計電子檔案管理效果增強及水平提升等提供專業保障，拓寬事業單位管理方面的工作思路[1]。

2）安全需要。與傳統的檔案管理相比，事業單位會計電子檔案信息的處理和保存都非常地迅速，但是由于信息是保存到磁盤等媒介中，對會計電子檔案的實時更新也有所幫助。其次，電子信息的真實性和可靠性有利于構建完善的云會計管理體系。傳統的紙質會計檔案管理，會計信息量大、數據復雜，再加上會計人員工作繁重，很容易造成會計檔案丟失、信息不完整等現象，利用電子信息技術，并在相關人員的專業支持下，實施好切實有效的管理計劃，實現對檔案應用中的安全管理，避免因人員因素的影響而引發會計檔案泄露問題[2]。

2 事業單位會計電子檔案管理特點

1）現實性。會計檔案不同于其他檔案，數據信息、財務信息會比較多，會計電子檔案的類型決定了其管理的特殊性。只有事業單位了解他們的會計信息、財務信息等基礎信息，利用現有的財務狀況，進行財務管理和人事調動，這也是單位考察和工作計劃安排的重要憑證。這些正是說明了會計檔案具有非常重要的現實性[2]。

2）機密性。既然是檔案，都具備一定的機密性。會計電子檔案也是不能隨意調用、傳閱的，事業單位會計檔案具有保密性特點，對事業單位會計檔案也要有人專人管理。會計檔案有很多機密的財務性信息，如果被隨意泄露，會使得人事單位財務狀況被泄露，甚至會造成嚴重后果。

3）真實性。會計檔案大量的財務數據是作不得假的，事業單位會計檔案的真實性和完整性也是檔案管理需要關注的內容之一。無論是高層領導，還是底層員工，都要秉承著對檔案負責的態度，堅決反對會計檔案弄虛作假，管理人員也要秉承著嚴格管理甄別的態度，重視這份真實性的甄別和保存[3]。

3 事業單位會計電子檔案的管理策略探析

1）健全安全制度。（1）制定各種會計信息檔案管理標準，強化檔案管理人員思想意識，對檔案管理人員進行定期培訓，強調檔案管理工作的嚴肅性，以及檔案資料的重要性。（2）建設健全的會計檔案電于化管理體系，把管理職責分配給每個工作人員，讓每位檔案管理人員都具備相應的職業素質，合理分配管理職責及范疇，優化安全管理框架，在內部組建安全管理小組，相互引導和監管。（3）根據《會計檔案管理辦法》要求[4]，培養管理人員網絡技術安全意識，培養他們的檔案管理、安全意識以及做一份工作所要具備的責任心，把檔案信息立卷、管理等內容和工作職責充分結合，采用一系列方式方法，適應新型會計檔來管理環境。（4）結合行政事業單位實際狀況設定對應的安全管理體系，落實職責機制，在單位內部設定安全管理部門，會計工作人員應該做好日常會計信息管理工作，對檔案管理進行定期考核，加強檔案核查[5]。

以廣東為例，2018年1-12月，在省級財務模算系統的支持下，廣東省近630余家行政事業單位及下屬單位完成會計記賬核算，通過對600余家行政事業單位及下屬單位實施實時監管，結合《廣東省省級財務核算信息集中監管改革管理實施細則》對每季度會計管理進行統計和通報，很好地滿足改革單位的會計核算需求，對廣東省各級行政事業單位財務管理也指明新方向。

2）創新電子檔案管理方式?；诖髷祿h境，事業單位會計電子檔案管理方式也要有所改觀，應該迎合時代發展需求，優化檔案管理方式。（1）通過對事業單位自身情況及發展要求的考慮，在會計電子檔案應用過程中，需要從技術層面入手，對其管理方式的創新應用進行深入思考，并在計算機網絡的大力支持下，構建好功能強大的檔案管理系統，實現對會計檔案的信息化管理，并為事業單位的更好發展打下堅實的基礎;（2）重視云存儲技術的引入及高效利用，在了解會計電子檔案功能特性及數據存儲要求的基礎上，增強其保存效果，避免引發檔案不完整問題。同時，通過對當前形勢變化的深入分析，健全電子檔案管理體系，也能為會計方面的工作高效開展提供參考信息，滿足事業單位科學發展要求，全面提高這方面檔案管理效率，在技術層面上為其管理效果增強提供有效保障;（3）在電子檔案管理時，通過實現省級財務監管改革，明確了改革實施原則、業務操作流程、會計科目使用規定及綜合考評辦法等，保證預算執行結果的合理性和規范性。（4）加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變，健全會計檔案信息管理系統，在先進的設備與技術支持下，為會計電子檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法[6]。

3）完善電子檔案人力資源。會計電子檔案工作并非一人可獨立完成的，因此，加強高能力、高素養管理人才的引進，提升管理人員信息化管理能力顯得尤為重要。首先，事業單位需要做好人力資源管理工作，提升管理人員信息化管理能力，增強其專業素質，針對部分檔案管理人才，給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實。其次，通過多種方式指導學習，加強管理人員的信息化管理水平，不斷拓寬管理人員的知識面，定期開展專業培訓工作，引進高素養人才，對現有管理人員進行專業繼續教育，讓檔案管理人員更好的符合時代發展需求。最后，在會計檔案管理要求下，全面學習計算機操作技能，掌握足夠的綜合分析能力、信息管理技術能力，實施無紙化辦公，迎合電子會計工作要求[7]。

4 結語

事業單位會計電子檔案管理是一項非常重要的工作，也是大數據時代下事業單位檔案管理的組成部分。針對會計檔案的管理特點，為了提升檔案管理效率，需要從健全安全制度、創新電子檔案管理方式和完善電子檔案人力資源等方面，加強事業單位會計電子檔案管理信息化建設，為單位財務信息管理奠定基礎，從而促進單位健康有序發展。

參考文獻

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[3]李偉郴.云會計環境下行政事業單位會計檔案電子化管理探析[J].財會學習，2019（22）：99-100.

[4]吳敏，潘金.行政事業單位財會需順應“互聯網+”新趨勢[J].浙江經濟，2018（23）：64.

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[6]左晶.對事業單位會計檔案規范管理的幾點思考[J].山東檔案，2018（02）：70-71.

[7]梁華杰，陳詩佳.信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化[J].時代經貿，2018（07）：74-75.