探究數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性

邢國慶 王卉 邢國宏

摘 要：伴隨著我國經濟的高速發展，數字化信息技術也得到了普及，在眾多領域當中進行了實際的應用。對于醫院人事檔案的管理，也應當意識到數字化信息的重要作用，來改善醫院人事檔案管理的各個環節步驟，降低人事檔案管理的成本，提升工作效率和質量。本文將對數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性進行分析，找出合理的應用途徑，期望能夠提供一些幫助。

關鍵詞：數字化信息;人事檔案管理;醫院;重要性

伴隨著經濟的高速發展，醫院的規模也在不斷擴大，在為人民群眾提供更好服務的同時，對醫院人事檔案管理工作也提出了更高的要求。人事檔案管理作為醫院管理系統當中的重要部分，發揮著無法替代的作用，而隨著不斷的發展，現有的醫院人事檔案管理工作已經無法滿足實際的需求，需要我們應用好數字化信息帶來的優勢，構建全新的檔案管理模式，來使醫院內部管理合理化，推動醫院不斷的向前發展。

1 醫院人事檔案管理和數字化信息應用的重要性

1.1 醫院人事檔案管理重要性

作為醫院內部管理的重要組成部分，人事檔案的管理直接關系到醫院內部工作的質量，所以具有無法代替的重要性，具體有以下幾點：第一，醫院在制定相關規章制度，為未來發展做規劃的過程中，往往會將人事檔案管理數據進行參考，來進行具體的實施;第二，對于醫院內部的人員調配，人事檔案管理也具有一定的輔助作用。通過合理的人事檔案管理，能夠將合適的工作人員分配到合適的崗位當中，這樣員工的積極性也能夠有所提升;第三，對人事檔案管理工作的有效開展，能夠讓各工作人員都在自己的崗位上發光發熱，從而提升醫院整體的工作質量。總之，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源。

1.2 數字化信息應用與醫院人事檔案管理中的重要性

伴隨著醫院的不斷發展，以及數字化信息技術在各個領域當中的深度應用，醫院人事檔案管理工作也應當做出相應的轉變，將數字化信息進行合理的應用，從而提升檔案管理工作的質量，對現有的工作內容和環節進行創新，主要有以下三個方面的重要性。

1）轉變人事檔案管理方式。在傳統的醫院人事檔案管理工作當中，紙質和人工是主要的管理形式，這種管理形式會對工作人員造成很大的壓力，工作質量也不會很高，最重要的是，在保存和管理相關資料的過程中，會存在一定的風險性，在查詢過程中的各種程序也比較復雜。將數字化信息技術進行應用，能夠幫助我們儲存更多的信息內容，并且減少保存過程中存在的風險，查詢起來也更加的方便，對于相關工作人員來講，自身的工作壓力得到釋放，能夠更高質量的為醫院管理人事檔案。

2）共享人事檔案信息。在傳統的紙質檔案工作過程中，需要我們使用手工進行記錄，檔案信息的傳輸和共享會受到很大的限制，在一些特殊的情況下，我們無法及時的調出信息，會浪費大量的時間，影響醫院的治療工作。將數字化信息技術進行合理應用，可以通過計算機錄入和儲存相關的檔案信息，這樣我們在使用的過程中也能夠更加的方便，實現人事檔案信息的共享，為醫院提供更好的保障。

3）保障人事檔案管理安全。醫院的人事檔案管理工作，會接觸到大量醫務人員的個人信息，并且檔案信息一旦被破壞，就很難進行修復，所以對安全性有很高的要求。紙質檔案在保存的過程中，會出現自然風化、人為損壞等多方面的風險，而通過數字化信息技術的有效利用，能夠將相應的信息進行數據化儲存，并且能夠在必要時進行加密和備份，來保障信息的安全性。

2 數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用

2.1 人事檔案電子版的構建

伴隨著數字化信息技術的高速發展，在醫院人事檔案管理中的應用，需要我們從電子版檔案的構建開始。首先，對于醫院的員工和相關工作人員，應當記錄好他們的個人信息，將他們的個人信息錄入到醫院系統當中，通過這樣的形式，避免信息輸入過程中出現錯誤，也能夠更加的規范化。其次，在查詢和使用相關信息的過程中，僅僅需要進行查詢和打印即可，減少不必要的時間。再次，傳統的紙質檔案管理形式，需要建立好相應的檔案管理室，而將人事檔案信息進行數據化記錄，直接儲存在計算機當中，能夠節省更多的空間，并且信息的有效性也能得到保障。最后，借助數字化信息技術的利用，能夠將相關的檔案信息進行及時更新，這樣在對醫院工作人員的考評過程中，也能夠更好的進行了解;借助數字化信息技術的應用，也能夠簡化各個工作環節，使得醫院人事檔案管理工作的質量和效率得到根本性提升。

2.2 強化安全管理

將數字化信息應用于醫院人事檔案管理工作過程中，能夠有效簡化工作的環節步驟，提升工作質量和效率，但是也對安全管理提出了更高的要求。由于網絡安全方面的隱患，所以醫院的相關檔案可能會被不法分子截取和利用，所以在實際的工作過程中，應當注重對安全的防護，讓相關的工作人員強化安全管理意識，對人事檔案管理的計算機安裝殺毒軟件、設置好防火墻，防護計算機的安全。一些比較重要的人事檔案文件，我們應當進行加密，在文件信息的傳輸過程中，也應當注重使用對稱和非對稱加密技術，讓文件的傳輸能夠有所保障。使用指紋識別技術，將管理員的指紋進行錄入，對于一些重要的人事檔案信息進行保護，提升工作的安全性。

2.3 強化數字化人事檔案管理意識

相關的工作人員需要在思想上有所覺悟和統一，意識到數字化信息對人事檔案管理的重要意義，將數字化信息技術進行合理的應用，構建出相應的數字化人事檔案管理系統，讓醫院內部管理模式能夠更加的靈活，對醫院人事管理工作也能夠更加的關注。

2.4 建設人事檔案管理隊伍

想要將醫院的人事檔案管理工作落到實處，讓數字化信息合理的應用于檔案管理各個環節，都需要相關的工作人員來進行操作，所以就必須要注重自身技術能力的提升，在平時的工作中積極進行學習，掌握更多的數字化信息應用技術，來提升整個管理團隊的工作能力，在工作的過程中，也能夠有更高的積極性，為醫院提供更可靠的保障。

3 結語

數字化信息技術的應用，已經成為一種無法阻擋的趨勢，在醫院人事檔案管理的過程中，也應當重視數字化信息技術的重要性作用，來規范各個管理的環節，提升管理工作的質量和效率，為醫院提供更高質量的服務。

參考文獻

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