大數據時代檔案信息化管理的創新思路

劉紀華

摘 要：近年來，我國信息化技術不斷發展并被廣泛應用，在大數據的背景下，對檔案管理提出了新的要求。本文通過對傳統的檔案管理中存在問題進行分析。提出通過大數據，利用先進的信息化技術手段對檔案進行科學化管理，提升檔案管理水平，提高管理效率，保證電子檔案的安全性。

關鍵詞：大數據;信息化;檔案管理;新思路

1 檔案信息化管理的緊迫性和必要性

首先，傳統的檔案信息大都是紙質載體，占據大量的儲存空間，信息據的收集、整理、分析、檢索、儲存、保管方面非常繁瑣，查詢、銷毀工作異常繁重，從業人員工作壓力大，工作效率低下，急需改進傳統的管理方式，管理者從繁重的勞動中解脫出來。大數據下檔案管理相比傳統的檔案管理信息化管理優勢顯著。電子信息載體具有比較高的容量，不僅可以存儲大量的檔案信息，節省出大量的儲存空間，還因為檔案以電子信息的方式存儲，避免了檔案丟失的情況，解決了檔案保管、銷毀的難題。在信息的收集、整理、檔案信息的查詢方面，都同樣具有顯著的優勢。利用大數據，在軟件網頁上輸入想要查找的檔案，可以迅速顯示出想要查詢的結果。由此可見，大數據下信息化的檔案管理優勢明顯，要充分利用信息技術提升檔案管理的質量，提高管理效率，克服傳統管理下，管理混亂、效率低下等問題。在檔案管理信息化的過程中，對于出現的問題能夠及時的發現，并分析出解決的方案，才能推動檔案管理的信息化水平，提升管理的質量。由此可見，檔案管理信息化勢在必行。

2 傳統檔案管理中存在的問題

2.1 重視程度不高

檔案管理工作者，對國家出臺的各種檔案管理法律法規，沒有充分的理解和掌握，沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，缺乏有效的系統管理方案，過于表面化。檔案管理人員創新思維欠缺，缺乏大數據背景下新型的跨界思維方式，固守傳統的管理模式，制約了檔案管理快速進步和升級，阻礙了檔案管理和其他產業的有效融合。影響了檔案管理的效率和質量。沒有樹立以人為本、用戶至上的服務理念，缺乏創新思維。開放共享意識薄弱，各自為政，使信息“孤島”產生并制約了檔案管理信息共享、信息開放融合，檔案管理與其他產業難以形成共享雙贏的生態圈。管理人員大多兼職，崗位不能做到相對固定，出現頻繁調動或崗位重復等現象。影響了檔案管理的質量和水平。

2.2 人才缺乏、基礎設施經費投入不足

筆者認為，要先提高檔案管理水平，必須要順應時代的發展，充分發揮互聯網的強大優勢和價值，實現檔案數字化。很多單位由于信息化投入不足，造成信息化人才嚴重缺乏，無法高薪聘請軟件開發人才來幫助構建互聯網平臺，促進傳統產業的快速進步和升級，無法提升產業的核心競爭力。同時由于經費投入不足，大數據技術在檔案數據挖掘中得不到應用。大數據時代，人們在日常生活中被大量的信息資源充斥著，人們查看信息資源，獲取信息的途徑和方式不斷增多。往往在不同渠道面對面臨混亂、龐雜的數據信息。如何對信息實現高效、準確的處理，已經成為相關人員需要思考和解決的問題。

2.3 檔案工作人員素質低下

筆者了解到，許多單位檔案管理人員多數年齡偏大且身兼數職，人員流動性大，專業知識和管理經驗相對缺乏。案管理工作認識不足，不能與時俱進順應大數據時代發展需要，缺乏專業素養和管理力，管理人員不能熟練使用計算機，對使用檔案管理軟件了解不深，影響了在工作使用高速掃描儀識別技術、數據壓縮轉換技術、數據庫技術等檔案數字化能力。使信息化檔案管理流于形式，不能建立完善有序的檔案數據。

2.4 檔案信息安全防護不完善

我國現階段，檔案信息管理平臺存在各自為政、互不融合的現象，平臺建設還不夠全面。出現一定的安全漏洞，造成存儲于服務器中的所有檔案信息出現被盜的危機，有時難以控制，這自然給不法分子提供了可乘之機，他們會輕易借助網絡漏洞竊取檔案信息，要求在要技術上做好并形成多層防御體系，防御黑客的攻擊。檔案存儲介質會因保存環境不達標，導致數據受損影響檔案信息的真實性、可靠性。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網絡風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

3 提高檔案信息管理水平的新思路

3.1 轉變觀念，提高認識

為提高檔案管理效率，首先要認真學習國家出臺的《檔案法》、《檔案管理辦法》相關規定，遵守相關法律法規。各級檔案管理部門要積極組織并加強對檔案人員的技能培訓，提升每一個檔案管理人員的管理水平。在檔案管理工作中，要轉變傳統檔案管理理念，重要的思維包括用戶至上思維、跨界融合思維、創新驅動思維和開放共享思維。隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展，很多傳統企業都將產業和互聯網融合，充分發揮互聯網的強大優勢和價值來構建互聯網平臺，促進傳統產業的快速進步和升級，提升產業的核心競爭力。在這樣的大背景下，檔案管理人員也應該加強對信息化重視程度，通過互聯網+來促進檔案的信息化管理，全面提升檔案管理的質量和效率，以適應新時期的要求。

3.2 加大投入，積極吸引高端人才，提高檔案管理水平

各個單位要想提高檔案信息化管理水平，必須加大資金投入。重點加大人力、物力、財力投入力度，改變傳統的管理模式，加強管理人員信息化管理意識，充分發揮檔案的以人為本、服務社會的服務功能，樹立檔案管理大數據思維、跨界思維，平臺思維融合發展，創新共享發揮其應有作用和價值。從目前的情況來看，我國的數字檔案的建設還處于初級階段，需要大批相關人才從事檔案管理信息化工作。在選擇招聘人才時，要求其不僅具有較強專業的管理知識和豐富的管理經驗，還應具備超強的責任心。要為其改善工作條件，提高生活待遇，激發其對檔案管理工作的熱愛和積極性，為檔案管理水平的提升做貢獻。各單位在檔案管理工作中需要充分利用先進的科學技術，并引進先進設備，為了能夠順應信息化時代的發展，定期升級軟件設備，推動檔案管理工作能夠順利開展。各單位要充分考慮自身的發展情況，大力開發信息化電子檔案網絡建設，建立完整的局域網。在工作過程中，各部門能夠通過遠程監控對檔案信息進行查閱。堅持以人為本的原則，重視人才，加大資金投入，及時更換硬件設施，定期維護和升級檔案管理系統，提高檔案管理管理質量和效率，順應大數據時代的發展。

3.3 提升檔案管理人員素質

在大數據化時代，各級主管單位要高度注重檔案管理相關人才的培養，定期組織培訓、交流經驗、提高技能。通過培訓提升檔案管理領域的人才技術水準。要想培養專業的信息化檔案管理人才，必須由專業隊伍的支撐。各單位要注重培訓從業人員計算機的操作能力，應為從業者提供參加學習交流、培訓的機會和便利。應結合自身發展的實際情況，有針對性地對其進行信息技術的培訓和相關事務管理工作的培訓。使其正確掌握相應軟件使用和操作。各單位領導需要為電子檔案管理創造有利環境，并大力培養專業人才。同時做到以身作則、分工明確、專人專崗、合理調度。使管理人員在實際工作中不僅具備專業的管理知識，還能做到與時俱進，清楚意識到自身的責任和義務，從而促進信息化檔案管理能夠有序發展。

3.4 做好檔案信息安全防御

檔案管理部門、相關業務部門應該聯合出臺制定相應檔案接管理技術方案，建立完整的信息網絡安全體系，提高和完善信息網系統的安全性。各單位要綜合考慮信息網絡的各個環節，提高技術水平形成多層防御，避免網絡惡意攻擊。做好載體的選擇;做好數據存儲備份和網絡防病毒備份;注重病毒防治技術與網絡技術的結合，實現對用戶終端PC及網絡服務器的病毒防治。在信息安全方面，為防止用戶在終端PC機上進行違規操作，對重要文件讀、寫、刪除行為和非法入侵等進行監控記錄。要保證數字檔案信息數據的本身不受損壞，長期存取而在跨界融合思維的視角下，要將數字化轉變為數據化，就要求要加強數字檔案館建設，建立數字檔案館聯盟，加強對不同地域以及不同部門的檔案數據的整合，利用云計算技術平臺來打造能夠覆蓋全社會公共檔案信息的數字化檔案服務平臺。管理人員需要正確操作，并將具有保密性的重要檔案設置權限。在病毒的技術措施上，1）對數據進行備份。2）配置數據恢復設備。3）方便數據保存和利用的數據管理軟件。4）將接收的數據載體格式轉化成一種或幾種便于數據管理軟件識別和利用的格式。5）監控數字檔案信息運行的技術環境，及時發現新格式和所需軟件，進行格式轉換和軟件更新。另外要消除危害檔案信息共享的安全隱患，等不確定因素，通過對前端控制做好安全保密工作，借助軟件實現對用戶的管理，及時對各種數據進行維護和保管。

4 結語

綜上所述，大數據時代，隨著信息化在各個領域不斷深入，各單位的檔案管理也需打破傳統的管理模式，樹立先進的科學理念，充分利用技術進行信息化管理，進行不斷的創新和調整，并做到與時俱進，融合共贏。將大數據技術應用到檔案管理中，充分發揮檔案在單位中的作用和價值，使檔案的收集、整理、存儲、保管克服了以前的繁雜變得更加條理化、安全化。提升檔案信息管理效率，減輕了從業者的勞動強度，增強了工作積極性。積極做好檔案信息的安全防御措施，有效防止犯罪分子對檔案信息網絡的惡意攻擊，做好保密工，維護國家的信息安全。

參考文獻

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