大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理的創(chuàng)新思路

劉紀(jì)華

摘 要：近年來，我國信息化技術(shù)不斷發(fā)展并被廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)的背景下，對檔案管理提出了新的要求。本文通過對傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題進行分析。提出通過大數(shù)據(jù)，利用先進的信息化技術(shù)手段對檔案進行科學(xué)化管理，提升檔案管理水平，提高管理效率，保證電子檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;新思路

1 檔案信息化管理的緊迫性和必要性

首先，傳統(tǒng)的檔案信息大都是紙質(zhì)載體，占據(jù)大量的儲存空間，信息據(jù)的收集、整理、分析、檢索、儲存、保管方面非常繁瑣，查詢、銷毀工作異常繁重，從業(yè)人員工作壓力大，工作效率低下，急需改進傳統(tǒng)的管理方式，管理者從繁重的勞動中解脫出來。大數(shù)據(jù)下檔案管理相比傳統(tǒng)的檔案管理信息化管理優(yōu)勢顯著。電子信息載體具有比較高的容量，不僅可以存儲大量的檔案信息，節(jié)省出大量的儲存空間，還因為檔案以電子信息的方式存儲，避免了檔案丟失的情況，解決了檔案保管、銷毀的難題。在信息的收集、整理、檔案信息的查詢方面，都同樣具有顯著的優(yōu)勢。利用大數(shù)據(jù)，在軟件網(wǎng)頁上輸入想要查找的檔案，可以迅速顯示出想要查詢的結(jié)果。由此可見，大數(shù)據(jù)下信息化的檔案管理優(yōu)勢明顯，要充分利用信息技術(shù)提升檔案管理的質(zhì)量，提高管理效率，克服傳統(tǒng)管理下，管理混亂、效率低下等問題。在檔案管理信息化的過程中，對于出現(xiàn)的問題能夠及時的發(fā)現(xiàn)，并分析出解決的方案，才能推動檔案管理的信息化水平，提升管理的質(zhì)量。由此可見，檔案管理信息化勢在必行。

2 傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

2.1 重視程度不高

檔案管理工作者，對國家出臺的各種檔案管理法律法規(guī)，沒有充分的理解和掌握，沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，缺乏有效的系統(tǒng)管理方案，過于表面化。檔案管理人員創(chuàng)新思維欠缺，缺乏大數(shù)據(jù)背景下新型的跨界思維方式，固守傳統(tǒng)的管理模式，制約了檔案管理快速進步和升級，阻礙了檔案管理和其他產(chǎn)業(yè)的有效融合。影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。沒有樹立以人為本、用戶至上的服務(wù)理念，缺乏創(chuàng)新思維。開放共享意識薄弱，各自為政，使信息“孤島”產(chǎn)生并制約了檔案管理信息共享、信息開放融合，檔案管理與其他產(chǎn)業(yè)難以形成共享雙贏的生態(tài)圈。管理人員大多兼職，崗位不能做到相對固定，出現(xiàn)頻繁調(diào)動或崗位重復(fù)等現(xiàn)象。影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 人才缺乏、基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費投入不足

筆者認為，要先提高檔案管理水平，必須要順應(yīng)時代的發(fā)展，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的強大優(yōu)勢和價值，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。很多單位由于信息化投入不足，造成信息化人才嚴(yán)重缺乏，無法高薪聘請軟件開發(fā)人才來幫助構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺，促進傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的快速進步和升級，無法提升產(chǎn)業(yè)的核心競爭力。同時由于經(jīng)費投入不足，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)挖掘中得不到應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時代，人們在日常生活中被大量的信息資源充斥著，人們查看信息資源，獲取信息的途徑和方式不斷增多。往往在不同渠道面對面臨混亂、龐雜的數(shù)據(jù)信息。如何對信息實現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的處理，已經(jīng)成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。

2.3 檔案工作人員素質(zhì)低下

筆者了解到，許多單位檔案管理人員多數(shù)年齡偏大且身兼數(shù)職，人員流動性大，專業(yè)知識和管理經(jīng)驗相對缺乏。案管理工作認識不足，不能與時俱進順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需要，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和管理力，管理人員不能熟練使用計算機，對使用檔案管理軟件了解不深，影響了在工作使用高速掃描儀識別技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮轉(zhuǎn)換技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等檔案數(shù)字化能力。使信息化檔案管理流于形式，不能建立完善有序的檔案數(shù)據(jù)。

2.4 檔案信息安全防護不完善

我國現(xiàn)階段，檔案信息管理平臺存在各自為政、互不融合的現(xiàn)象，平臺建設(shè)還不夠全面。出現(xiàn)一定的安全漏洞，造成存儲于服務(wù)器中的所有檔案信息出現(xiàn)被盜的危機，有時難以控制，這自然給不法分子提供了可乘之機，他們會輕易借助網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取檔案信息，要求在要技術(shù)上做好并形成多層防御體系，防御黑客的攻擊。檔案存儲介質(zhì)會因保存環(huán)境不達標(biāo)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損影響檔案信息的真實性、可靠性。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

3 提高檔案信息管理水平的新思路

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

為提高檔案管理效率，首先要認真學(xué)習(xí)國家出臺的《檔案法》、《檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，遵守相關(guān)法律法規(guī)。各級檔案管理部門要積極組織并加強對檔案人員的技能培訓(xùn)，提升每一個檔案管理人員的管理水平。在檔案管理工作中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，重要的思維包括用戶至上思維、跨界融合思維、創(chuàng)新驅(qū)動思維和開放共享思維。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多傳統(tǒng)企業(yè)都將產(chǎn)業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)融合，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的強大優(yōu)勢和價值來構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺，促進傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的快速進步和升級，提升產(chǎn)業(yè)的核心競爭力。在這樣的大背景下，檔案管理人員也應(yīng)該加強對信息化重視程度，通過互聯(lián)網(wǎng)+來促進檔案的信息化管理，全面提升檔案管理的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)新時期的要求。

3.2 加大投入，積極吸引高端人才，提高檔案管理水平

各個單位要想提高檔案信息化管理水平，必須加大資金投入。重點加大人力、物力、財力投入力度，改變傳統(tǒng)的管理模式，加強管理人員信息化管理意識，充分發(fā)揮檔案的以人為本、服務(wù)社會的服務(wù)功能，樹立檔案管理大數(shù)據(jù)思維、跨界思維，平臺思維融合發(fā)展，創(chuàng)新共享發(fā)揮其應(yīng)有作用和價值。從目前的情況來看，我國的數(shù)字檔案的建設(shè)還處于初級階段，需要大批相關(guān)人才從事檔案管理信息化工作。在選擇招聘人才時，要求其不僅具有較強專業(yè)的管理知識和豐富的管理經(jīng)驗，還應(yīng)具備超強的責(zé)任心。要為其改善工作條件，提高生活待遇，激發(fā)其對檔案管理工作的熱愛和積極性，為檔案管理水平的提升做貢獻。各單位在檔案管理工作中需要充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，并引進先進設(shè)備，為了能夠順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，定期升級軟件設(shè)備，推動檔案管理工作能夠順利開展。各單位要充分考慮自身的發(fā)展情況，大力開發(fā)信息化電子檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立完整的局域網(wǎng)。在工作過程中，各部門能夠通過遠程監(jiān)控對檔案信息進行查閱。堅持以人為本的原則，重視人才，加大資金投入，及時更換硬件設(shè)施，定期維護和升級檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理管理質(zhì)量和效率，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)化時代，各級主管單位要高度注重檔案管理相關(guān)人才的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)、交流經(jīng)驗、提高技能。通過培訓(xùn)提升檔案管理領(lǐng)域的人才技術(shù)水準(zhǔn)。要想培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才，必須由專業(yè)隊伍的支撐。各單位要注重培訓(xùn)從業(yè)人員計算機的操作能力，應(yīng)為從業(yè)者提供參加學(xué)習(xí)交流、培訓(xùn)的機會和便利。應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，有針對性地對其進行信息技術(shù)的培訓(xùn)和相關(guān)事務(wù)管理工作的培訓(xùn)。使其正確掌握相應(yīng)軟件使用和操作。各單位領(lǐng)導(dǎo)需要為電子檔案管理創(chuàng)造有利環(huán)境，并大力培養(yǎng)專業(yè)人才。同時做到以身作則、分工明確、專人專崗、合理調(diào)度。使管理人員在實際工作中不僅具備專業(yè)的管理知識，還能做到與時俱進，清楚意識到自身的責(zé)任和義務(wù)，從而促進信息化檔案管理能夠有序發(fā)展。

3.4 做好檔案信息安全防御

檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該聯(lián)合出臺制定相應(yīng)檔案接管理技術(shù)方案，建立完整的信息網(wǎng)絡(luò)安全體系，提高和完善信息網(wǎng)系統(tǒng)的安全性。各單位要綜合考慮信息網(wǎng)絡(luò)的各個環(huán)節(jié)，提高技術(shù)水平形成多層防御，避免網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊。做好載體的選擇;做好數(shù)據(jù)存儲備份和網(wǎng)絡(luò)防病毒備份;注重病毒防治技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，實現(xiàn)對用戶終端PC及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的病毒防治。在信息安全方面，為防止用戶在終端PC機上進行違規(guī)操作，對重要文件讀、寫、刪除行為和非法入侵等進行監(jiān)控記錄。要保證數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的本身不受損壞，長期存取而在跨界融合思維的視角下，要將數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化，就要求要加強數(shù)字檔案館建設(shè)，建立數(shù)字檔案館聯(lián)盟，加強對不同地域以及不同部門的檔案數(shù)據(jù)的整合，利用云計算技術(shù)平臺來打造能夠覆蓋全社會公共檔案信息的數(shù)字化檔案服務(wù)平臺。管理人員需要正確操作，并將具有保密性的重要檔案設(shè)置權(quán)限。在病毒的技術(shù)措施上，1）對數(shù)據(jù)進行備份。2）配置數(shù)據(jù)恢復(fù)設(shè)備。3）方便數(shù)據(jù)保存和利用的數(shù)據(jù)管理軟件。4）將接收的數(shù)據(jù)載體格式轉(zhuǎn)化成一種或幾種便于數(shù)據(jù)管理軟件識別和利用的格式。5）監(jiān)控數(shù)字檔案信息運行的技術(shù)環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)新格式和所需軟件，進行格式轉(zhuǎn)換和軟件更新。另外要消除危害檔案信息共享的安全隱患，等不確定因素，通過對前端控制做好安全保密工作，借助軟件實現(xiàn)對用戶的管理，及時對各種數(shù)據(jù)進行維護和保管。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，隨著信息化在各個領(lǐng)域不斷深入，各單位的檔案管理也需打破傳統(tǒng)的管理模式，樹立先進的科學(xué)理念，充分利用技術(shù)進行信息化管理，進行不斷的創(chuàng)新和調(diào)整，并做到與時俱進，融合共贏。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，充分發(fā)揮檔案在單位中的作用和價值，使檔案的收集、整理、存儲、保管克服了以前的繁雜變得更加條理化、安全化。提升檔案信息管理效率，減輕了從業(yè)者的勞動強度，增強了工作積極性。積極做好檔案信息的安全防御措施，有效防止犯罪分子對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，做好保密工，維護國家的信息安全。

參考文獻

[1]楊曉寧.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].計算機產(chǎn)品與流通，2020（07）：112.

[2]張坤.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下檔案信息化建設(shè)模式探究[J]蘭臺內(nèi)外，2020（07）：9-10.

[3]陳真子.大數(shù)據(jù)在會計檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展分析[J].www.cnzgsl，2020（05）：156-157.