關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

孫同英

摘 要：在檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，其不僅使檔案內(nèi)容以信息化形式呈現(xiàn)于上，而且還有效與經(jīng)濟(jì)、文化、政治等信息進(jìn)行融合，使檔案管理工作的成效在原有基礎(chǔ)之上做進(jìn)一步提升，同時(shí)還能夠使檔案管理工作的運(yùn)行效率得到有效提高。除此之外，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行同步發(fā)展的過程中，工作人員還可以將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大化，為檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

做好檔案管理信息化，對(duì)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展是互利的事，但因過去檔案管理信息化存在很多漏洞導(dǎo)致人們不理解、不支持。正是因?yàn)檫^去工作上的失誤，在當(dāng)下檔案管理信息化過程中更有必要做好工作，改善檔案管理信息化工作人員在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化工作，有利于企業(yè)的長久發(fā)展和資料安全;有利于通過檔案信息化來實(shí)現(xiàn)更加自動(dòng)化的檔案管理。

2 檔案管理信息化建設(shè)所存在的不足

針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題，主要呈現(xiàn)于三個(gè)層面：首先，制度問題。制度是社會(huì)上任何一項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)，同時(shí)也是其重要保障，而在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)中，普遍存在管理制度不完善或網(wǎng)絡(luò)安全管理制度不健全的問題。該問題的出現(xiàn)，不僅使該工作在某些情況下，處于“無制可依，無度可循”的狀態(tài)，而且還不利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，人員問題。工作不認(rèn)真、不規(guī)范、專業(yè)能力不強(qiáng)等問題，皆屬于人員問題的范疇，而該問題也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要原因之一，其不僅使檔案管理工作的總體質(zhì)量與成效下降，同時(shí)還嚴(yán)重影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)該問題給予一定的重視。最后，技術(shù)問題。由于檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為新穎的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，所以該工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，而當(dāng)前大多數(shù)檔案信息化系統(tǒng)中普遍運(yùn)用傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，在無法保障其安全性能的同時(shí)，還為檔案信息造成一定的安全威脅，針對(duì)目前存在的網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊等情況，便恰恰凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全問題和互聯(lián)網(wǎng)防御技術(shù)的重要性，因此管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)該問題實(shí)施關(guān)注。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效方法

3.1 加強(qiáng)資源整合實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

在新形勢(shì)背景下，檔案資源整合成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前，構(gòu)建檔案管理機(jī)制，需要有機(jī)結(jié)合檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享和統(tǒng)一管理的目標(biāo)。針對(duì)大型企業(yè)來講，檔案信息資源為主要資源，其整合程度與統(tǒng)一管理情況為對(duì)檔案信息化水平進(jìn)行衡量的主要標(biāo)志。當(dāng)前，信息化整合方法為對(duì)檔案資源進(jìn)行合理分組，讓分散的異構(gòu)信息資源構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一的整體，給檔案資料管理與應(yīng)用提供有利條件。基于此，檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前檔案資料管理與應(yīng)用現(xiàn)狀，對(duì)檔案資料進(jìn)行整合與加工，將分散的檔案資料進(jìn)行集中處理，把無序的資源轉(zhuǎn)變成有序的資源，實(shí)現(xiàn)檔案資料整合統(tǒng)一，提高檔案資料的應(yīng)用效率。另外，在整合信息資源時(shí)，要高度重視效率，結(jié)合實(shí)際要求，依托信息技術(shù)管理有應(yīng)用價(jià)值與查詢價(jià)值的檔案資料，比如，將新型檔案和牽涉多方利益的檔案歸整到一起，進(jìn)一步提升檔案資料的應(yīng)用效率。

3.2 建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)檔案信息化管理是一個(gè)科學(xué)系統(tǒng)的過程，需要建立在相關(guān)的規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上。一方面，企業(yè)應(yīng)該從信息化時(shí)代的要求出發(fā)，不斷按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)檔案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企業(yè)應(yīng)該完善相關(guān)的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負(fù)責(zé)制度，對(duì)于檔案管理中存在的問題第一時(shí)間進(jìn)行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團(tuán)在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)的制定方面取得了不錯(cuò)的成績。該公司嚴(yán)格落實(shí)國家制定的相關(guān)檔案保密制度，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司自身的檔案管理需要，對(duì)檔案的登記制度、查閱制度等方面都進(jìn)行了更加明確的制定，除此之外，還對(duì)電子檔案的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與完善，最大限度地提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)層面的有益經(jīng)驗(yàn)值得推廣與借鑒。

3.3 做好信息共享

為了做好檔案管理信息工作，就應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享。為了做到這一點(diǎn)，應(yīng)該在內(nèi)部平臺(tái)拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協(xié)同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個(gè)部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個(gè)統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進(jìn)資源共享，可以設(shè)立一個(gè)獨(dú)立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵(lì)員工進(jìn)行檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價(jià)值。同時(shí)，各個(gè)檔案資料管理部門在日常對(duì)資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的名稱、來源等詳細(xì)的信息進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而方便用戶和其他員工查詢。

3.4 完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的硬件、軟件技術(shù)設(shè)施

硬件技術(shù)和設(shè)施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購置和安裝配套的計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換機(jī)等信息處理設(shè)備。軟件技術(shù)和設(shè)施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實(shí)管理狀況，圍繞原有的企業(yè)檔案網(wǎng)站，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步開發(fā)和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站是現(xiàn)實(shí)中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，要注重檔案工作的細(xì)化，根據(jù)需求查詢相關(guān)檔案信息以及關(guān)鍵功能服務(wù)的開發(fā)利用等。同時(shí)也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實(shí)際調(diào)整和改變，不斷更新網(wǎng)站上的檔案信息，以便企業(yè)用戶隨時(shí)查找和了解所需的檔案信息。

4 結(jié)論

現(xiàn)今，檔案信息化建設(shè)與檔案管理還存在許多問題，為了保證檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效性，詳細(xì)分析上述問題十分重要，只有找出具體的原因，才能制定出與之對(duì)應(yīng)的解決措施，保證上述問題被完全的優(yōu)化掉。立足于檔案管理難度不斷加大、檔案管理存在較強(qiáng)的無序性，相關(guān)部門可以通過加強(qiáng)資源整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高工作效率、完善傳統(tǒng)的管理方法，跟緊時(shí)代的步伐，來提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平，推動(dòng)檔案事業(yè)跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]李薇.探微新時(shí)期檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：60-61.

[2]趙純.高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策思考[J].南方農(nóng)機(jī)，2019，50（24）：114-115.