大數據背景下優化與創新民政檔案管理工作的思考

于洋

摘 要：科技突飛猛進的今天，大數據時代已經成了趨勢，很多工作都面臨改革重整的階段，民政局工作的特殊性決定了這個行業也要融入大數據管理的潮流中，民政局累積了大量的檔案條目和信息，要想徹底實現大數據的改革不是一件容易事，然而民政局工作和人民生活日常融入到了一起，信息改革迫在眉睫。這篇文章將針對大數據背景下的民政局檔案管理工作如何順利展開提出一些建議。

關鍵詞：大數據背景;民政檔案;創新

民政局檔案工作內容很多，程序很繁瑣，最突出的三個工作內容是公共檔案管理、城鄉低保、婚姻登記等，如何將這三個內容統籌在大數據內，是一個很艱巨的任務。我們國家正在逐步提高對民生事業的重視，無形中加大了民政局的檔案信息處理方面的工作量，對民政局檔案管理的工作人員的要求也更高了。

雖然工作內容繁多且棘手，但是在大數據時代的背景下，對民政局的工作有強制性的要求，比如必須在符合相關法律法規的基礎上實施工作，以便于很好的提升檔案管理工作的效率，可以為群眾提供更加優質的服務。

1 大數據是什么

大數據是在科技信息時代下衍生的產物，是it行業的術語，他是普通的常規軟件工作所無法捕捉和管理的數據的集合。

在如今的民政檔案管理部門，應用大數據是很重要的環節，大數據具有很多結構，在很多方面都具有高效的作用，比如在分布式數據管理上、分布式處理上、以及分布式數據庫管理和云存儲、虛擬化等。

大數據可以提供很多便利，可以讓人們快速的查到所需要的信息，比如在圖書館找書，只要在電腦存儲頁面，輸入圖書的名字，就可以迅速查到在哪行哪列。在工作中，大數據能夠提供工作人員的工作效率和質量，因此對民事檔案管理的發展趨勢也起到了積極的推動作用。

2 民政局檔案管理工作在大數據背景下的不足之處

1）缺乏管理意識。民政局主要是為社會和政府工作，工作的內容以記錄各種資料為主，過去的紙質工作導致搜尋東西比較困難，現在要想全部入庫到大數據中又是一個繁瑣的過程，然而這個部門雖然責任意義重大，卻沒有太多的經濟效益產生，導致一部分工作人員沒有足夠的積極性。對自身的工作價值也沒有充足的認識，正因為對檔案管理工作的重要性認識不夠，民政局的工作人員這自身發展也受到了阻礙，也就很難將檔案管理的工作價值充分體現出來了。

2）民政局工作進行大數據改革步伐緩慢。在便利的大數據背景下，民政局的工作量增多了，提高了社會對檔案管理工作的工作要求，但是民政局信息化建設的工作進程卻沒有提升，工作人員在檔案管理的工作水平上比較滯后，很不利于檔案的開發利用率。通過調查發現出現這種情況的原因在于民政局的工作人員沒有足夠認識檔案管理的重要性，而且對檔案信息化建設投入的資金并不充足，種種原因，最后導致檔案信息化建設的進展緩慢。

3）保密管理工作沒有強有力的后盾。民政局的特殊性導致工作人員對檔案保管時要依據相關保密制度，工作人員對檔案的保管大都以電子文檔為主，民政局的保密制度在現有階段成熟度還不夠，所以文檔很容易就會被改動。盡管民政局采取了很多防偽防盜技術，比如將word格式替代成CEB、PDF等，同時嚴禁原文可以改動。甚至在文檔讀取的環節中，采取加密保護措施。只是文檔查閱比較繁瑣，電子文檔查閱比較迅速，但是相對而言，電子文檔發生改變的概率更大。

4）對檔案管理人員的工作要求有待提升。民政局管理工作進行大數據改革后，對工作人員的工作要求也增高了，不僅要求工作人員有較高的職業素養，還要具備專業的檔案管理知識，更為主要的是還要具備計算機熟練的操作能力。比如打字和軟件應用的熟練度和精準度，都有很高的要求，在這種嚴格的要求下，有一部分檔案管理工作人員工作的態度顯得不夠認真，以至于出現各類問題，最終影響了檔案管理的質量。

3 積極創新民政檔案管理方式

1）制定數據采集的標準。大數據為人們的生活提供了很多便利，但是也存在一些缺點，比如人們在搜索一個關鍵詞時，會同時出現很多類似的內容，這就讓人們搜索資料時變得不方便了。這時候民政檔案管理人員對數據采集和收集工作就顯得至關重要了，工作落實到位，就可以確保數據的真實性和規范性，有關部門應該針對統一采集標準的制定，結合自身部門的情況，來對管理體系進行一系列規范性的設定，必須保證檔案管理的工作質量，只有對管理部門工作嚴格要求，才可以在大數據背景下，將檔案管理工作發展的更好，才能促進檔案管理體系的完善與進步。在當今時代的發展需求下，采集信息管理部門針對工作要制定統一的標準，要從多方面多角度進行對信息的分類以及對數據的分析。這樣才能在日常生活中，在日常工作中達到最佳的信息采集體驗效果。現在社會是一個講究高效的時代，各個行業都注意避免浪費人力、物力、財力以及精力。采集信息是否可以實現高效性，直接體現在是否可以快速準確的搜尋到信息，總而言之，與傳統的檔案管理模式相比，新型模式能更好的服務于人們的工作與生活。

2）逐步完善檔案管理的規章制度。無規矩不成方圓，針對國家檔案局頒布的《關于加強民政檔案工作的指導意見》一文中明確指出，相關部門應該重視檔案管理制度，這就要求管理人員做到知法守法，在合理的制度下展開管理工作。民政局也要大力建設關于檔案管理工作的保密制度，避免因操作不當導致信息泄露，關于檔案在使用、保管以及存儲等方面，要做到逐步完善。嚴格規范工作人員操作流程，如果工作人員出現違規操作，必須追求其當事人的責任，唯有對工作人員實施高嚴格要求，才能保障檔案管理工作的順利開展。

3）對檔案管理人員加大管理力度。民政局要重視工作人員的專業能力和職業素養，多開展一些培訓教育工作，提升他們的工作水平，這就要求民政局具有強大的管理力度，約束工作人員的同時，也要提高民政局自身的管理水平。除了提高檔案管理工作人員的理論知識及法律法規的普及，還要大力提升他們的計算機操作水平，新時代需要新型人才，需要不斷提高工作能力的人才。在大數據背景下，民政局工作人員的工作負荷已經有點超重了，人民群眾遇到問題時要多理解他們。避免管理人員在高強度工作下產生負面消極心理，從而影響到他們工作的實施。為了避免這一現象，民政局要積極對檔案管理人員開展關于心理方面的教育活動，重新激發工作人員對工作的熱情，比如在生活方面多給予照顧，幫助解決工作人員在生活中的一些難題，通過理解與鼓勵，調動檔案管理人員的工作積極性。

4）加強對電子檔案管理的工作認識。民政檔案管理的工作是很繁瑣的，由紙質檔案變為電子檔案后，工作進展比之前的效率提高了很多，電子檔案有很多優勢，從高效率和高質量上講，比之前的舊模式強很多，積極地促進了民政部門兒對工作的順利開展。所以在順應時代潮流來講，應該逐漸將紙質檔案管理全部向電子檔案管理過渡。民政檔案之所以要做好保密工作，是因為其信息涉及用戶的個人隱私，要向工作人員灌輸保密的重要性。比如在日常的網絡世界中，人們為了避免隱私泄露，設置防火墻以阻擋黑客入侵，這種現象防不勝防，只能請專業人員來管理網絡安全方面的工作。大數據具有海量的信息，要想徹底強化電子檔案的管理工作不是一朝一夕可以實現的，工作人員要投入大量的精力到工作中，在工作中實現成長與進步。

總而言之，民政局的職能和地位是非常重要的，大數據時代的到來，對民政局檔案管理的工作有著嚴苛的考驗，工作人員要在日常處理事務過程中，積極改進管理工作中的不足，以便為社會大眾提供更加優質的服務。

參考文獻

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