企業檔案的收集與歸檔

李慧

摘 要： 檔案作為企業知識資產和信息資源的重要組成部分，在企業的生產、經營和各項管理活動中發揮著積極作用，但應歸未歸、保管利用不規范等問題嚴重影響了企業檔案資源的完整與安全。

關鍵詞： 歸檔范圍;保管期限;收集要點;整理規則

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.278

1 企業檔案的定義

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。企業文件材料是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。

2 歸檔范圍與保管期限

2.1 如何理解歸檔范圍。企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。其主要來源主要是本企業形成的文件;本企業引進項目、外購設備等接收的文件;所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件;本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件;本企業執行、辦理的外來文件。企業應根據經營管理范圍和業務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。主要有文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案;機關履行行業特有職責形成的專業檔案;照片、錄音、錄像等音像檔案;生產業務數據、電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;項目建設類文件應依據企業在項目建設中的性質確定（建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見《建設項目檔案管理規范》DA/T 28）;其他檔案。另外，各種形式的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

2.2 保管期限的確定。保管期限應根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定。一般分為永久和定期兩種。凡是反映本企業主要職能活動和歷史面貌，對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管;凡是反映本企業一般工作活動，在一定時間內對本企業各項工作有參考價值的文件，列為定期保管，可根據其參考利用價值分為30年和10年。

2.3 什么是檔案資源體系。完整的歸檔范圍;準確的保管期限;完善的歸檔制度是檔案資源體系建設的關鍵要素。2014年中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出“以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，推動檔案事業科學發展”。各單位檔案機構要認真履行職責，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施，做到應歸盡歸、應收盡收。凡是應歸檔的文件材料（包括應歸檔的電子文件及傳統載體的照片、錄音、錄像等），要向本單位檔案機構移交，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。對損毀、丟失檔案的，檔案行政管理部門要依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補救。

3 收集要點與整理規則

收是檔案部門根據應歸范圍向形成或經辦部門、單位（個人）發出歸檔要求，并將應歸文件進行審核、鑒定和接收的過程;歸是形成或經辦部門、單位（個人）根據歸檔要求，對應歸文件進行系統整理、組件或組卷后，編制交接清單經本部門、單位領導核準后向檔案部門移交的過程。

3.1 收集要點。檔案工作應做到完整、準確、系統、安全。本單位印發文件：正文底稿一起歸檔，底稿要有擬稿人、會簽、領導簽，存檔的紙質文件需加蓋章印，不可缺頁，完整、準確并真實有效：外來文件：正文、批辦單一起歸檔，批辦單要完整填寫來文信息，按照領導批辦意見進行辦理;會議記錄、紀要：原始手寫記錄需要存檔，同時也要將整理后的會議記錄附簽發稿一起歸檔，如有在會議中討論的議案、議題、請示報告等要一并附后歸檔;重要會議：諸如黨代會、職代會需要成套歸檔，一次會議作為一件歸檔;其他專項文件如人力資源管理文件，要跟進相同事項進行組件整理;照片、視頻文件歸檔要有拍攝人注明照片的“六要素”，事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等;視頻類文件要按照每件事形成的單獨一段歸檔，類似我們文件的按件歸檔。

3.2 檔案整理基本規則。歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件間的有機聯系;歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用;歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理;歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。管理類文件的組件，歸檔文件一般以每份文件為一件，正文、附件為一件;文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件;轉發文與被轉發文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）;簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件;有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。歸檔文件排序，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉發文在前，被轉發文在后;原件在前，復制件在后;不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發文稿紙和定稿在后。管理類文件的年度判斷。將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

4 結語

企業檔案的收集與歸檔應以國家檔案法律、法規為根本要求，堅持依法管檔、高效用檔，從嚴規范檔案管理各環節，積極進行檔案開發利用，不斷豐富和優化檔案資源結構，確保檔案保管和利用安全，提升檔案開發利用創新程度，為企業發展提供精準、高效服務。

參考文獻

[1] 《企業檔案工作規范》，DA/T42-2009（國家檔案局2009年11月2日發布，2010年1月1日實施）.

[2] 《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（中華人民共和國國家標準（GBT18894-20106））.